Die regulatorischen Anforderungen an die E-Rechnung haben sich seit Januar 2025 grundlegend verändert. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozess- und Systemlandschaften an die neuen gesetzlichen Vorgaben anzupassen. Hoher manueller Aufwand, Medienbrüche und Fehleranfälligkeit prägen noch immer viele Rechnungsprozesse. Dieser Guide zeigt Ihnen strukturiert und praxisnah, wie Sie die E-Rechnung in SAP umsetzen – von der Prozessvorbereitung über die technische Konfiguration bis hin zum operativen Betrieb, Compliance und Risikomanagement.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Die gestaffelten Fristen zur Ausstellung sind bereits in Kraft: Seit 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Seit 2028 gilt diese Pflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Austausch. Im Jahr 2026 befinden wir uns damit in einer kritischen Umsetzungsphase, in der Finance- und IT-Verantwortliche ihre Systeme skalieren, Prozesse stabilisieren und sich auf die nächsten Stufen vorbereiten müssen.
Nach diesem Guide verstehen Sie, was eine E-Rechnung im SAP-Kontext bedeutet, welche Formate und Übermittlungswege verfügbar sind, wie Sie SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) einsetzen und wie Sie die E-Rechnung Schritt für Schritt in SAP erstellen, versenden, empfangen, archivieren und überwachen. Sie erhalten zudem konkrete Entscheidungsgrundlagen für die Auswahl von Formaten, die Planung von Rollouts, die Kalkulation von Wirtschaftlichkeit und ROI sowie die Vermeidung typischer Fehler und Risiken.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, elektronischen und maschinenlesbaren Format, typischerweise XML. Sie ermöglicht die automatisierte Verarbeitung in Finanz- und Verwaltungsprozessen. Eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderungen nicht, da sie nicht strukturiert und nicht maschinenlesbar ist. Hybride Formate wie ZUGFeRD kombinieren ein visuell lesbares PDF mit einem strukturierten XML-Datenset, wobei die XML-Daten das entscheidende Element darstellen.
Im SAP-Ökosystem bedeutet die E-Rechnung weit mehr als nur ein Dateiformat. Sie betrifft den gesamten End-to-End-Prozess: von der Erstellung der Rechnung aus den Bewegungs- und Stammdaten über die Validierung, den Versand, den Empfang, die Prüfung, die Freigabe, die Archivierung bis hin zum Monitoring und Reporting. Die elektronische Rechnung mit SAP integriert sich in bestehende Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse und setzt eine hohe Datenqualität sowie saubere Schnittstellen voraus.
SAP bietet mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) eine zentrale Lösung für die Übermittlung und den Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Übermittlung gesetzlicher Berichte. SAP DRC unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD, nutzt das Netzwerk PEPPOL für den Austausch und ist kompatibel mit S/4HANA, SAP ERP (ECC), Central Finance, HCM und BRIM. Der gemeinsame Monitor und das Compliance Cockpit ermöglichen kontinuierliche Konsistenzprüfungen, Fehlerüberwachung und Fristenüberwachung aus Business-User-Perspektive.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Kontext empfangen können. Die europäische Norm EN 16931 dient dabei als inhaltlicher Rahmen und definiert das Datenmodell sowie die Anforderungen an eine elektronische Rechnung. Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen, die bereits in Kraft sind:
EDI-Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen, können auch nach 2028 weiterhin genutzt werden, sofern beide Geschäftspartner zustimmen. Unternehmen sollten bereits im Jahr 2026 ihre Prozesse stabilisieren, Formatauswahl treffen, Partnerkommunikation definieren und ein belastbares Monitoring aufbauen. Die gesetzliche Grundlage bildet das Wachstumschancengesetz in Verbindung mit § 14 UStG.
Im internationalen Kontext besteht ein Flickenteppich unterschiedlicher Formate und Übermittlungsmodelle. Während in Deutschland der Austausch direkt zwischen Lieferant und Kunde erfolgt, existieren in anderen Ländern Meldepflichten an Behörden (Clearance-Modelle) oder hybride Modelle. Die ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der Europäischen Kommission plant die Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer. Die Umsetzung in Deutschland wird voraussichtlich nicht vor 2030 bis 2032 erfolgen.
In Deutschland stehen mit XRechnung und ZUGFeRD zwei zentrale Formate zur Verfügung, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die Wahl des Formats hängt von den Anforderungen des Empfängers, der bestehenden Systemlandschaft und der Internationalität des Unternehmens ab.
Die XRechnung ist ein nationaler Standard, der besonders für den Austausch mit der öffentlichen Verwaltung relevant ist. Sie liegt ausschließlich als XML-Datei vor und ist ohne technische Hilfsmittel für Menschen nur schwer lesbar. Die XRechnung wurde kontinuierlich weiterentwickelt; die Version XRechnung 3.0.1 wurde bereits 2024 veröffentlicht. Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber beliefern, müssen in der Lage sein, XRechnung zu erstellen und zu verarbeiten.
ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format, das ein visuell lesbares PDF mit strukturierten XML-Daten kombiniert. Dies bietet Komfort für menschliche Empfänger und ermöglicht gleichzeitig eine maschinelle Verarbeitung. ZUGFeRD eignet sich besonders für den Austausch in der Privatwirtschaft, da es Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit verbindet.
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD, die bei der Entscheidung für ein Format berücksichtigt werden sollten:
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | Hybrides Format (XML + PDF) |
| Lesbarkeit für Menschen | Nur mit technischen Hilfsmitteln | PDF direkt lesbar |
| Zielgruppe | Öffentliche Verwaltung | Privatwirtschaft |
| Komfort für Empfänger | Gering | Hoch |
| Maschinelle Verarbeitung | Vollständig | Vollständig (über XML-Teil) |
Bevor Sie mit der technischen Umsetzung beginnen, sollten Sie die Ausgangslage Ihres Unternehmens klären und die notwendigen Voraussetzungen sicherstellen. Diese Checkliste hilft Ihnen bei der Vorbereitung:
Eine zentrale Herausforderung ist die Stammdatenqualität. Fehlende oder inkonsistente steuerliche Daten, unvollständige Partnerdaten oder fehlende Referenzen zu Bestellungen, Wareneingängen und Leistungsnachweisen führen zu hohen Fehlerquoten beim Export und bei der Validierung. Die Bereinigung und Harmonisierung der Stammdaten sollte daher frühzeitig in der Planung berücksichtigt werden. Erfahrungsgemäß bindet die Stammdatenbereinigung erhebliche Ressourcen und kann bis zu 30 Prozent des gesamten Projektaufwands ausmachen.
Der erste Schritt besteht darin, den konkreten Anwendungsfall zu bestimmen. Handelt es sich um Ausgangsrechnungen im Order-to-Cash-Prozess oder um Eingangsrechnungen im Purchase-to-Pay-Prozess? Versenden Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, an Geschäftskunden in Deutschland oder international?
Die Antwort auf diese Fragen bestimmt das Zielformat. Für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung in der Regel erforderlich. Für den B2B-Bereich in der Privatwirtschaft bietet sich ZUGFeRD an. Wenn Sie bereits EDI-Verfahren nutzen, können Sie diese weiterhin einsetzen, sofern sie EN-16931-konform sind und beide Geschäftspartner zustimmen.
Definieren Sie eine klare Governance für Formate und Kommunikationswege. Legen Sie fest, wer welches Format in welchem Kanal erhält. Dokumentieren Sie die Entscheidungen und kommunizieren Sie sie an alle Beteiligten. Dies verhindert einen unkontrollierten Formatmix und erleichtert den späteren Betrieb erheblich.
Prüfen Sie, welche Belegdaten Pflichtbestandteile einer Rechnung sind. Dazu gehören unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Empfängerdaten (inkl. Leitweg-ID bei XRechnung), Leistungsbeschreibung, Beträge, Steuersätze, Zahlungsbedingungen und gegebenenfalls Bestellreferenzen. Klären Sie, wo diese Daten im SAP-Prozess entstehen: aus Stammdaten, Bewegungsdaten, Bestellungen oder Verträgen.
Identifizieren Sie typische Engpässe: fehlende oder inkonsistente Steuerdaten, unvollständige Partnerdaten, fehlende Referenzen zu Bestellung, Wareneingang oder Leistungsnachweis. Eine saubere Datengrundlage ist entscheidend für eine erfolgreiche E-Rechnungserstellung. Führen Sie eine Datenqualitätsanalyse durch und definieren Sie Bereinigungsmaßnahmen sowie Verantwortlichkeiten.
Implementieren Sie ein geeignetes E-Invoicing-Modul wie SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC). Stellen Sie sicher, dass Ihre SAP-Version (S/4HANA oder ECC) mit den neuesten Updates, Support Packages und SAP Notes aktualisiert ist, um die Integration von XRechnung und ZUGFeRD zu ermöglichen. Prüfen Sie die Kompatibilität Ihres Systems mit den aktuellen Formatversionen (z. B. XRechnung 3.0.1).
Konfigurieren Sie Rollen und Berechtigungen: Wer darf Rechnungen erzeugen, prüfen, senden, überwachen und korrigieren? Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten zwischen Finance und IT, um Verzögerungen bei der Fehlerbehebung zu vermeiden. Erstellen Sie ein Berechtigungskonzept, das sowohl funktionale als auch organisatorische Trennungen berücksichtigt (Segregation of Duties).
Richten Sie die technischen Komponenten ein: Aktivieren Sie SAP DRC, konfigurieren Sie das Output Management für die Formatgenerierung, definieren Sie die Schnittstellen zu AIF oder CPI, und binden Sie einen Access Point für PEPPOL oder andere Netzwerke an. Klären Sie, ob der Access Point intern betrieben oder extern bezogen wird (z. B. über einen Dienstleister). Die Wahl hat Auswirkungen auf Kosten, SLAs und Betriebsverantwortung.
Die Erstellung einer Faktura im SAP-System erfolgt über spezielle Transaktionen. Für Ausgangsrechnungen in SAP ECC oder S/4HANA sind dies beispielsweise die Transaktion VF01 „Faktura anlegen" oder VF04 „Fakturavorrat bearbeiten". In S/4HANA Fiori gibt es entsprechende Apps für die Rechnungserstellung. Folgen Sie den Anweisungen zur Eingabe der Rechnungsinformationen und füllen Sie alle erforderlichen Felder aus: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Empfängerdaten, Bestellreferenz (falls vorhanden), Steuerdaten.
Die genaue Vorgehensweise kann je nach SAP-Version, Release und Konfiguration variieren. Wichtig ist, dass alle Kernfelder befüllt und aus dem Prozess gezogen werden. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung alle gesetzlichen Bestandteile aufweist und im System korrekt erfasst ist. Nutzen Sie Validierungsregeln im System, um Fehler bereits bei der Erfassung zu vermeiden.
Nach der Erstellung der Rechnung im SAP-System erfolgt die Konvertierung in das gewünschte Format. In S/4HANA kann dies direkt über das Output Management geschehen, das die Rechnung als XRechnung-XML oder ZUGFeRD-Hybrid (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) erzeugt. In älteren ECC-Systemen sind häufig Add-ons oder externe Konverter erforderlich.
Das Mapping erfolgt auf Basis der europäischen Norm EN 16931 und der jeweiligen nationalen Erweiterungen (z. B. XRechnung-Spezifikation). SAP DRC übernimmt hier die Validierung und stellt sicher, dass alle Pflichtfelder befüllt sind. Führen Sie einen Qualitätscheck durch: Prüfen Sie syntaktische und fachliche Plausibilität. Sind alle Pflichtfelder befüllt? Ist die Empfänger-ID korrekt (z. B. Leitweg-ID bei XRechnung)? Stimmt die Steuer- und Positionslogik?
Der Versand der E-Rechnung erfolgt in der Regel direkt aus dem SAP-System, etwa über das eDocument Cockpit in SAP DRC. Übertragen Sie die Rechnung über den gewählten Versandkanal: Netzwerk wie PEPPOL, E-Mail oder andere Integrationswege. Wichtig: E-Mail ist lediglich der Transportweg, die E-Rechnung selbst ist das strukturierte XML- oder Hybrid-Dokument im Anhang.
Beim Rechnungsversand per E-Mail wird die erstellte E-Rechnung in der Regel automatisch im Anhang beigefügt. Überprüfen Sie, ob der Empfänger korrekt ausgewählt ist, und versenden Sie die E-Rechnung. Kontrollieren Sie, ob die Rechnung erfolgreich versendet wurde und der Empfänger sie korrekt empfangen hat. Nutzen Sie dazu die Statusanzeigen im eDocument Cockpit.
Bei der Nutzung von PEPPOL erfolgt die Übermittlung über einen Access Point, der die Rechnung ins PEPPOL-Netzwerk einspeist und an den Access Point des Empfängers weiterleitet. Dies bietet den Vorteil einer standardisierten, nachverfolgbaren Übermittlung mit Empfangsbestätigung.
Archivieren Sie die E-Rechnung im SAP-System, um sie für spätere Referenzen, Prüfungen und interne Nachvollziehbarkeit verfügbar zu halten. Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen korrekt erfasst und archiviert werden, um die Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht gemäß § 14b UStG und § 147 AO zu erfüllen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre.
Verknüpfen Sie die Archivierung mit Ihrem Dokumentenmanagement- oder Archivierungsprozess im Unternehmen, um eine durchgängige Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Die Archivierung muss die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllen. Dies bedeutet insbesondere: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und maschinelle Auswertbarkeit.
Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie E-Rechnungen im Unternehmen erzeugt, versendet, empfangen, geprüft, freigegeben und archiviert werden. Die Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Bestandteil des internen Kontrollsystems (IKS) und wird bei Betriebsprüfungen von der Finanzverwaltung eingefordert.
Nutzen Sie die SAP-Funktionen für Monitoring und Reporting von E-Rechnungen. Dies umfasst die Statusüberwachung: Wurde die Rechnung gesendet, zugestellt, abgelehnt oder ist ein Fehler aufgetreten? Führen Sie eine Fehleranalyse durch und leiten Sie Korrekturprozesse ein. Das eDocument Cockpit in SAP DRC bietet eine zentrale Übersicht über alle versendeten und empfangenen Dokumente sowie deren Status.
Erstellen Sie Berichte zur Prozesssteuerung: Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Top-Fehlerursachen, Lieferanten- und Kundencluster. Ein effektives Monitoring hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen, Prozessengpässe zu identifizieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Definieren Sie KPIs (Key Performance Indicators) wie z. B. Anteil automatisch verarbeiteter Rechnungen, durchschnittliche Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Buchung, Fehlerquote bei der Validierung.
Seit dem 1. Januar 2025 besteht in Deutschland die Pflicht, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Dies erfordert eine Zielarchitektur für den Eingangsrechnungsprozess, die weit über den reinen technischen Empfang hinausgeht. Die folgenden Schritte beschreiben den Inbound-Prozess für E-Rechnungen in SAP:
Empfang und Capture: E-Rechnungen können per E-Mail, über PEPPOL oder andere Netzwerke empfangen werden. SAP DRC nimmt die Rechnung entgegen, validiert das Format und extrahiert die strukturierten Daten. In modernen Systemen erfolgt dies vollautomatisch, ohne dass ein manueller Upload erforderlich ist.
Validierung: Die empfangene E-Rechnung wird gegen die technischen und fachlichen Regeln der EN 16931 sowie unternehmensspezifische Validierungsregeln geprüft. Fehlerhafte Rechnungen werden zurückgewiesen oder in eine Ausnahme-Queue geleitet. Die Validierung umfasst syntaktische Prüfungen (z. B. XML-Schema), fachliche Prüfungen (z. B. Pflichtfelder, Steuersätze) und Prozessprüfungen (z. B. Bestellbezug).
Workflow und Freigabe: Nach erfolgreicher Validierung wird die Rechnung in den SAP-Workflow zur Freigabe geleitet. Je nach Konfiguration erfolgt eine automatische Freigabe (bei vollständigem 3-Way-Match) oder eine manuelle Prüfung durch einen Sachbearbeiter. Der Workflow kann mehrstufig sein und verschiedene Freigabestufen umfassen.
2-Way-Match und 3-Way-Match: Der automatisierte Abgleich zwischen Rechnung, Bestellung und Wareneingang ist ein zentraler Vorteil der E-Rechnung. SAP prüft automatisch, ob die Rechnungsdaten mit der Bestellung (2-Way-Match) und dem Wareneingang (3-Way-Match) übereinstimmen. Bei Abweichungen wird eine Ausnahmebehandlung ausgelöst.
Buchung und Zahlung: Nach erfolgreicher Freigabe wird die Rechnung automatisch in der Finanzbuchhaltung gebucht. Die Zahlungsabwicklung erfolgt gemäß den hinterlegten Zahlungsbedingungen. Durch die verkürzte Durchlaufzeit können Skonti besser genutzt und das Cash-Management optimiert werden.
Ein typisches Szenario ist die Umstellung eines mittelständischen Unternehmens mit mehreren hundert Lieferanten auf den elektronischen Rechnungsempfang. Das Unternehmen nutzt SAP S/4HANA und hat SAP DRC implementiert. Der Prozess läuft wie folgt ab:
Die Lieferanten versenden ihre Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD über PEPPOL oder per E-Mail. SAP DRC empfängt die Rechnung, validiert das Format und extrahiert die strukturierten Daten. Die Rechnung wird automatisch gegen die Bestellung geprüft (2-Way-Match). Bei vollständiger Übereinstimmung erfolgt die automatische Buchung. Bei Abweichungen wird die Rechnung in eine Ausnahme-Queue geleitet und von einem Sachbearbeiter manuell geprüft. Durch diesen Prozess konnte das Unternehmen die Durchlaufzeit von durchschnittlich 7 Tagen auf 2 Tage reduzieren und die Skontoausnutzung um 15 Prozent steigern.
Ein weiteres Beispiel ist ein Großunternehmen mit internationalen Standorten. Das Unternehmen muss verschiedene Formate und Übermittlungswege parallel betreiben: XRechnung für deutsche öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD für deutsche B2B-Kunden, EDI für internationale Partner und landesspezifische Formate für Länder mit Clearance-Modellen. Die zentrale Herausforderung ist das einheitliche Monitoring und die Fehlerbehandlung über alle Kanäle hinweg. Das Unternehmen hat dafür ein zentrales Compliance Cockpit eingerichtet, das alle Kanäle konsolidiert und ein einheitliches Reporting ermöglicht.
Die folgende Tabelle zeigt typische Einsatzfälle und die jeweils passenden Formate und Übermittlungswege:
| Einsatzfall | Empfohlenes Format | Übermittlungsweg |
|---|---|---|
| Rechnungen an öffentliche Auftraggeber | XRechnung | PEPPOL oder E-Mail |
| B2B-Rechnungen in der Privatwirtschaft | ZUGFeRD | E-Mail oder PEPPOL |
| Internationale Rechnungen | EDI oder landesspezifische Formate | EDI-Netzwerk oder Clearance-Plattform |
| Massenhafter Rechnungsaustausch | EDI (EN-16931-konform) | EDI-Netzwerk |
Die Einführung der E-Rechnung in SAP ist nicht nur ein technisches und prozessuales Projekt, sondern auch ein Compliance-Thema. Finance-Entscheider müssen sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit erfüllt werden. Die folgenden Anforderungen sind zu berücksichtigen:
Aufbewahrungspflicht: E-Rechnungen müssen gemäß § 14b UStG und § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung muss in dem Format erfolgen, in dem die Rechnung empfangen oder versendet wurde. Eine nachträgliche Konvertierung ist nicht zulässig, wenn dadurch die strukturierten Daten verloren gehen.
Unveränderbarkeit: Archivierte Rechnungen dürfen nicht nachträglich verändert werden. Dies gilt sowohl für die Rechnungsdaten selbst als auch für zugehörige Dokumente. Nutzen Sie revisionssichere Archivsysteme, die eine nachträgliche Änderung technisch ausschließen oder protokollieren.
Nachvollziehbarkeit und Audit-Trail: Alle Prozessschritte von der Rechnungserstellung über die Freigabe bis zur Buchung und Zahlung müssen lückenlos protokolliert werden. Wer hat wann welche Rechnung erstellt, geprüft, freigegeben oder geändert? Diese Informationen sind essenziell für interne und externe Prüfungen.
Verfahrensdokumentation: Erstellen Sie eine umfassende Verfahrensdokumentation, die den gesamten E-Rechnungsprozess beschreibt. Die Dokumentation sollte Prozessbeschreibung, Rollen und Verantwortlichkeiten, Systemarchitektur und Schnittstellen, Validierungs- und Freigaberegeln, Ausnahmebehandlung, Archivierung und Aufbewahrung, Berechtigungskonzept, Protokollierung und Audit-Trail, Incident- und Problem-Management sowie Notfallprozeduren umfassen.
Die Einführung der E-Rechnung in SAP bietet erhebliche wirtschaftliche Vorteile, die jedoch gegen die Investitions- und Betriebskosten abgewogen werden müssen. Für Finance-Entscheider ist eine fundierte Business-Case-Rechnung unerlässlich, um die Wirtschaftlichkeit zu bewerten und die Investition zu rechtfertigen.
Einmalige Aufwände (Investition):
Laufende Aufwände (Betrieb):
Nutzenkategorien:
Ein typischer Business Case für die E-Rechnung in SAP rechnet sich in der Regel innerhalb von 18 bis 36 Monaten. Die genaue Payback-Periode hängt von der Ausgangslage, dem Rechnungsvolumen, der Stammdatenqualität und der Komplexität der Systemlandschaft ab.
Bei der Einführung der E-Rechnung in SAP treten typische Fehler auf, die Sie durch gezielte Maßnahmen vermeiden können. Die folgenden Punkte zeigen die häufigsten Probleme und konkrete Lösungsansätze:
Praxis-Checkliste für eine erfolgreiche Einführung:
Die Einführung der E-Rechnung in SAP ist ein komplexes Projekt, das technische, prozessuale und organisatorische Aspekte umfasst. Die wichtigsten Schritte sind:
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Die gestaffelten Ausstellungspflichten gelten bereits seit 2027 für größere Unternehmen und seit 2028 für alle Unternehmen. Im Jahr 2026 sollten Sie Ihre Prozesse stabilisieren, Formate festlegen und ein belastbares Monitoring aufbauen. Ein typischer Business Case rechnet sich innerhalb von 18 bis 36 Monaten durch Reduktion manueller Prozesskosten, bessere Skontonutzung und höhere Datenqualität.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet wird. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das ein visuell lesbares PDF mit strukturierten XML-Daten kombiniert und sich besonders für den B2B-Bereich in der Privatwirtschaft eignet.
Muss ich SAP DRC verwenden oder gibt es Alternativen?
SAP DRC ist die zentrale Lösung von SAP für E-Rechnungen, aber es gibt auch alternative Lösungen von Drittanbietern. Die Wahl hängt von Ihrer SAP-Version, Ihren Anforderungen und Ihrer bestehenden Systemlandschaft ab.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen müssen gemäß § 14b UStG und § 147 AO zehn Jahre lang in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen oder versendet wurden.
Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen versenden?
Reine PDF-Rechnungen erfüllen nicht die Anforderungen an eine strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnung. Sie können jedoch ZUGFeRD verwenden, das ein PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert.
Wie hoch ist der typische Aufwand für die Einführung?
Der Aufwand hängt stark von der Ausgangslage ab. Typischerweise umfasst ein Projekt 6 bis 12 Monate, wobei bis zu 30 Prozent des Aufwands auf die Stammdatenbereinigung entfallen können.
Was passiert bei fehlerhaften E-Rechnungen?
Fehlerhafte E-Rechnungen werden von SAP DRC validiert und zurückgewiesen oder in eine Ausnahme-Queue geleitet. Sie müssen dann manuell geprüft und korrigiert werden.
Wie kommuniziere ich die Umstellung an meine Geschäftspartner?
Kommunizieren Sie frühzeitig und klar. Erklären Sie, welches Format Sie erwarten, wie die Übermittlung erfolgen soll und bieten Sie Unterstützung an. Ein Leitfaden für Lieferanten kann hilfreich sein.
Kann ich bestehende EDI-Verfahren weiterhin nutzen?
Ja, EDI-Formate können weiterhin genutzt werden, sofern sie der Norm EN 16931 entsprechen und beide Geschäftspartner zustimmen.