Die Bundessteuerberaterkammer hat sich intensiv mit den Anforderungen der elektronischen Rechnung befasst und unterstützt Steuerberater sowie deren Mandanten bei der Umsetzung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Die Stellungnahmen und Empfehlungen der Bundessteuerberaterkammer zur elektronischen Rechnung sind für Steuerberater und Finance-Entscheider zentral, um compliance-sichere und prozessoptimierte Lösungen umzusetzen. Eine erfolgreiche Implementierung erfordert fachliche Klarheit, strategische Planung und enge Abstimmung zwischen Steuerberatung, IT und operativen Bereichen.
Die Bundessteuerberaterkammer ist der Dachverband der Steuerberaterkammern in Deutschland und vertritt die Interessen von Steuerberatern gegenüber Behörden, Gesetzgebung und Öffentlichkeit. Sie hat sich zur elektronischen Rechnung geäußert und bietet Orientierungshilfen für die branchenweite Umsetzung, insbesondere zu steuerlichen Anforderungen, Compliance-Fragen und Schnittstellen zwischen Rechnungswesen und IT-Systemen.
Die Bundessteuerberaterkammer hat mehrfach klargestellt, dass E-Rechnungen ein zentrales Digitalisierungsprojekt für alle Unternehmen sind und dass Steuerberater eine zentrale Rolle bei der fachlichen Begleitung ihrer Mandanten spielen. Sie hat konkrete Empfehlungen zu Systemauswahl, Prozessgestaltung und Compliance-Sicherung veröffentlicht und betont die Wichtigkeit von frühzeitiger Planung und Risikoanalyse.
Die Positionen der Bundessteuerberaterkammer sind deshalb zentral, weil Steuerberater als vertrauenswürdige Fachleute fungieren und ihre Empfehlungen direkt auf die Implementierungsergebnisse ihrer Mandanten einwirken. Eine Steuerberatung zur elektronischen Rechnung, die auf den Grundsätzen der Bundessteuerberaterkammer basiert, reduziert Compliance-Risiken, steigert Prozessqualität und verhindert teure Fehler bei Systemauswahl und Workflow-Design.
Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen E-Rechnung, sonstiger elektronischer Rechnung und Papierrechnung. Die Bundessteuerberaterkammer hat mehrfach betont, dass Formatwahl, Validierung und Archivierung nicht nur technische Themen sind, sondern direkten Einfluss auf Vorsteuerabzug, Dokumentation und Audit-Sicherheit haben. Finance-Entscheider sollten daher die E-Rechnung-Beratung eines spezialisierten Steuerberaters suchen, der sich mit den Bundessteuerberaterkammer-Anforderungen auskennt.
Die Bundessteuerberaterkammer hat klar festgestellt, dass die Ausstellung von E-Rechnungen mit strukturiertem Datenformat nach EN 16931 nicht nur eine technische Anforderung ist, sondern auch eine umsatzsteuerliche Frage. Unvollständige oder fehlerhaft formatierte E-Rechnungen berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Steuerberater müssen daher ihre Mandanten darauf hinweisen, dass Validierung und Qualitätskontrolle im Prozess ständig notwendig sind.
Ein weiterer zentraler Punkt ist die revisionssichere Archivierung. Die Bundessteuerberaterkammer verweist auf die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). E-Rechnungen müssen in ihrer strukturierten Form unveränderbar archiviert werden. Das Ausdrucken und als Papierbeleg Ablegen ist nicht zulässig. Viele Unternehmen unterschätzen diesen Punkt und benötigen externe Unterstützung bei der Auswahl geeigneter DMS-Anbieter.
Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt explizit, die Einführung von E-Rechnungen als Governance- und Prozessgestaltungsprojekt zu betrachten, nicht nur als IT-Projekt. Klare Zuständigkeiten, Freigabeprozesse, Fehlerbehandlung und Eskalationsmechanismen sind notwendig. Steuerberater sollten ihre Mandanten dabei unterstützen, Verfahrensdokumentationen zu erstellen, die audit-sicher sind.
Ein komplexes Thema sind die Übergangsfristen und die Zustimmungsproblematik. Bis 2026 können sonstige Rechnungen ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 gilt die 800.000-Euro-Grenze. Die Bundessteuerberaterkammer rät dringend, die Zustimmung sauber zu dokumentieren und bereits jetzt ein Tracking-System aufzubauen. Zu viele Unternehmen unterschätzen den administrativen Aufwand, Zustimmung nachzuweisen.
Die folgende Tabelle zeigt die zentralen Unterschiede zwischen den Rechnungsarten und der Umsetzung nach Bundessteuerberaterkammer-Empfehlungen:
| Rechnungsart | Format | Maschinenlesbar | Pflicht ab 2025 | Zustimmung erforderlich | Bundessteuerberaterkammer-Empfehlung |
|---|---|---|---|---|---|
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) | Strukturiert (XML, EN 16931) | Ja | Ja (Empfang) | Nein | Priorisieren, Früh implementieren |
| Sonstige Rechnung (PDF) | Unstrukturiert | Nein | Nein (bis 2026) | Ja | Dokumentieren, bis 2027 auslaufen |
| Papierrechnung | Physisches Original | Nein | Nein (bis 2026) | Ja | Schrittweise digitalisieren |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro | Beliebig | Optional | Nein | Optional | Vereinfachte Dokumentation zulässig |
Diese Übersicht zeigt, dass die Bundessteuerberaterkammer eine klare Priorisierung empfiehlt: E-Rechnungen sollten sofort implementiert werden, während sonstige Rechnungen und Papierprozesse bis 2027 auslaufen. Steuerberater sollten ihren Mandanten helfen, diese Roadmap verbindlich zu planen.
Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt zunächst, den Status quo zu analysieren. Wie viele Rechnungen pro Monat fallen an? Welche Geschäftsbereiche sind betroffen? Können bestehende ERP-Systeme E-Rechnungen verarbeiten? Welche Formate verwenden Top-Kunden und Top-Lieferanten? Diese Fragen sollten bis spätestens Q2 2026 geklärt sein. Steuerberater sollten ihre Mandanten bei dieser Analyse unterstützen und ein detailliertes Implementierungskonzept entwickeln.
Die Bundessteuerberaterkammer rät, nicht zu lange mit der Systemauswahl zu warten. Integrations- und Implementierungsprojekte brauchen oft 6 bis 12 Monate. Unternehmen sollten bis Q3 2026 entschieden haben, ob sie bestehende Systeme erweitern, zusätzliche Lösungen einkaufen oder einen Systemwechsel durchführen. Besonders wichtig ist, dass Steuerberater bei der Anforderungsdefinition helfen: Welche Validierungsregeln sind notwendig? Wie sieht der Workflow für fehlerhafte Rechnungen aus? Wer genehmigt automatisierte Freigaben?
Parallel zur Systemauswahl sollten Prozesse neu gestaltet werden. Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt, klare Zuständigkeiten, Freigabeprozesse und Fehlerbehandlungsmechanismen zu dokumentieren. Steuerberater sollten bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen helfen, die GoBD-konform sind und Audit-Anforderungen erfüllen. Eine schriftliche Dokumentation verhindert später Streitigkeiten über Verantwortlichkeiten.
Die Bundessteuerberaterkammer betont, dass Zustimmung zur Ausstellung sonstiger Rechnungen bis 2026 noch möglich ist, aber dokumentiert sein muss. Unternehmen sollten bereits jetzt mit Kunden und Lieferanten klären, welche Formate und Übermittlungswege unterstützt werden. Ein strukturiertes Tracking-System verhindert später Compliance-Probleme. Steuerberater können hier als Moderatoren fungieren und Best-Practice-Templates zur Verfügung stellen.
Die Bundessteuerberaterkammer rät zu einer Pilotphase mit ausgewählten Lieferanten und Kunden. So können Fehler früh erkannt und Prozesse optimiert werden, ohne das gesamte Unternehmen zu belasten. Ein erfolgreicher Pilotbetrieb ist ein gutes Zeichen für den weiteren Rollout. Steuerberater sollten den Pilotbetrieb aktiv begleiten und Anpassungsbedarfe identifizieren.
Ein häufiger Fehler ist, ein Format zu wählen, das nicht zu den tatsächlichen Geschäaftspartnern passt. Wenn ein Unternehmen XRechnung wählt, aber alle Kunden ZUGFeRD erwarten, entstehen Integrationsprobleme. Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt, vorher mit den wichtigsten Geschäaftspartnern abzustimmen. Zusätzlich sollten Validierungsregeln vor dem Go-Live tested werden. Zu viele Unternehmen implementieren ohne ausreichende Testphase und leiden dann unter hohen Fehlerquoten.
Die Bundessteuerberaterkammer warnt vor dem häufigen Fehler, E-Rechnungen auszudrucken und als Papier zu archivieren. Das ist nicht zulässig. Die strukturierte Form muss erhalten bleiben. Viele Unternehmen haben zudem keine klare Vorstellung davon, wie lange und in welcher Form E-Rechnungen aufbewahrt werden müssen (zehn Jahre, unveränderbar, maschinenlesbar). Steuerberater sollten ihre Mandanten explizit auf diese Anforderungen hinweisen und bei der Auswahl von Archivlösungen helfen.
Die Bundessteuerberaterkammer beobachtet häufig, dass Unternehmen E-Rechnungen einführen, ohne klare Prozesse zu definieren. Wer genehmigt Rechnungen? Wie werden Fehler behandelt? Wer ist für Eskalation zuständig? Diese Lücken führen zu versteckten Kosten durch manuelle Workarounds, Zeitverschwendung und Compliance-Risiken. Steuerberater sollten hier aktiv eingreifen und schriftliche Prozessdokumentationen fordern.
Die Bundessteuerberaterkammer warnt, dass E-Rechnungseinführung oft als reines IT-Projekt betrieben wird, ohne ausreichendes Change Management. Mitarbeitende im Rechnungswesen und in Beschaffung verstehen oft nicht, warum sie ihre Arbeitsweise ändern sollen. Ein strukturiertes Change-Management-Programm mit Schulungen, Dokumentation und regelmäßiger Kommunikation ist notwendig. Steuerberater können dabei helfen, die Notwendigkeit zu kommunizieren und Best Practices zu zeigen.
Ein großes Risiko ist, dass Unternehmen zu lange warten. Die Fristen rücken schnell näher, und dann entstehen Zeitdruck und Qualitätsprobleme. Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt dringend, 2025 und 2026 für die Vorbereitung zu nutzen. Unternehmen mit Umsätzen über 800.000 Euro müssen bereits 2027 E-Rechnungen versenden. Steuerberater sollten ihre Mandanten regelmäßig an diese Fristen erinnern und konkrete Handlungsschritte einfordern.
Die Bundessteuerberaterkammer hat mehrfach empfohlen, dass Steuerberater ihre Mandanten bei der Systemauswahl unterstützen sollten. Die folgende Tabelle zeigt, worauf Steuerberater bei der Bewertung von E-Rechnungslösungen achten sollten:
| Bewertungskriterium | Frage | Relevanz aus Steuerberater-Perspektive | Compliance-Risiko bei Schwäche |
|---|---|---|---|
| Formatunterstützung | Welche Formate werden unterstützt (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, Factur-X)? | Bestimmt, mit welchen Geschäaftspartnern das System kommunizieren kann | Hoch: Unkompatibilität führt zu manuellen Workarounds und Fehlerquoten |
| Validierungsfunktionen | Werden Rechnungen automatisch auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft? | Verhindert Vorsteuerabzugsausfälle und direkte Steuerfolgen | Sehr hoch: Fehlerhafte Rechnungen berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug |
| Archivierung | Ist revisionssichere Archivierung nach GoBD integriert? | Zentral für Audit-Sicherheit und Compliance-Dokumentation | Sehr hoch: Falsche Archivierung führt zu Bußgeldern und Datenverlust |
| Audit-Trail und Nachweisbarkeit | Werden alle Änderungen an Rechnungen dokumentiert? | Notwendig für Audit-Anforderungen und Compliance-Prüfungen | Hoch: Unzureichendes Audit-Logging führt zu Audit-Fragen und Dokumentationslücken |
| Workflow-Unterstützung | Können Freigabeprozesse, Fehlerbehandlung und Eskalationen abgebildet werden? | Ermöglicht klare Zuständigkeiten und Prozessdokumentation | Mittel: Fehlende Prozessabbildung führt zu manuellen Workarounds |
| ERP-Integration | Kann die Lösung direkt mit dem bestehenden ERP kommunizieren? | Bestimmt Implementierungsaufwand und Datenqualität | Mittel bis hoch: Fehlende Integration erhöht Personalkosten und Fehlerquoten |
| Support und Updates | Bietet der Anbieter regelmäßige Updates zu neuen Anforderungen und Versionen? | Sichert Zukunftsfähigkeit ab und verhindert veraltete Standards | Mittel: Veraltete Software führt zu Compliance-Anfälligkeit |
Die Bundessteuerberaterkammer rät, diese Kriterien systematisch zu bewerten und mit Referenzmandanten zu sprechen. Ein gutes Softwareprodukt ist nicht teuer, weil es teuer ist, sondern weil es Compliance-Sicherheit, Prozessqualität und Kosteneinsparungen bringt.
Eine gute Steuerberatung zur elektronischen Rechnung zeichnet sich durch fundierte Kenntnisse zu umsatzsteuerlichen Anforderungen aus. Der Berater sollte klar erklären können, wann eine Rechnung ein Vorsteuerabzugsrecht begründet und wann nicht. Steuerberater, die die Bundessteuerberaterkammer-Empfehlungen kennen und anwenden, sind in der Regel zuverlässiger.
Gute Steuerberater denken nicht nur steuerlich, sondern auch prozessual. Sie stellen Fragen wie: Wie sieht der aktuelle Prozess aus? Wo entstehen manuelle Tätigkeiten? Wie können diese automatisiert werden? Sie helfen, Verfahrensdokumentationen zu erstellen und Governance-Strukturen aufzubauen. Steuerberater, die nur Compliance checken, aber keine Prozessoptimierung anbieten, sind unvollständig.
Gute Steuerberatung zur E-Rechnung erfordert auch IT-Kenntnisse. Der Berater sollte verstehen, wie ERP-Systeme funktionieren, welche Schnittstellen möglich sind und welche Fehler bei der Systemauswahl häufig auftreten. Steuerberater, die nur steuerliche Fragen beantworten, aber keine Systemfragen einordnen können, sollten mit IT-Experten zusammenarbeiten.
E-Rechnungseinführung ist ein Transformationsprojekt, keine Compliance-Aufgabe. Gute Steuerberater helfen bei der Projektplanung, Ressourcenbewirtschaftung und Change-Management-Kommunikation. Sie stellen Checklisten bereit, vereinbaren Meilensteine und überwachen die Implementierung. Steuerberater, die ihre Arbeit mit einer einmaligen Stellungnahme abhaken, werden ihrer Verantwortung nicht gerecht.
Eine gute Steuerberatung dokumentiert ihre Empfehlungen schriftlich und kommuniziert regelmäßig. Der Mandant sollte klar wissen, was empfohlen wird, warum es empfohlen wird und welche Risiken bestehen, wenn es nicht umgesetzt wird. Steuerberater, die nur sporadisch Kontakt halten, sollten hinterfragt werden.
Die Bundessteuerberaterkammer hat keine rechtsverbindlichen Richtlinien erlassen. Sie hat aber Stellungnahmen und Empfehlungen veröffentlicht, die die Position der Steuerberatung zur E-Rechnung darstellen. Diese sind für Steuerberater orientierungsgebend und gelten als Best Practice. Finance-Entscheider sollten Steuerberater wählen, die diese Empfehlungen kennen und umsetzen.
Der Steuerberater spielt mehrere Rollen: Er bewertet die Compliance von E-Rechnungsprozessen, hilft bei der Systemauswahl, unterstützt die Verfahrensdokumentation und begleitet die Implementierung. Ein guter Steuerberater ist kein reiner Compliance-Checker, sondern ein Berater, der auch Prozessoptimierung und Risikomanagement aktiv mitgestaltet.
Ja, grundsätzlich müssen alle inländischen Unternehmen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln: Bis 2026 sind sonstige Rechnungen zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 gibt es eine 800.000-Euro-Grenze. Ab 2028 müssen alle E-Rechnungen ausstellen, außer in wenigen Ausnahmefällen. Kleine Unternehmen haben etwas mehr Zeit, aber auch sie sollten jetzt mit der Vorbereitung beginnen.
Die Bundessteuerberaterkammer hat sich nicht auf ein Format festgelegt. Beide Formate sind zulässig und erfüllen EN-16931-Anforderungen. XRechnung ist das deutsche Standardformat für öffentliche Aufträge. ZUGFeRD ist hybrider und besser mit Papierprozessen kompatibel. Die Formatwahl sollte von den Anforderungen des Unternehmens und seiner Geschäaftspartner abhängen. Steuerberater sollten bei dieser Entscheidung helfen.
Die Zustimmung sollte schriftlich dokumentiert werden, entweder per E-Mail oder durch Ablage in einem zentralen Tracking-System. Stille Zustimmung ist zulässig, aber problematisch für Audit-Anforderungen. Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt, Zustimmung proaktiv einzuholen und zu dokumentieren, um später Streit zu vermeiden.
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung) regeln, wie E-Rechnungen archiviert werden müssen. OZG (Onlinezugangsgesetz) verpflichtet Verwaltungen und öffentliche Unternehmen, E-Rechnungen zu verarbeiten. Steuerberater sollten beide Standards kennen und ihre Mandanten entsprechend beraten.
Häufige Fehler sind: (1) Ausdrucken und als Papier ablegen, (2) Verlust der strukturierten Form durch Umwandlung in andere Formate, (3) Unzureichende Audit-Trails, (4) Keine klare Aufbewahrungsfrist-Verwaltung. Die Bundessteuerberaterkammer warnt vor diesen Fehlern und empfiehlt revisionssichere digitale Lösungen.
Ja, ein Unternehmen kann externe Dienstleister nutzen. Der leistende Unternehmer bleibt aber verantwortlich für Compliance und Korrektheit. Dienstleister sollten klare SLAs zu Validierung, Verfügbarkeit und Fehlerquoten haben. Der Steuerberater sollte den Dienstleistervertrag validieren und die digitale Transformation überwachen.
Die Bundessteuerberaterkammer hat die E-Rechnungspflicht als zentrales Digitalisierungsprojekt definiert, das nicht nur Systemauswahl, sondern auch Governance, Compliance und Change Management erfordert. Steuerberater spielen dabei eine wichtige Rolle und sollten ihre Mandanten strategisch unterstützen, nicht nur punktuell beraten. Finance-Entscheider sollten einen spezialisierten Steuerberater mit E-Rechnungs-Kompetenz einbinden.