Purchase to Pay beschreibt den gesamten Ablauf von der Entstehung eines Bedarfs bis zur Bezahlung einer Ware oder Dienstleistung. Der Prozess verbindet damit insbesondere Einkauf, Fachbereiche, Wareneingang, Rechnungswesen und Zahlungsverkehr.
In vielen Unternehmen sind diese Bereiche technisch und organisatorisch noch nicht vollständig miteinander verzahnt. Bedarfsmeldungen entstehen per E-Mail, Bestellungen werden in unterschiedlichen Systemen erfasst, Rechnungen müssen manuell geprüft und Zahlungsfreigaben separat angestoßen werden. Die Folge sind Medienbrüche, Rückfragen, lange Durchlaufzeiten und fehlende Transparenz.
Ein strukturierter und digitalisierter Purchase-to-Pay-Prozess verbindet diese Einzelschritte zu einem durchgängigen Ablauf. Informationen werden möglichst nur einmal erfasst, systemübergreifend weiterverarbeitet und anhand definierter Regeln geprüft und freigegeben.
Für CFOs, Einkaufsverantwortliche und Leiter Rechnungswesen ist Purchase to Pay damit weit mehr als ein Beschaffungsthema. Der Prozess beeinflusst Prozesskosten, Liquiditätsplanung, Compliance, Datenqualität und die Steuerbarkeit des gesamten Einkaufs- und Rechnungswesens.
Purchase to Pay, häufig mit P2P abgekürzt, bezeichnet den End-to-End-Prozess von der Beschaffung bis zur Zahlung. Auf Deutsch lässt sich der Begriff sinngemäß mit „vom Einkauf bis zur Bezahlung“ übersetzen.
Der Purchase-to-Pay-Prozess beginnt typischerweise mit einem Bedarf an einer Ware oder Dienstleistung. Dieser Bedarf wird geprüft, freigegeben und in eine Bestellung überführt. Nach der Lieferung beziehungsweise Leistungserbringung folgen Wareneingang, Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Freigabe und schließlich die Bezahlung des Lieferanten.
Typische Prozessschritte sind:
Welche Schritte im einzelnen Unternehmen dazugehören, hängt von Organisation, Beschaffungsart, Systemlandschaft und internen Kontrollanforderungen ab. Entscheidend ist weniger die exakte Anzahl der Prozessstufen als deren durchgängige Verbindung.
Purchase to Pay und Procure to Pay werden in der Praxis häufig synonym verwendet. Für beide Begriffe ist außerdem die Abkürzung P2P üblich.
Auch beim Procure-to-Pay-Prozess geht es um die Verbindung von Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung bis zur Zahlung. Je nach Unternehmen, Softwareanbieter oder fachlicher Definition kann der genaue Startpunkt etwas unterschiedlich interpretiert werden.
Für die praktische Prozessgestaltung ist diese begriffliche Abgrenzung meistens weniger entscheidend. Wichtiger ist, dass Einkauf und Finance nicht als voneinander isolierte Bereiche betrachtet werden.
Ein effizienter P2P-Prozess verbindet beide Seiten:
Aus einzelnen Arbeitsschritten entsteht damit eine zusammenhängende Prozesskette.
Ein Purchase to Pay Process lässt sich grundsätzlich in eine Beschaffungsphase und eine Rechnungs- beziehungsweise Zahlungsphase unterteilen. In einem digitalisierten Prozess greifen beide Bereiche ineinander.
Der Prozess beginnt mit einem konkreten Bedarf. Ein Fachbereich benötigt beispielsweise neue Hardware, Büromaterial, eine Beratungsleistung oder Ersatzteile.
In einem strukturierten Prozess wird dieser Bedarf nicht formlos per E-Mail oder Zuruf an den Einkauf übermittelt, sondern über eine definierte Bedarfsmeldung erfasst. Wichtige Informationen wie Kostenstelle, Menge, Kategorie, Budget oder gewünschter Liefertermin können bereits an dieser Stelle strukturiert hinterlegt werden.
Anschließend wird geprüft, ob der Bedarf sachlich notwendig und budgetseitig zulässig ist. Abhängig von Betrag, Kostenstelle oder Beschaffungskategorie können unterschiedliche Genehmigungswege erforderlich sein.
Digitale Workflows ermöglichen es, solche Regeln automatisch anzuwenden. Kleine Bestellungen benötigen beispielsweise nur eine Freigabe durch die Kostenstellenverantwortlichen, während größere Investitionen zusätzliche Genehmigungen erfordern.
Nach der Freigabe wird die Bestellung ausgelöst. Idealerweise werden vereinbarte Lieferanten, Rahmenverträge und Einkaufskonditionen automatisch berücksichtigt.
Ein E-Procurement-System kann diesen Teil des Purchase-to-Pay-Prozesses unterstützen. Mitarbeitende bestellen über hinterlegte Kataloge oder definierte Beschaffungskanäle, während Genehmigungsregeln und Budgets im Hintergrund berücksichtigt werden.
Nach der Bestellung bestätigt der Lieferant den Auftrag. Bei Waren folgt später der Wareneingang. Bei Dienstleistungen muss entsprechend dokumentiert werden, dass die vereinbarte Leistung erbracht wurde.
Diese Information ist für die spätere Rechnungsprüfung wichtig. Nur wenn Bestellung, Lieferung und Rechnung miteinander verknüpft sind, können Prüfungen weitgehend automatisiert erfolgen.
Nach Lieferung beziehungsweise Leistungserbringung stellt der Lieferant die Rechnung.
Strukturierte elektronische Rechnungen schaffen dabei gute Voraussetzungen für einen automatisierten P2P-Prozess. Rechnungsdaten können direkt in ERP-, Workflow- oder Finanzsysteme übernommen werden, ohne dass relevante Informationen manuell übertragen werden müssen.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie bei Bonpago im Bereich E-Rechnung.
Eine der wichtigsten Automatisierungsmöglichkeiten innerhalb des Purchase-to-Pay-Prozesses ist der automatische Abgleich vorhandener Daten.
Beim sogenannten Three-Way-Match werden beispielsweise drei Informationsquellen miteinander verglichen:
Stimmen Lieferant, Artikel, Menge, Preis und weitere relevante Merkmale innerhalb definierter Toleranzen überein, kann die Rechnung ohne zusätzliche manuelle Prüfung weiterverarbeitet werden.
Abweichungen werden dagegen gezielt als Klärfall behandelt. Mitarbeitende müssen dadurch nicht mehr jede Rechnung vollständig prüfen, sondern konzentrieren sich auf Vorgänge, bei denen tatsächlich eine Entscheidung notwendig ist.
Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung entsprechend der definierten Regeln freigegeben und verbucht.
Auch hier sollte der Workflow möglichst aus den bereits vorhandenen Informationen ableiten, welche Personen oder Rollen beteiligt werden müssen. Betrag, Kostenstelle, Gesellschaft oder Beschaffungskategorie können beispielsweise bestimmen, welche Freigabestufe notwendig ist.
Am Ende des Purchase-to-Pay-Prozesses steht die Zahlung.
Freigegebene Verbindlichkeiten werden entsprechend ihrer Fälligkeit in den Zahlungsprozess übernommen. Dabei müssen Zahlungsinformationen, Berechtigungen und Freigaben eindeutig geregelt sein.
Ein vollständig integrierter Prozess endet deshalb nicht mit der Rechnungsfreigabe. Erst die kontrollierte Zahlung und die dazugehörige Statusinformation schließen die Prozesskette ab.
Ein einfaches Beispiel zeigt, wie die einzelnen Schritte zusammenspielen.
Eine Abteilung benötigt zehn neue Notebooks.
In einem stark manuellen Prozess müssten Informationen an mehreren Stellen eingegeben, weitergeleitet und kontrolliert werden. Ein integriertes Purchase-to-Pay-System kann einen erheblichen Teil dieser Tätigkeiten regelbasiert ausführen.
Die Purchase-to-Pay-Automatisierung verfolgt nicht das Ziel, einfach möglichst viele Arbeitsschritte durch Software zu ersetzen. Entscheidend ist, manuelle Tätigkeiten dort zu reduzieren, wo keine menschliche Entscheidung erforderlich ist.
Ein typisches Beispiel ist die Rechnungsprüfung. Stimmen Bestellung, Wareneingang und Rechnungsdaten vollständig überein, liefert eine zusätzliche manuelle Prüfung häufig keinen Mehrwert. Abweichungen dagegen benötigen weiterhin fachliche Aufmerksamkeit.
Ein automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess kann insbesondere folgende Vorteile schaffen:
Daten müssen nicht mehrfach zwischen E-Mails, Excel-Listen, ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware übertragen werden. Informationen können entlang der Prozesskette weiterverwendet werden.
Automatische Workflows, Erinnerungen und Eskalationen verhindern, dass Bestellungen oder Rechnungen unnötig lange bei einzelnen Beteiligten liegen bleiben.
Je weniger Informationen manuell übertragen werden, desto geringer wird das Risiko von Tippfehlern, doppelten Erfassungen oder widersprüchlichen Datenständen.
Ein durchgängiger P2P-Prozess zeigt, wo sich ein Vorgang aktuell befindet. Einkauf und Finance können nachvollziehen, welche Bedarfe freigegeben, welche Bestellungen ausgelöst und welche Rechnungen noch offen sind.
Freigabegrenzen, Rollen, Berechtigungen und Kontrollregeln lassen sich direkt in digitale Workflows integrieren. Vorgänge werden nachvollziehbarer dokumentiert und Kontrollen weniger abhängig von individuellen Arbeitsweisen.
Wenn Bestellungen, offene Verpflichtungen und fällige Rechnungen in einer durchgängigen Datenbasis zusammengeführt werden, erhält Finance früher einen Überblick über bevorstehende Zahlungen.
Damit wird Purchase to Pay auch für Cashflow-Planung und Working-Capital-Management relevant.
Eine Purchase-to-Pay-Software unterstützt die einzelnen Prozessschritte technisch und verbindet idealerweise Einkauf, Rechnungsverarbeitung und Zahlungsprozesse miteinander.
Je nach Organisation kann dafür eine zentrale Plattform eingesetzt werden oder mehrere spezialisierte Systeme werden über Schnittstellen miteinander verbunden.
Typische Funktionen eines Purchase-to-Pay-Systems sind:
Die Anzahl der Funktionen allein entscheidet allerdings nicht über die Qualität einer Purchase-to-Pay-Lösung. Entscheidend ist, ob das System zur bestehenden Prozess- und IT-Landschaft passt.
Unternehmen stehen bei der Digitalisierung häufig vor der Frage, ob eine zentrale Purchase-to-Pay-Plattform oder mehrere spezialisierte Tools sinnvoller sind.
Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht.
Eine zentrale Plattform kann Vorteile bei Datenhaltung, Benutzerführung und Prozessdurchgängigkeit bieten. Gleichzeitig besitzen viele Unternehmen bereits leistungsfähige ERP-, DMS-, E-Procurement-, Rechnungs- oder Payment-Systeme.
Diese vollständig zu ersetzen, nur um eine einheitliche Plattform einzuführen, ist nicht zwangsläufig wirtschaftlich.
In solchen Fällen kann eine integrierte Architektur sinnvoller sein:
Die eigentliche Herausforderung liegt dann in den Schnittstellen. Daten müssen vollständig, eindeutig und möglichst automatisiert zwischen den Systemen übertragen werden.
Die Auswahl einer Purchase-to-Pay-Lösung sollte deshalb mit einer Analyse des bestehenden Prozesses und der Systemlandschaft beginnen, nicht mit einer Produktliste.
Wer einen Purchase-to-Pay-Prozess automatisieren möchte, sollte nicht mit der Software beginnen. Zunächst muss der bestehende Ablauf verstanden werden.
Dokumentieren Sie den vollständigen Ablauf vom Bedarf bis zur Zahlung. Erfassen Sie dabei auch Systeme, Rollen, Schnittstellen und manuelle Zwischenschritte.
Besonders relevant sind Stellen, an denen Informationen manuell übertragen oder häufig nachgefragt werden müssen.
Typische Beispiele:
Automatisierung funktioniert besonders gut bei wiederkehrenden und eindeutig regelbaren Vorgängen.
Das Ziel sollte deshalb nicht sein, jeden denkbaren Sonderfall vollständig zu automatisieren. Besser ist ein Standardprozess, der möglichst viele Vorgänge automatisch verarbeitet und echte Ausnahmen gezielt an Mitarbeitende weitergibt.
Erst danach wird festgelegt, wie der zukünftige Ablauf aussehen soll. Dazu gehören Freigaberegeln, Verantwortlichkeiten, Datenanforderungen und notwendige Schnittstellen.
Auf Grundlage der Anforderungen kann geprüft werden, welche Funktionen bereits vorhandene Systeme abdecken und wo zusätzliche Lösungen notwendig sind.
Komplexe P2P-Landschaften müssen nicht zwingend in einem einzigen Projekt vollständig erneuert werden. Häufig ist es sinnvoller, besonders problematische Prozessbereiche zu priorisieren und schrittweise zu optimieren.
Ein digitaler Prozess sollte nicht nur automatisiert, sondern auch messbar sein. Geeignete Purchase-to-Pay-Kennzahlen zeigen, wo Engpässe entstehen und ob Prozessverbesserungen tatsächlich wirken.
| Kennzahl | Aussage |
|---|---|
| Durchlaufzeit Bedarf bis Bestellung | Wie schnell ein freigegebener Bedarf in eine Bestellung überführt wird |
| Bestellungen mit Bestellbezug | Wie konsequent der definierte Einkaufsprozess genutzt wird |
| Rechnungen mit PO-Bezug | Wie viele Rechnungen automatisch mit einer Bestellung verknüpft werden können |
| Automatisierungsquote | Welcher Anteil der Vorgänge ohne manuelle Bearbeitung verarbeitet wird |
| Klärfallquote | Wie häufig Abweichungen eine manuelle Entscheidung erfordern |
| Rechnungsdurchlaufzeit | Zeit vom Rechnungseingang bis zur Freigabe beziehungsweise Buchung |
| First-Time-Right-Rate | Anteil der Vorgänge, die ohne Korrektur oder Nachbearbeitung abgeschlossen werden |
| Skonto-Nutzungsquote | Wie häufig verfügbare Skonti tatsächlich genutzt werden |
| Prozesskosten pro Vorgang | Aufwand für Bestellung, Rechnungsverarbeitung oder Gesamtprozess |
Welche Kennzahlen sinnvoll sind, hängt vom jeweiligen Optimierungsziel ab. Eine Organisation mit langen Rechnungsdurchlaufzeiten benötigt andere Schwerpunkte als ein Unternehmen mit hoher Maverick-Buying- oder Klärfallquote.
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Bestandteil eines automatisierten Purchase-to-Pay-Prozesses, weil strukturierte Rechnungsdaten eine maschinelle Verarbeitung erleichtern.
Der eigentliche Effizienzgewinn entsteht jedoch erst dann, wenn die elektronische Rechnung mit den vorgelagerten Prozessdaten verbunden wird.
Eine digital eingehende Rechnung ist noch kein automatisierter P2P-Prozess.
Erst wenn beispielsweise Bestellnummer, Lieferant, Wareneingang, Kostenstelle und Beträge automatisch zugeordnet und geprüft werden können, entsteht ein durchgängiger Prozess.
Unternehmen sollten die Einführung oder Optimierung der E-Rechnung deshalb nicht isoliert betrachten. Sie bietet einen geeigneten Anlass, auch die vorgelagerten Beschaffungs- und nachgelagerten Zahlungsprozesse zu prüfen.
Bonpago begleitet Unternehmen und öffentliche Einrichtungen bei der Optimierung des Rechnungseingangs und der Integration in bestehende Purchase-to-Pay-Strukturen.
Source to Pay, kurz S2P, setzt früher im Beschaffungsprozess an als Purchase beziehungsweise Procure to Pay.
Während Purchase to Pay den operativen Ablauf von Bedarf und Bestellung bis zur Zahlung betrachtet, umfasst Source to Pay zusätzlich vorgelagerte strategische Beschaffungsaktivitäten.
| Purchase / Procure to Pay | Source to Pay |
|---|---|
| Bedarfsmeldung | Bedarfs- und Beschaffungsstrategie |
| Genehmigung | Lieferantensuche und Ausschreibung |
| Bestellung | Angebotsvergleich und Verhandlung |
| Wareneingang | Vertrags- und Lieferantenmanagement |
| Rechnung | anschließend operativer P2P-Prozess |
| Zahlung | Zahlung |
Source to Pay erweitert die Perspektive damit von der operativen Transaktion auf einen größeren Teil des gesamten Beschaffungslebenszyklus.
Viele Schwachstellen entstehen nicht innerhalb eines einzelnen Systems, sondern an den Übergängen zwischen Organisationseinheiten und Anwendungen.
Typische Probleme sind:
Die technische Digitalisierung einzelner Schritte behebt diese Probleme nicht automatisch. Ein fehlerhafter Prozess bleibt auch dann fehlerhaft, wenn die dazugehörigen Formulare digital statt auf Papier ausgefüllt werden.
Auch für die öffentliche Verwaltung ist ein durchgängiger Purchase-to-Pay-Prozess relevant. Allerdings müssen neben Effizienz und Automatisierung zusätzliche organisatorische und regulatorische Rahmenbedingungen berücksichtigt werden.
Beschaffungsvorgänge können beispielsweise mit Vergabeverfahren, Haushaltsmitteln, festgelegten Zeichnungsbefugnissen und unterschiedlichen Fachverfahren verbunden sein.
Ein P2P-Projekt in der Verwaltung muss deshalb nicht nur Systeme miteinander verbinden, sondern auch bestehende Zuständigkeiten und Vorgaben korrekt abbilden.
Gleichzeitig bietet die Digitalisierung Potenzial, um:
Gerade bei heterogenen Systemlandschaften ist eine saubere Prozess- und Schnittstellenanalyse eine wichtige Voraussetzung für die Umsetzung.
Ein neues Purchase-to-Pay-System sollte nicht allein anhand einer möglichst langen Funktionsliste ausgewählt werden.
Für eine tragfähige Entscheidung sind insbesondere folgende Punkte relevant:
Eine technisch leistungsfähige Plattform bringt wenig, wenn Mitarbeitende den vorgesehenen Einkaufsweg umgehen oder wichtige Informationen weiterhin außerhalb des Systems austauschen.
Deshalb gehören Prozessdesign und Change Management genauso zur P2P-Transformation wie die Auswahl geeigneter Software.
Purchase to Pay bedeutet sinngemäß „vom Einkauf bis zur Bezahlung“. Gemeint ist der vollständige Geschäftsprozess von der Bedarfsmeldung über Bestellung und Rechnungsverarbeitung bis zur Zahlung an den Lieferanten.
Ein Purchase-to-Pay-Prozess verbindet alle operativen Schritte der Beschaffung und Bezahlung. Dazu gehören typischerweise Bedarfsmeldung, Genehmigung, Bestellung, Wareneingang, Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Freigabe, Buchung und Zahlung.
Purchase to Pay und Procure to Pay werden häufig synonym verwendet. Beide Begriffe werden zudem mit P2P abgekürzt. Je nach Organisation oder Definition können sich die betrachteten Prozessgrenzen geringfügig unterscheiden.
Purchase-to-Pay-Software unterstützt Unternehmen dabei, Beschaffungs- und Zahlungsprozesse digital abzubilden und zu automatisieren. Typische Funktionen reichen von Bedarfsmeldungen und Bestellungen über Rechnungsprüfung und Workflows bis zur Integration mit ERP- und Finanzsystemen.
Ein automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess kann manuelle Tätigkeiten reduzieren, Durchlaufzeiten verkürzen, Fehler vermeiden und die Transparenz erhöhen. Zusätzlich lassen sich Freigaben und Kontrollen systematisch in den Prozess integrieren.
Beim Three-Way-Match werden Bestellung, Wareneingang beziehungsweise Leistungsnachweis und Rechnung miteinander abgeglichen. Stimmen die relevanten Daten innerhalb definierter Regeln überein, kann die Rechnung weitgehend automatisiert weiterverarbeitet werden.
Source to Pay umfasst zusätzlich strategische Beschaffungsaktivitäten wie Lieferantensuche, Ausschreibungen, Verhandlungen und Vertragsmanagement. Purchase beziehungsweise Procure to Pay konzentriert sich stärker auf den operativen Ablauf von Bedarf und Bestellung bis zur Bezahlung.
Die Optimierung beginnt mit einer vollständigen Analyse des Ist-Prozesses. Anschließend werden Medienbrüche, manuelle Tätigkeiten und häufige Klärfälle identifiziert. Daraus entsteht ein Soll-Prozess mit klaren Rollen, Regeln, Datenflüssen und Automatisierungsmöglichkeiten. Erst auf dieser Grundlage sollte entschieden werden, welche technischen Lösungen erforderlich sind.
Purchase to Pay betrachtet Beschaffung und Bezahlung nicht als voneinander getrennte Abläufe. Der Prozess verbindet Bedarf, Genehmigung, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsverarbeitung und Zahlung zu einer durchgängigen Kette.
Genau darin liegt das Potenzial von P2P. Informationen müssen nicht mehrfach erfasst werden, standardisierte Vorgänge lassen sich automatisieren und Abweichungen können gezielt bearbeitet werden. Gleichzeitig erhalten Einkauf, Finance und Management eine bessere Übersicht über Bestellungen, Verpflichtungen, Rechnungen und bevorstehende Zahlungen.
Technologie allein reicht dafür allerdings nicht aus. Ein funktionierender Purchase-to-Pay-Prozess benötigt klare Zuständigkeiten, saubere Stammdaten, definierte Freigaberegeln und zuverlässige Schnittstellen zwischen den beteiligten Systemen.
Unternehmen sollten deshalb nicht mit der Frage starten, welche Purchase-to-Pay-Software sie benötigen. Zuerst muss geklärt werden, wie der Prozess künftig funktionieren soll und welche Probleme tatsächlich gelöst werden müssen.
Bonpago unterstützt Unternehmen und öffentliche Einrichtungen dabei, bestehende Beschaffungs- und Finanzprozesse ganzheitlich zu analysieren, zu digitalisieren und sinnvoll miteinander zu verbinden. Wenn Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess optimieren möchten, finden Sie dort weitere Informationen zum Beratungs- und Umsetzungsansatz von Bonpago.