Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten dagegen Übergangsregelungen und Ausnahmen. Für viele Organisationen stellt sich deshalb die Frage, wie sich E-Rechnungen sinnvoll in bestehende ERP-, Buchhaltungs- und Freigabeprozesse integrieren lassen. Dieser Leitfaden zeigt in neun Schritten, wie Sie Ihre Anforderungen analysieren, Systeme vorbereiten, E-Rechnungen testen, Übertragungswege festlegen und die Aufbewahrung organisatorisch einordnen.
Eine E-Rechnung ist nicht mit jeder digital übermittelten Rechnung gleichzusetzen. Entscheidend ist die Struktur der Rechnungsdaten:
Wie weit sich ein Rechnungsprozess tatsächlich automatisieren lässt, hängt jedoch von der eingesetzten Systemlandschaft ab. Ein System kann beispielsweise Rechnungsdaten validieren, mit Bestellungen abgleichen oder in einen Freigabeprozess übergeben. Eine E-Rechnung führt aber nicht automatisch zu einem vollständig automatisierten End-to-End-Prozess.
Die Regelungen zur E-Rechnung wurden mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt. Für Unternehmen ist insbesondere die Unterscheidung zwischen Empfang und Ausstellung wichtig.
Die konkrete Pflicht hängt daher vom Geschäftsvorfall, dem Status der beteiligten Unternehmen und gegebenenfalls bestehenden Ausnahmen ab.
Für die technische Umsetzung gibt es verschiedene Ansätze. Welcher davon geeignet ist, sollte nicht allein anhand pauschaler Rechnungsvolumina entschieden werden.
| Lösungstyp | Typischer Ansatz | Integrationsaufwand | Geeignet, wenn |
|---|---|---|---|
| Online-Plattform | Manuelle Erstellung oder Upload von Rechnungsdaten | Eher gering | wenige Rechnungen verarbeitet werden oder eine Übergangslösung benötigt wird |
| ERP-Modul oder angebundene E-Invoicing-Lösung | Rechnungsdaten werden aus bestehenden Systemen übernommen | Mittel bis hoch, abhängig von Schnittstellen | bestehende ERP- und Buchhaltungsprozesse integriert werden sollen |
| E-Invoicing-Plattform mit mehreren Übertragungswegen | Zentrale Verarbeitung verschiedener Formate und Kanäle | Je nach Architektur höher | viele Geschäftspartner, unterschiedliche Formate oder internationale Anforderungen bestehen |
Die Auswahl sollte sich an der vorhandenen Systemlandschaft, den Anforderungen der Geschäftspartner, dem Rechnungsvolumen, den verfügbaren Schnittstellen und den internen Prozessen orientieren. Eine pauschale Aussage, dass ab einer bestimmten Zahl von Rechnungen zwingend eine bestimmte Architektur wirtschaftlich ist, wäre nicht belastbar.
Bevor Sie neue Software auswählen, sollten Sie verstehen, welche Systeme bereits vorhanden sind und wie Rechnungsdaten heute verarbeitet werden.
Strukturierte Rechnungen machen fehlerhafte Stammdaten nicht automatisch richtig. Im Gegenteil: Bei automatisierter Verarbeitung können falsche Daten direkt in nachgelagerte Systeme übernommen werden.
Nicht jedes Datenfeld ist für jeden Rechnungsvorgang zwingend erforderlich. Welche Angaben benötigt werden, richtet sich nach den gesetzlichen Rechnungsanforderungen und dem jeweiligen Geschäftsfall.
Die Auswahl einer E-Rechnung-Software sollte auf einer strukturierten Anforderungsanalyse beruhen.
Prüfen Sie insbesondere:
Der tatsächliche Integrationsaufwand kann je nach System von gering bis umfangreich reichen. Eine allgemeine Vorgabe von beispielsweise sechs oder zwölf Wochen wäre ohne Kenntnis der konkreten Architektur nicht seriös.
Nach der Auswahl sollten die für den Rechnungsprozess relevanten Einstellungen systematisch eingerichtet werden.
Dokumentieren Sie wesentliche Einstellungen und Verantwortlichkeiten so, dass spätere Änderungen nachvollzogen und Systeme bei Bedarf erneut konfiguriert werden können.
Vor dem Produktivbetrieb sollten typische Rechnungsszenarien getestet werden.
Eine technisch valide Rechnung ist jedoch nicht automatisch inhaltlich oder steuerlich richtig. Neben der technischen Validierung muss deshalb weiterhin geprüft werden, ob der konkrete Geschäftsvorgang korrekt abgebildet wurde.
Welche Prüfungen vor dem Versand erforderlich sind, hängt vom Unternehmen und vom Risiko des jeweiligen Prozesses ab.
Starre Freigabegrenzen wie beispielsweise „bis 1.000 Euro automatisch, darüber manuell“ sind keine gesetzliche Vorgabe und sollten nur auf Grundlage des eigenen Kontroll- und Risikokonzepts festgelegt werden.
Eine E-Rechnung ist nicht an einen einzigen Übertragungsweg gebunden. Welcher Kanal verwendet wird, richtet sich unter anderem nach dem Geschäftspartner.
| Versandkanal | Typischer Einsatz | Zu prüfen |
|---|---|---|
| B2B-Rechnungen, sofern der Empfänger diesen Weg nutzt | Empfangsadresse, Dateiformat und interne Weiterverarbeitung | |
| Peppol | Strukturierter elektronischer Austausch über ein Netzwerk | Access Point, Empfängeridentifikation und unterstützte Dokumenttypen |
| Öffentliche Rechnungsportale | Rechnungen an bestimmte öffentliche Auftraggeber | Zuständiges Portal und Anforderungen des konkreten Empfängers |
| Kundenportale | Geschäftspartner mit eigenen Lieferanten- oder Rechnungsportalen | Uploadprozess, Pflichtfelder und mögliche Schnittstellen |
| Direkte Schnittstelle | Höher integrierte B2B-Prozesse | Datenformat, Authentifizierung und Fehlerbehandlung |
Bei öffentlichen Auftraggebern sollten die Vorgaben des konkreten Rechnungsempfängers geprüft werden. Es gibt keine einzelne Plattform oder einen einzigen Übertragungsweg, der pauschal für alle Behörden in Deutschland gilt.
Je nach Übertragungsweg und System können verschiedene Statusinformationen verfügbar sein.
Nicht jeder Übertragungsweg stellt alle diese Informationen bereit. Deshalb sollte vorab geprüft werden, welche Statusdaten technisch tatsächlich verfügbar sind.
Monitoring kann außerdem das Forderungsmanagement unterstützen. Aussagen über pauschale Verbesserungen des DSO oder feste prozentuale Effizienzgewinne sind jedoch ohne konkrete Ausgangsdaten nicht belastbar. Request-to-Pay kann ein ergänzendes Thema für digitalisierte Zahlungsprozesse sein.
E-Rechnungen unterliegen wie andere Rechnungen steuerlichen Aufbewahrungspflichten.
Ein bestimmtes zertifiziertes DMS, spezielle Hashwerte oder ein bestimmtes technisches Archivverfahren sind nicht pauschal für jedes Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Entscheidend ist, ob der gesamte Prozess die relevanten steuerlichen Anforderungen erfüllt.
Ein mittelständisches Unternehmen stellt regelmäßig Rechnungen an einen öffentlichen Auftraggeber. Bislang wurden Rechnungen als PDF versendet. Der Auftraggeber verlangt künftig ein strukturiertes E-Rechnungsformat über einen bestimmten Übertragungsweg.
Möglicher Lösungsweg:
Wie lange diese Einführung dauert und welche Kosten oder Einsparungen entstehen, hängt stark von den vorhandenen Systemen und Prozessen ab. Eine pauschale Projektdauer oder ein allgemeiner ROI lässt sich daraus nicht ableiten.
| Kriterium | Online-Plattform | ERP-Modul / API-Lösung | Zentrale E-Invoicing-Plattform |
|---|---|---|---|
| Einführungsaufwand | Eher gering | Abhängig von ERP und Schnittstellen | Abhängig von Anzahl der Systeme und Kanäle |
| Automatisierung | Eher gering bis mittel | Mittel bis hoch | Je nach Integration hoch |
| Schnittstellen | Teilweise begrenzt | Integration mit bestehenden Systemen möglich | Häufig mehrere Ein- und Ausgangskanäle |
| Skalierbarkeit | Vom konkreten Produkt abhängig | Vom ERP und Lizenzmodell abhängig | Häufig für größere oder heterogene Prozesse ausgelegt |
| Internationalisierung | Vom Anbieter abhängig | Vom ERP und den unterstützten Formaten abhängig | Kann verschiedene Länderformate und Netzwerke unterstützen |
| Kosten | Aktuelles Preismodell prüfen | Lizenz, Integration und Betrieb berücksichtigen | Lizenz, Transaktionen, Kanäle und Integration berücksichtigen |
Eine geeignete Entscheidung sollte auf den tatsächlichen Anforderungen beruhen. Rechnungsvolumen ist dabei nur ein Kriterium unter mehreren.
Nutzen Sie diese E-Rechnung-Checkliste als Ausgangspunkt:
Nein. Eine reine PDF-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Hybride Formate wie geeignete ZUGFeRD-Versionen können diese Anforderung erfüllen.
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro bis Ende 2027.
Darüber hinaus bestehen Ausnahmen, unter anderem für Leistungen von Kleinunternehmern sowie bestimmte Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.
Das hängt vom konkreten Empfänger und der eigenen Systemlandschaft ab. Beide Formate können die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, wenn die jeweils geeignete Version und Ausgestaltung verwendet wird.
Bei öffentlichen Auftraggebern sollten immer die Vorgaben des konkreten Empfängers geprüft werden.
Die Kosten hängen von der bestehenden Infrastruktur und der gewählten Lösung ab. Möglich sind beispielsweise Kosten für Softwarelizenzen, Updates, Schnittstellen, Einrichtung, Beratung, Schulung oder laufende Transaktionen.
Pauschale Preisbereiche oder Amortisationszeiten sind ohne konkreten Anbieter und Prozess nicht belastbar.
Mögliche Optionen sind ein Update oder Zusatzmodul des bestehenden Systems, die Anbindung einer externen E-Invoicing-Plattform oder ein manueller Zwischenprozess. Ein vollständiger ERP-Wechsel ist nur eine mögliche Option und sollte nicht allein wegen der E-Rechnung automatisch angenommen werden.
Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte elektronische Bestandteil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Die GoBD schreiben nicht pauschal ein bestimmtes zertifiziertes Archivsystem vor. Entscheidend ist, dass der gesamte Aufbewahrungsprozess die relevanten Anforderungen erfüllt. Vertiefend ist das Thema E-Rechnung archivieren relevant.
Das hängt von System und Fehlerart ab. Ein technischer Validator kann beispielsweise fehlerhafte Strukturen oder nicht erfüllte Pflichtregeln erkennen. Das System sollte solche Fehler verständlich anzeigen und eine Korrektur ermöglichen.
Ob eine Rechnung trotz eines bestimmten Fehlers erzeugt, gespeichert oder versendet werden kann, hängt von der eingesetzten Software ab.
Ja. Die gesetzliche Definition schreibt keine vollautomatische Erstellung vor. Auch eine manuell bediente Plattform kann eine gültige E-Rechnung erzeugen, wenn das Ergebnis die erforderlichen strukturellen und inhaltlichen Anforderungen erfüllt.
Mit zunehmendem Rechnungsvolumen kann Automatisierung wirtschaftlich sinnvoll sein. Ob und ab wann sich eine Integration lohnt, sollte jedoch anhand der eigenen Prozesskosten bewertet werden. Wenn Sie Unterstützung bei Auswahl, Prozessdesign oder Umsetzung benötigen, kann eine E-Rechnung-Beratung sinnvoll sein.