ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat im Hybrid-Stil, das zwei Komponenten in einer Datei kombiniert: eine visuell lesbare PDF-Darstellung und strukturierte maschinenlesbare XML-Daten. Dadurch kann eine Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch automatisiert in geeigneten ERP-, Buchhaltungs- und Workflow-Systemen verarbeitet werden.
Für CFOs, Finanzbuchhaltungsleitungen und IT-Verantwortliche ist ZUGFeRD insbesondere im Kontext der E-Rechnung relevant. Das Format kann manuelle Verarbeitungsschritte reduzieren und strukturierte Rechnungsprozesse unterstützen. Welche wirtschaftlichen Effekte tatsächlich entstehen, hängt jedoch von Rechnungsvolumen, Datenqualität, Systemintegration und dem bestehenden Prozess ab.
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine visuell lesbare PDF-Darstellung und strukturierte XML-Rechnungsdaten in einer Datei kombiniert. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und verwendet PDF/A-3 als Container für die eingebetteten strukturierten Daten.
Die visuelle Komponente ermöglicht das Lesen und Darstellen der Rechnung. Die strukturierte XML-Komponente kann von geeigneten Systemen automatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
Damit kann ZUGFeRD insbesondere dort sinnvoll sein, wo Unternehmen strukturierte Rechnungsdaten nutzen möchten, gleichzeitig aber eine visuelle Rechnungsdarstellung benötigen.
Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, die bei geeigneter Systemintegration manuelle Datenerfassung reduzieren kann.
Eine einfache PDF-Rechnung enthält dagegen keine strukturierten Rechnungsdaten im Sinne einer E-Rechnung. Sie kann zwar beispielsweise über OCR verarbeitet werden, ist aber seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich als sonstige Rechnung und nicht als E-Rechnung einzuordnen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten Übergangsregelungen und Ausnahmen. Eine allgemeine besondere ZUGFeRD-Pflicht seit Juni 2025 besteht nicht.
Unternehmen, die ihre E-Rechnungsprozesse planen oder bestehende Systeme überprüfen möchten, können dafür eine E-Rechnung-Beratung nutzen.
Aus Sicht der Aufbewahrung ist außerdem wichtig: Die bloße Verwendung von PDF/A-3 oder ZUGFeRD stellt nicht automatisch die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Rechnungsprozesses sicher. Entscheidend ist das konkrete technische und organisatorische Verfahren.
Die PDF-Komponente stellt die Rechnung visuell dar und basiert bei ZUGFeRD auf PDF/A-3. PDF/A-3 ermöglicht die Einbettung zusätzlicher Dateien und bildet damit den Container für die strukturierte XML-Komponente.
Die visuelle Darstellung kann insbesondere für menschliche Prüfung, Freigabe oder Kommunikation hilfreich sein.
Die XML-Komponente enthält die strukturierten Rechnungsdaten und bildet die Grundlage für eine automatisierte Verarbeitung.
ZUGFeRD verwendet hierfür die UN/CEFACT-CII-Syntax. Die Datenstruktur orientiert sich je nach eingesetzter Version und Profil an den entsprechenden ZUGFeRD-Spezifikationen und gegebenenfalls an EN 16931.
Die XML-Daten können von geeigneten ERP-, Buchhaltungs- oder Rechnungsworkflow-Systemen ausgelesen und verarbeitet werden.
Eine ZUGFeRD-Rechnung kann unter anderem folgende Informationen strukturiert enthalten:
Welche Informationen im konkreten Fall zwingend erforderlich sind, hängt vom steuerlichen Sachverhalt, dem verwendeten Profil und gegebenenfalls weiteren Anforderungen des Empfängers ab.
Fehlende oder fehlerhafte Informationen können technische Fehler, Rückfragen oder eine Zurückweisung durch den Empfänger verursachen. Eine automatische Ablehnung ist jedoch nicht für jeden Fehler pauschal zu unterstellen.
ZUGFeRD wurde im Laufe der Zeit in mehreren Versionen weiterentwickelt. Für aktuelle Rechnungsprozesse sollte geprüft werden, welche Version und welches Profil die eingesetzte Software unterstützt und welche Anforderungen der konkrete Rechnungsempfänger stellt.
Für den umsatzsteuerlichen E-Rechnungsbegriff nennt das BMF geeignete ZUGFeRD-Versionen ab Version 2.0.1, wobei die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Anforderungen einzuordnen sind.
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich die Vorgaben des jeweiligen B2G-Verfahrens, des Rechnungsempfängers und gegebenenfalls der verwendeten Plattform. Es gibt keine allgemeine bundesweite Regel, nach der deutsche Behörden seit Juni 2025 ausschließlich ZUGFeRD 2.1.1 oder neuer akzeptieren.
| Format | Aufbau | Visuelle Darstellung | Maschinelle Verarbeitung | Typische Einordnung |
|---|---|---|---|---|
| ZUGFeRD | PDF/A-3 mit eingebetteten strukturierten XML-Daten | Ja | Ja | Hybrides E-Rechnungsformat bei geeigneter Version und geeignetem Profil |
| XRechnung | Strukturiertes XML-basiertes Format | Visualisierung über geeignete Software möglich | Ja | Insbesondere im deutschen B2G-Umfeld verbreitet, auch darüber hinaus einsetzbar |
| PDF ohne strukturierte Daten | Visuelles elektronisches Dokument | Ja | Nur über zusätzliche Verfahren wie OCR oder Datenerfassung | Sonstige Rechnung |
| Andere strukturierte Formate | Abhängig vom Format | Abhängig vom Format | Ja | Können unter den gesetzlichen Voraussetzungen ebenfalls E-Rechnungen darstellen |
| Factur-X | PDF/A-3 mit eingebetteten strukturierten XML-Daten | Ja | Ja | Französisch-deutsches Hybridformat mit enger Verbindung zu ZUGFeRD |
ZUGFeRD und XRechnung sind unterschiedliche technische Ausprägungen strukturierter E-Rechnungen. Welche Variante eingesetzt werden sollte, hängt von Empfängeranforderungen und Systemlandschaft ab.
Eine ZUGFeRD-Rechnung kann nicht pauschal als universelle Rechnungsvariante für alle B2B- und B2G-Empfänger angesehen werden. Insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern sollten Format, Profil und Übertragungsweg vor dem Versand geprüft werden.
Weitere Informationen bietet der Beitrag zum Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD.
Factur-X und ZUGFeRD wurden eng aufeinander abgestimmt. Die konkrete technische Kompatibilität hängt jedoch von Version und Profil ab und sollte bei der eingesetzten Software geprüft werden.
Ergänzend kann ein XRechnung-Validator beziehungsweise ein für das jeweilige Rechnungsformat geeigneter Validator bei der technischen Prüfung unterstützen.
Der praktische Einsatz einer ZUGFeRD-Rechnung umfasst typischerweise Erstellung, technische Prüfung, Übertragung, Verarbeitung und Aufbewahrung.
ZUGFeRD-Rechnungen können beispielsweise aus ERP-, Fakturierungs- oder spezialisierten E-Invoicing-Systemen erzeugt werden.
Technisch ist auch eine individuelle Implementierung möglich. Dabei müssen PDF/A-3-Dokument und strukturierte XML-Daten entsprechend der eingesetzten ZUGFeRD-Spezifikation erzeugt und miteinander verbunden werden.
Ein möglicher Workflow ist:
Welche dieser Schritte automatisiert werden können, hängt von der eingesetzten Software ab.
Eine technische Validierung kann Fehler frühzeitig sichtbar machen. Sie stellt jedoch weder automatisch die steuerliche Richtigkeit sicher noch ist sie unmittelbar Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung der E-Rechnung.
Vor dem Versand sollte insbesondere bei besonderen Empfängeranforderungen geprüft werden, welches Format und welcher Übertragungsweg erwartet werden.
Mögliche Übertragungswege sind beispielsweise:
Für automatisierte Prozesse kann es sinnvoll sein, Empfängerpräferenzen beziehungsweise technische Anforderungen im Kundenstamm zu hinterlegen.
Dies ist eine organisatorische Best Practice und nicht pauschal ein gesetzlich vorgeschriebener Audit-Kontrollpunkt.
In bestimmten Prozessen kann außerdem ein elektronisches Meldesystem eine Rolle spielen.
Ein geeignetes Empfängersystem kann die strukturierten XML-Daten aus einer ZUGFeRD-Rechnung übernehmen und beispielsweise für folgende Prozesse nutzen:
Welche Funktionen tatsächlich zur Verfügung stehen, hängt vom eingesetzten ERP-, Workflow- oder Buchhaltungssystem ab.
Der PDF-Teil kann parallel für die visuelle Darstellung genutzt werden.
Protokollierungs- und Kontrollfunktionen können die Nachvollziehbarkeit des Prozesses unterstützen. Ein bestimmter vollständiger Audit-Trail jedes Verarbeitungsschritts ist jedoch nicht pauschal allein aufgrund der E-Rechnung vorgeschrieben.
Im weiteren Zahlungsprozess kann auch ein Request-to-Pay relevant sein.
Fehlende oder fachlich falsche Rechnungsinformationen können die automatische Verarbeitung beeinträchtigen.
Welche Angaben im konkreten Rechnungsfall erforderlich sind, sollte anhand des steuerlichen Sachverhalts und des verwendeten Profils geprüft werden.
Fehler können zu Rückfragen oder – abhängig von Empfängersystem und Prüfregeln – zu einer Zurückweisung führen.
Die eingesetzte Version und das Profil müssen zum jeweiligen Anwendungsfall passen.
Für steuerliche E-Rechnungen sollte insbesondere geprüft werden, ob die eingesetzte ZUGFeRD-Ausprägung die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung erfüllt.
Bei öffentlichen Auftraggebern sollte zusätzlich geprüft werden, welche Formate, Versionen und Übertragungswege der konkrete Empfänger akzeptiert.
Eine pauschale Aussage, dass ZUGFeRD 2.0.1 von deutschen Behörden grundsätzlich abgelehnt wird und ausschließlich 2.1.1 oder neuer zulässig ist, ist nicht belastbar.
Bei einer hybriden Rechnung sollten visuelle Darstellung und strukturierte Rechnungsdaten inhaltlich konsistent erzeugt werden.
Abweichungen können insbesondere bei automatisierten und manuellen Prüfungen zu Problemen führen.
Für die steuerliche Einordnung der E-Rechnung ist grundsätzlich der strukturierte Rechnungsbestandteil maßgeblich.
Insbesondere im B2G-Umfeld oder bei Geschäftspartnern mit besonderen Schnittstellenanforderungen sollte geklärt werden, welches Format und welcher Übertragungsweg verwendet werden sollen.
Eine technische Validierung kann dabei helfen, Fehler in Struktur, Geschäftsregeln oder verwendeten Codes frühzeitig zu erkennen.
Zusätzlich kann bei hybriden Rechnungen eine Prüfung der inhaltlichen Konsistenz zwischen visueller Darstellung und strukturierten Daten sinnvoll sein.
Eine Verpflichtung, jeden einzelnen Validierungsschritt und jedes Validierungsergebnis dauerhaft als eigenen Audit-Nachweis zu archivieren, besteht jedoch nicht pauschal.
Weitere Informationen bietet der Beitrag zum Thema PDF in ZUGFeRD umwandeln.
Wenn mehrere Systeme oder Organisationseinheiten Rechnungen erzeugen, sollte nachvollziehbar sein, welche Versionen und Profile verwendet werden.
Ein zentrales Konfigurationsmanagement kann hier sinnvoll sein, ist aber keine eigenständige gesetzliche Voraussetzung der E-Rechnung.
Bei E-Rechnungen ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.
Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.
Ein geeigneter Aufbewahrungsprozess kann beispielsweise Zugriffsrechte, Sicherungen, Protokollierung oder Integritätskontrollen enthalten. Welche Maßnahmen tatsächlich erforderlich und angemessen sind, hängt vom konkreten Gesamtverfahren ab.
WORM-Speicher, vollständige technische Audit-Trails, unveränderbare Metadaten oder eine konkrete Integritätsprüfung sind nicht pauschal für jede ZUGFeRD-Rechnung gesetzlich vorgeschrieben.
Weitere Hinweise finden Sie unter E-Rechnung archivieren.
Ob ZUGFeRD für ein Unternehmen sinnvoll ist, hängt von Empfängerkreis, Systemlandschaft und Prozessanforderungen ab.
ZUGFeRD bietet sich insbesondere an, wenn strukturierte Rechnungsdaten und eine visuelle Darstellung in einer gemeinsamen Datei benötigt werden.
Auch bei heterogenen Empfängergruppen kann das Hybridformat praktisch sein, sofern die jeweiligen Empfänger die verwendete ZUGFeRD-Version und das Profil verarbeiten können.
Bei höherem Rechnungsvolumen kann die strukturierte Verarbeitung wirtschaftliche Vorteile bieten. Eine feste Mindestgröße wie 500 Rechnungen pro Monat lässt sich jedoch nicht allgemein festlegen.
Entscheidend ist vielmehr, wie hoch der heutige manuelle Aufwand ist und wie gut die Rechnungsdaten in bestehende Systeme integriert werden können.
Wenn ein Rechnungsempfänger ausdrücklich ein anderes Format oder einen bestimmten Übertragungsweg verlangt, sollte dieser Anforderung gefolgt werden.
Auch bei internationalen Rechnungsprozessen sollten die jeweils geltenden nationalen und technischen Anforderungen separat betrachtet werden.
| Entscheidungskriterium | ZUGFeRD kann sinnvoll sein | Alternative prüfen |
|---|---|---|
| Visuelle und strukturierte Rechnung benötigt | Ja | Bei rein strukturierten Prozessen kann XML-only ausreichen |
| Automatisierte Verarbeitung vorgesehen | Ja | Bei sehr einfachen Prozessen wirtschaftlichen Nutzen prüfen |
| Empfänger akzeptiert eingesetzte ZUGFeRD-Ausprägung | Ja | Anderes Format verwenden, wenn erforderlich |
| Öffentlicher Auftraggeber | Kann je nach konkreten Empfängervorgaben möglich sein | Format- und Plattformanforderungen des Empfängers prüfen |
| Internationaler Rechnungsprozess | Je nach Zielland und Empfängersystem | Nationale Formate und Vorgaben separat prüfen |
Eine ZUGFeRD-Rechnung sollte entsprechend der eingesetzten ZUGFeRD-Spezifikation erzeugt werden. Dazu gehören insbesondere eine geeignete PDF/A-3-Datei und korrekt eingebettete strukturierte Rechnungsdaten.
Eine technische Validierung kann dabei helfen, Format- und Geschäftsregelfehler zu erkennen.
Die für den konkreten Rechnungsfall erforderlichen Angaben sollten vollständig und fachlich korrekt sein.
Bei hybriden Rechnungen sollten visuelle Darstellung und strukturierte Rechnungsdaten inhaltlich konsistent erzeugt werden.
Version und Profil sollten zu den Anforderungen des konkreten Rechnungsvorgangs und des Empfängers passen.
Es gibt keine allgemeingültige Regel, dass für deutsche Behörden stets mindestens ZUGFeRD 2.1.1 erforderlich ist. B2G-Anforderungen sollten für den konkreten Empfänger geprüft werden.
Eine geeignete Lösung sollte sich möglichst gut mit ERP, Buchhaltung und anderen beteiligten Systemen verbinden lassen.
Standardisierte Schnittstellen und nachvollziehbare Datenflüsse können die Integration erleichtern.
Technische Prüffunktionen und Testmöglichkeiten können die Einführung unterstützen. Dabei sollte klar sein, gegen welche Spezifikation und Version geprüft wird.
Eine Validierung ist sinnvoll, aber nicht gleichbedeutend mit einer vollständigen steuerlichen oder fachlichen Prüfung.
Eine geeignete Lösung sollte die Aufbewahrung der strukturierten Originaldaten und eine nachvollziehbare Prozessgestaltung unterstützen.
Funktionen wie Zugriffssteuerung, Protokollierung oder Integritätskontrollen können sinnvoll sein. Sie sollten jedoch nicht als pauschale gesetzliche Muss-Anforderungen für jede ZUGFeRD-Rechnung dargestellt werden.
Ergänzend kann eine E-Rechnung-Schulung bei der Einführung unterstützen.
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung selbst erstellen, ohne spezielle Software?
Technisch ist eine eigene Implementierung möglich. Dabei müssen PDF/A-3-Struktur, eingebettete XML-Daten und die Anforderungen der jeweils eingesetzten ZUGFeRD-Spezifikation korrekt umgesetzt werden. Für viele Unternehmen ist deshalb eine spezialisierte Software oder eine entsprechende ERP-Funktion praktischer.
Muss eine ZUGFeRD-Rechnung immer PDF und XML enthalten?
ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Die strukturierte XML-Komponente ist dabei in eine PDF/A-3-Datei eingebettet. Eine reine PDF ohne strukturierte XML-Daten ist daher keine ZUGFeRD-Rechnung.
Welche ZUGFeRD-Version soll ich verwenden?
Das hängt vom konkreten Anwendungsfall, dem eingesetzten Profil und den Anforderungen des Empfängers ab. Für eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts sollten geeignete aktuelle Versionen und Profile eingesetzt werden. Bei B2G-Rechnungen sind zusätzlich die Vorgaben des konkreten öffentlichen Auftraggebers zu prüfen.
Ist ZUGFeRD 2.1.1 für deutsche Behörden zwingend?
Nein, eine solche pauschale bundesweite Aussage ist nicht belastbar. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzliche B2G-Anforderungen, die sich nach Empfänger, Rechtsrahmen und Übertragungsweg unterscheiden können.
Wie unterscheidet sich ZUGFeRD von XRechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format mit visueller PDF-Darstellung und eingebetteten strukturierten Daten. XRechnung ist ein strukturiertes XML-basiertes Format. Beide können für E-Rechnungsprozesse eingesetzt werden, unterscheiden sich jedoch technisch und hinsichtlich ihrer typischen Einsatzszenarien.
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung international versenden?
Grundsätzlich kann eine Datei international übertragen werden. Ob sie jedoch die rechtlichen und technischen Anforderungen des jeweiligen Ziellandes erfüllt, muss separat geprüft werden.
Wie prüfe ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine technische Validierung kann prüfen, ob die Datei den Regeln der eingesetzten ZUGFeRD-Spezifikation entspricht. Zusätzlich sollte die fachliche Richtigkeit der Rechnung kontrolliert werden.
Bei konkreten Validator-Regeln sollte immer klar sein, welche Version der Spezifikation beziehungsweise des Validators verwendet wird. Versionsabhängige Detailregeln sollten ohne eindeutige Versions- und Regelreferenz nicht pauschal dargestellt werden.
Ist ZUGFeRD Pflicht?
Nein. ZUGFeRD ist nicht generell vorgeschrieben. Unternehmen können auch andere geeignete strukturierte E-Rechnungsformate verwenden, sofern diese die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen und zum jeweiligen Empfängerprozess passen.
Wie bewahre ich ZUGFeRD-Rechnungen ordnungsgemäß auf?
Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.
Ein bestimmtes zertifiziertes Archivsystem, WORM-Speicher, vollständige Audit-Trails oder eine bestimmte Form der Metadatenprotokollierung sind nicht pauschal für jede ZUGFeRD-Rechnung gesetzlich vorgeschrieben.
Welche wirtschaftlichen Effekte bringt ZUGFeRD?
Strukturierte Rechnungsdaten können manuelle Datenerfassung reduzieren und eine automatisierte Verarbeitung unterstützen. Welche Zeit- oder Kosteneinsparungen tatsächlich entstehen, sollte anhand eigener Prozessdaten gemessen werden.
Feste Schwellen wie 500 Rechnungen pro Monat oder pauschale Amortisationszeiträume lassen sich nicht seriös auf alle Unternehmen übertragen.
Was sind typische Implementierungsrisiken?
Typische Risiken sind ungeeignete Versionen oder Profile, unvollständige Rechnungsdaten, fehlerhaftes Mapping, fehlende Abstimmung mit Empfängern, ungeklärte Schnittstellen und unzureichend getestete Prozesse. Auch die Aufbewahrung der strukturierten Originaldaten sollte frühzeitig geklärt werden.
ZUGFeRD verbindet eine visuelle Rechnungsdarstellung mit strukturierten maschinenlesbaren Rechnungsdaten und kann dadurch sowohl menschliche Prüfung als auch automatisierte Verarbeitung unterstützen.
Für eine belastbare Umsetzung sollten Unternehmen insbesondere die passende Version und das passende Profil auswählen, Empfängeranforderungen berücksichtigen, die erzeugten Daten technisch und fachlich prüfen und den strukturierten Originalbestandteil ordnungsgemäß aufbewahren.
Dabei ist wichtig, gesetzliche Anforderungen und technische beziehungsweise organisatorische Best Practices voneinander zu unterscheiden. Weder eine bestimmte ZUGFeRD-Version für alle Behörden noch vollständige Audit-Trails, bestimmte Archivtechnologien oder feste Validierungsprozesse können pauschal als allgemeine gesetzliche Pflicht dargestellt werden.