Wir setzen Sage 100 oder Sage 50 ein und stehen vor konkreten Fragen zur E-Rechnung: Welche E-Rechnungsformate benötigen wir für unsere Empfänger? Was muss organisatorisch und technisch vorbereitet sein? Wie stellen wir sicher, dass unsere Rechnungen angenommen werden, der Prüfpfad lückenlos ist und Zahlungen ohne Verzögerung eingehen?
Diese Herausforderungen beschäftigen derzeit CFOs, Leiterinnen und Leiter im Rechnungswesen sowie IT-Verantwortliche – denn die Anforderungen an elektronische Rechnungen steigen kontinuierlich. Empfänger erwarten zunehmend strukturierte, maschinenlesbare Formate. Rückweisungen durch Portale oder Validatoren führen schnell zu Prozessverzögerungen, manueller Nacharbeit und verzögerten Zahlungseingängen.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen praxisnah, was Sie bei der Sage E-Rechnung beachten müssen: von den rechtlichen und technischen Grundlagen über die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD bis hin zu konkreten System-Voraussetzungen, Pflichtfeldern, Versandwegen, Kontrollmechanismen und operativen Fehlerbildern. Wir adressieren dabei primär den Ausgang von Rechnungen – das Erstellen und Versenden – und grenzen den Eingang klar ab, um realistische Erwartungen zu setzen. Unser Ziel: Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage und eine belastbare Umsetzungs-Roadmap an die Hand zu geben.
Der Gesetzgeber versteht unter einer elektronischen Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Entscheidend ist: Die Rechnungsdaten liegen nicht nur als Bild oder Text vor, sondern als strukturierte Daten, die automatisch ausgelesen, validiert, verarbeitet und archiviert werden können.
Ein einfaches PDF – ohne eingebettete strukturierte Daten – erfüllt diese Anforderung in der Regel nicht und gilt daher nicht als valide E-Rechnung im Sinne der aktuellen Vorgaben.
Warum ist das relevant? Weil nicht-valide Formate in der Praxis zu Rückweisungen durch Portale oder Validatoren führen. Der Empfänger kann unter Umständen keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Sie als Rechnungssteller müssen mit Prozessverzug, manueller Nacharbeit und verzögerter Zahlung rechnen.
Gleichzeitig müssen Sie steuerliche und aufbewahrungsrechtliche Anforderungen erfüllen: Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Auffindbarkeit und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Ein klarer Prüfpfad und eine strukturierte Prozessdokumentation sind Teil der Prüfbarkeit und orientieren sich an den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.
Wenn Sie E-Rechnungen mit Sage erstellen wollen, stehen Ihnen im Wesentlichen zwei Formate zur Verfügung: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Anforderungen an strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten, unterscheiden sich aber in Aufbau, Verbreitung und typischen Einsatzszenarien.
XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das insbesondere im öffentlichen Sektor verbreitet ist. Seit November 2020 müssen Rechnungen über bestimmte Schwellenwerte an Bundesbehörden im Format XRechnung gestellt werden. Viele Landes- und kommunale Verwaltungen haben ebenfalls entsprechende Vorgaben erlassen. Der Versand erfolgt häufig über spezielle Rechnungseingangsportale oder Netzwerke, die eine klare Routingkennung – etwa die Leitweg-ID – erwarten.
XRechnung in Sage 100 wird seit den Versionen 8.1.2.15 bzw. dem Service Pack 9.0.1 unterstützt, sofern das lizenzierte Komfortpaket „Kommunikation und Belege" aktiviert ist.
ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein für Menschen lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Dokument. Das XML ist dabei das führende Element für die Maschinenverarbeitung, das PDF dient der visuellen Darstellung.
ZUGFeRD in Sage 100 ist seit denselben Versionsständen verfügbar und wird häufig im B2B-Umfeld eingesetzt, da es sich per E-Mail versenden lässt und Empfänger sowohl das PDF öffnen als auch die strukturierten Daten automatisch verarbeiten können. Auch Sage 50 E-Rechnung-Funktionen orientieren sich an diesen Standards, wobei der genaue Funktionsumfang je nach Version, Service Pack und Lizenzmodell variiert.
Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt in erster Linie von den Empfängeranforderungen ab: Öffentliche Auftraggeber geben oft XRechnung und bestimmte Übermittlungswege vor. B2B-Partner akzeptieren häufig auch ZUGFeRD per E-Mail. Daneben spielen interne Faktoren eine Rolle: automatische Buchung und Abgleich beim Empfänger, Datenqualität, Betrieb, Support, Validierung, Fehlerhandling und Monitoring.
Für Entscheiderinnen und Entscheider stehen drei zentrale Fragen im Raum: Welchen Nutzen bringt die E-Rechnung? Welche Kosten und Aufwände entstehen? Und welche Risiken und Kontrollmechanismen müssen wir managen?
Nutzenlogik: Weniger Rückweisungen, schnellerer Zahlungseingang, bessere Datenqualität
Der wichtigste Nutzen einer sauber aufgesetzten Sage E-Rechnung-Lösung liegt in der Reduktion manueller Korrekturen und Rückweisungen. Wenn Ihre Rechnungen die Pflichtfelder vollständig enthalten, die Formate valide sind und die Versandwege den Empfängeranforderungen entsprechen, werden sie beim ersten Versuch angenommen.
Das bedeutet: weniger Nacharbeit, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Annahme und Freigabe beim Empfänger – und damit einen schnelleren Zahlungseingang. Gleichzeitig verbessern strukturierte Daten die Basis für Kennzahlen wie Rückweisungsquote, Durchlaufzeit bis zur Annahme, Auswirkungen auf die Debitorenlaufzeit und Fehlerklassen nach Ursache. Sie gewinnen Transparenz über Ihre Prozesse und können gezielt an Schwachstellen arbeiten.
Kostenlogik: Wo entstehen Aufwände, wo liegen Einsparungen?
Aufwände entstehen vor allem in der Stammdatenbereinigung, in Tests und Validierung, in Prozessanpassungen, Schulungen sowie im laufenden Betrieb und Monitoring. Sie müssen beispielsweise sicherstellen, dass Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Steuernummern, Routingkennungen wie die Leitweg-ID, Ansprechpartnerdaten, Bankdaten und gegebenenfalls Bestellnummern korrekt gepflegt sind.
Diese initiale Datenbereinigung ist oft der größte Einzelaufwand. Im Gegenzug sinken die Kosten durch weniger manuelle Erfassung, weniger Rückfragen, weniger erneute Versendungen und kürzere Durchlaufzeiten. Wie hoch die Einsparungen konkret ausfallen, hängt von Ihrer Belegmenge, Ihrer Kundenstruktur und Ihrem bisherigen Fehler- und Nacharbeitsniveau ab.
Risiko- und Kontrollrahmen: Welche Risiken müssen Sie managen?
Die wichtigsten Risiken im Kontext E-Rechnung erstellen in Sage sind Annahmeverweigerung durch Portale oder Empfänger, Zahlungsverzögerungen, Compliance-Findings bei Prüfungen sowie Datenzugriffsrisiken. Um diese Risiken zu minimieren, brauchen Sie klare Kontrollen: Pflichtfeldchecks vor Versand, Versionierung und Änderungsdokumentation bei Stammdaten, Berechtigungskonzepte für kritische Funktionen, Protokollierung von Versand- und Änderungsvorgängen sowie ein revisionssicheres Archiv.
Ein strukturiertes internes Kontrollsystem umfasst beispielsweise ein Vier-Augen-Prinzip für kritische Stammdaten wie Leitweg-ID oder Bankverbindung, Protokollierung aller Versandvorgänge und Zustellbestätigungen sowie einen klaren Ausnahmeprozess für Rückweisungen mit Ursachenanalyse.
Governance und Verantwortlichkeiten: Wer macht was?
Klare Rollen und Verantwortlichkeiten sind entscheidend für den Erfolg. Typischerweise liegt die Verantwortung verteilt:
Diese Rollenverteilung sollten Sie in einer Verantwortlichkeitsmatrix festhalten und als Teil Ihrer Projektdokumentation pflegen.
Damit Sie E-Rechnungen in Sage 100 oder Sage 50 erstellen können, müssen eine Reihe technischer und organisatorischer Voraussetzungen erfüllt sein. Die folgenden Punkte gelten sowohl für XRechnung als auch für ZUGFeRD und beziehen sich primär auf den Versand von Belegen (Ausgangsrechnungen).
Version, Lizenzen und Module
Für die Nutzung der Sage 100 E-Rechnung-Funktionalität wird das lizenzierte Zusatzmodul „Kommunikation und Belege" benötigt. Bei einer Desktop-Lizenz muss es explizit lizenziert sein. Bei einer Connected-Lizenz ist es standardmäßig enthalten. Die Funktionen wurden mit den Versionen 8.1.2.15 bzw. dem Service Pack 9.0.1 eingeführt und seitdem kontinuierlich erweitert – etwa um Importfunktionen ab Service Pack 9.0.8.
Für den Import von Eingangsrechnungen ist zwingend eine Subskriptions- oder Connected-Lizenz erforderlich. Bei Desktop-Lizenzen gibt es hierfür keine Implementierung.
Mandant und Grunddaten
In den Mandanteneinstellungen (Grundlagen – Mandant, Register Umsatzsteuer) muss Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gepflegt sein. Unter Stammdaten – Adressen muss eine Mandantenadresse mit der Sonderfunktion „Mandant" oder „Mandant und Rechnungsempfänger" hinterlegt sein, die zwingend eine E-Mail-Adresse enthält.
Diese Angaben sind essenziell, da sie in die XML-Struktur der E-Rechnung übernommen werden und von Validatoren sowie Rechnungseingangsportalen geprüft werden.
Debitor und Kunde: E-Rechnungskennzeichen, Ausgabeweg und Leitweg-ID
Für jeden Kunden, dem Sie eine E-Rechnung senden möchten, müssen Sie im Kundenstamm (üblicherweise Register Grundlagen unter Details – Sonstiges) das Kennzeichen „XRechnung" setzen, den Ausgabeweg festlegen und – sofern es sich um einen öffentlichen Auftraggeber handelt – die vom Empfänger bereitgestellte Leitweg-ID angeben.
Die Leitweg-ID ist eine Routingkennung, die den Weg der Rechnung zum richtigen Rechnungseingangsportal oder zur richtigen Organisationseinheit steuert. Fehlt die Leitweg-ID oder ist sie falsch, wird die Rechnung vom Portal abgelehnt.
Zusätzlich müssen Sie im Kundenstamm eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer pflegen, wenn Sie XRechnung verwenden. Auch die Kunden-ID kann hinterlegt werden. Diese wird als weitere Kennung in der elektronischen Rechnung gepflegt und von einigen Rechnungsempfängern zur Identifikation genutzt.
Bank, Zahlung und Zahlungsarten
Bei mehreren Hausbanken können Sie pro Bank festlegen, ob und welche für die E-Rechnung verwendet werden soll. Kundenbezogen können Sie eine spezifische Hausbank für den E-Rechnungsversand festlegen. Die Zahlungsarten, die Sie verwenden, müssen kompatibel mit den von XRechnung und ZUGFeRD zugelassenen Zahlungsarten sein – typischerweise Überweisung, Bankeinzug oder Kreditkarte.
Bei allen Inkassoarten, bei denen eine Zahlung per Überweisung des Kunden erwartet wird, müssen in den Details die Optionen „Zahlungsverkehr" und „Webshop Onlinezahlung" auf „Nein" eingestellt sein. Zahlungskonditionen ohne Inkassoart werden wie Überweisungen behandelt. Falsches Zuordnen der Zahlungsarten führt häufig zu Validierungsfehlern und Rückweisungen.
Ausgabe und Ablage: Definierte Pfade, Protokollierung und Archivierung
Unter Grundlagen – Benutzer – Einstellungen legen Sie im Bereich Belegdruck, abhängig von der Einstellung im Kundenstamm, die Ablagepfade für die erzeugten Dateien fest. Diese Pfade sind die Grundlage für Nachweise, Support, Monitoring und die revisionssichere Aufbewahrung.
E-Rechnungen müssen so archiviert werden, dass Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Auffindbarkeit und Aufbewahrungsfristen erfüllt sind. Ein sauberer Prüfpfad umfasst auch die Dokumentation, wer wann welche Rechnung erzeugt, gesendet oder erneut gesendet hat, sowie Zustell- oder Portalbestätigungen.
Die Erstellung und der Versand einer Sage E-Rechnung folgen einer klaren Prozesskette: Belegkette (Auftrag, Rechnung), Validierung, Versand, Status und Nachweis, Archivierung.
Belegkette: Auftrag, Rechnung und Bestellbezug
In der Praxis beginnt der Prozess häufig mit einem Kundenauftrag, der in eine Rechnung überführt wird. Sofern der Empfänger eine Bestellnummer oder andere Referenzen erwartet, müssen diese bereits im Auftrag oder spätestens im Rechnungsbeleg gepflegt werden. Fehlende Bestellnummern oder Lieferantennummern führen bei Bestellnummernpflicht zu Ablehnungen durch Portale oder Empfänger.
Validierung: Pflichtfelder und Annahmekriterien
Bevor eine E-Rechnung versendet wird, sollten Sie sicherstellen, dass alle Pflichtfelder korrekt gefüllt sind. Die wichtigsten Pflichtfelder sind:
Wichtig: Sage prüft nicht zwingend alle Portalregeln vorab. Deshalb sollten Sie eine Validierung – intern oder über externe Validatoren – als festen Prozessschritt einplanen. Die häufigsten Ablehnungsgründe in der Praxis sind fehlende oder falsche Steuerkennzeichen, fehlende Routing- oder Empfängerkennungen, fehlende Bestellinformationen und nicht korrekt zugeordnete Zahlungsarten.
Versand: E-Mail, Portal oder Netzwerk
Der Versand von E-Rechnungen erfolgt je nach Format und Empfängeranforderung auf unterschiedlichen Wegen:
Ein stabiler Nachweisprozess ist entscheidend: Sende- oder Uploadprotokolle, Annahmestatus und Wiederholungsversand müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Status, Rückweisungen und Wiederholungslogik
Wenn eine Rechnung von einem Portal oder Empfänger zurückgewiesen wird, benötigen Sie einen klaren Ausnahmeprozess: Kategorien für Ursachen (Stammdaten vs. Beleginhalt vs. Empfängerregel), Zuständigkeiten und definierte Korrekturschritte. Monitoring und Wiederholungslogik sollten Teil Ihrer Betriebsdokumentation sein – inklusive Warteschlangen- und Statuskonzepten.
Archivierung und Prüfpfad
Nach erfolgreichem Versand müssen Sie die E-Rechnung revisionssicher archivieren. Das bedeutet: Die XML-Datei (bei XRechnung) oder das PDF mit eingebettetem XML (bei ZUGFeRD) muss so abgelegt werden, dass Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Auffindbarkeit und Aufbewahrungsfristen erfüllt sind. Archivzugriffe, Exporte für Betriebsprüfungen und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen sind Teil eines sauberen Prüfpfads.
Rückweisungen passieren in der Praxis häufig aufgrund fehlender oder fehlerhafter Pflichtfelder. Die folgenden Punkte sollten Sie besonders beachten:
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer
Alle bekannten Validatoren und Rechnungseingangsportale lehnen Rechnungen ab, die weder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer noch eine Steuernummer enthalten. Die Vorgaben von XRechnung und ZUGFeRD schreiben vor, dass mindestens eines der beiden im XML enthalten sein muss. Für den Verkäufer ist das Pflicht. Bei Reverse-Charge-Geschäften oder Gutschriften auch für den Kunden.
Leitweg-ID und Routingkennung
Die Leitweg-ID ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber die zentrale Routingkennung. Fehlt sie oder ist sie falsch gepflegt, wird die Rechnung vom Portal abgelehnt. Häufige Fehlerquellen: nicht vollständig gepflegte Stammdaten, abweichende Rechnungsempfänger ohne Leitweg-ID, fehlende Synchronisation bei Kundenwechseln.
Ansprechpartnerdaten
Für Kunden, für die XRechnung verwendet wird, sind E-Mail-Adresse und Telefonnummer Pflichtfelder. Fehlen diese Angaben, kann die Rechnung nicht valide erzeugt werden.
Bankdaten, Zahlungsart und Zahlungsbedingungen
Bankdaten und Zahlungsart müssen korrekt in die XML-Struktur übertragen werden. Falsches Zuordnen oder inkonsistente Inkassoarten führen zu Validierungsfehlern. Soll die Bezahlung über Lastschrifteinzug erfolgen, muss eine entsprechende Bankverbindung gepflegt sein.
Bestellnummer, Lieferantennummer und weitere Referenzen
Viele Empfänger – insbesondere im öffentlichen und B2B-Umfeld – erwarten zwingend eine Bestellnummer oder andere Referenzen. Diese sollten Sie unter „Ihre Belegnummer" oder „Ihr Zeichen" erfassen. Fehlt die Bestellnummer bei Bestellnummernpflicht, wird die Rechnung abgelehnt.
Leistungszeitraum und Leistungsdatum
Insbesondere bei Dienstleistungen, Abschlagsrechnungen, Bau- und Handwerksleistungen ist der Leistungszeitraum relevant für Annahme und Prüfung. Sage bietet im Detailbereich von Belegen Felder für den erfolgten Leistungszeitraum. Diese sollten Sie konsequent pflegen.
Die E-Rechnung mit Sage ist nicht nur ein einmaliges Setup, sondern ein dauerhafter Betriebsprozess. Die folgenden Aspekte sind entscheidend für einen stabilen, sicheren und prüfungsfesten Betrieb.
Dateiablage, Exportpfade und Archivschnittstelle
Definieren Sie klare Exportpfade und Dateinamenkonventionen. Diese Pfade sind die Grundlage für Support, Monitoring, Nachweise und den revisionssicheren Zugriff. Stellen Sie sicher, dass Ablageorte, Aufbewahrungsregeln und Archivschnittstellen dokumentiert und im Betrieb nachvollziehbar sind.
Portal-, Provider- und Netzwerkanbindung
Wenn Sie Rechnungen an Portale oder über Netzwerke versenden, klären Sie: Erfolgt der Upload manuell oder automatisiert? Gibt es eine Programmierschnittstelle oder einen Connector? Wie werden Statusrückmeldungen verarbeitet? Wie funktioniert die Übergabe bei Fehlern oder Wiederholung?
Monitoring, Wiederholung und Fehlerhandling
Implementieren Sie ein klares Monitoring: Rückweisungen, fehlgeschlagene Sendungen, Wiederholungen, Warteschlangen- und Statuskonzepte. Definieren Sie ein Betriebshandbuch mit Fehlerklassen, Zuständigkeiten und Eskalationspfaden. Führen Sie Release- und Regressionstests bei Updates durch, um sicherzustellen, dass die E-Rechnungsfunktion weiterhin funktioniert.
Sicherheit und Datenschutz
Setzen Sie konkrete Sicherheitsmaßnahmen um:
Die folgenden Sonderfälle treten in der Praxis häufig auf und sollten in Ihrem Prozess explizit adressiert werden:
Abweichender Rechnungsempfänger
Wenn Sie mit abweichenden Rechnungsempfängern arbeiten, müssen alle kundenbezogenen Einstellungen – insbesondere Leitweg-ID, E-Mail, Telefon – auch dort gepflegt sein. Fehlen diese Angaben, wird die Rechnung zurückgewiesen.
Reverse Charge und Gutschriften
Bei Reverse-Charge-Geschäften und Gutschriften müssen sowohl für den Verkäufer als auch für den Kunden Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer gepflegt sein. Fehlt eine dieser Angaben, lehnen Validatoren die Rechnung ab.
Bestellnummernpflicht und Referenzen
Klären Sie frühzeitig, welche Empfänger zwingend eine Bestellnummer erwarten. Implementieren Sie einen Prozess, der sicherstellt, dass die Bestellnummer bereits im Auftrag erfasst und in den Beleg übernommen wird.
Leistungszeitraum bei Dienstleistungen, Abschlägen und Teilrechnungen
Insbesondere im Handwerk, Bau und bei Dienstleistungen ist der Leistungszeitraum ein wichtiges Annahmekriterium. Pflegen Sie diese Angaben konsequent und prüfen Sie, ob sie korrekt ins XML übernommen werden.
Zusätzlich physischer Druck oder PDF nötig
Wenn Sie neben der E-Rechnung auch einen physischen Druck oder ein PDF für interne Freigaben oder Archive benötigen, müssen Sie im Druckprozess als weiteres Berichts-Layout explizit die Kopie aus der Auswahlliste wählen. Die Einstellungen des gewählten Druckprozesses werden bei der E-Rechnungsausgabe ignoriert. Die Ausgabe erfolgt anhand der Angaben beim Kunden.
Während dieser Beitrag primär auf den Ausgang von Rechnungen fokussiert, wollen wir kurz die Abgrenzung zum Eingang klären. Der Empfang von E-Rechnungen – das Importieren, Interpretieren, Abgleichen, Freigeben und Buchen – erfordert oft zusätzliche Komponenten wie Workflow-Systeme, intelligente Dokumentenverarbeitung, Connectoren oder Provider-Lösungen.
Seit Service Pack 9.0.8 bietet Sage 100 E-Rechnung eine Importfunktionalität für den Eingang. Diese erfordert jedoch zwingend eine Subskriptions- oder Connected-Lizenz. Was im Projekt typischerweise zusätzlich gebraucht wird: Validierung, Extraktion, Abgleich (Bestellung, Wareneingang), Freigabeworkflow, Buchung und Revisionsarchiv.
Wenn Sie E-Rechnungen in Sage 50 einlesen möchten, prüfen Sie bitte die verfügbaren Funktionen und Lizenzvoraussetzungen Ihrer spezifischen Version.
Für CFOs sind folgende Nutzenargumente zentral: Weniger Rückweisungen bedeuten weniger manuelle Korrekturen und damit geringere Prozesskosten. Schnellerer Zahlungseingang durch weniger Portalschleifen und schnellere Annahme. Bessere Prüffähigkeit durch standardisierte Daten und nachvollziehbaren Versand- und Archivprozess. Und Kennzahlenfähigkeit: Rückweisungsquote, Durchlaufzeit bis zur Annahme, Auswirkungen auf die Debitorenlaufzeit, Fehlerklassen nach Ursache.
Für IT-Leitungen stehen Betriebssicherheit und Planbarkeit im Vordergrund: Standardformate reduzieren Sonderlogik. Klare Schnittstellenpunkte (Export, Upload, Archiv) erleichtern den Betrieb. Monitoring, Wiederholungslogik, klare Dateiablage, Berechtigungen und ein dokumentiertes Betriebshandbuch sorgen für Stabilität. Version- und Lizenzklarheit, eine klare Teststrategie und Regressionstests bei Updates ermöglichen Planbarkeit.
Bevor Sie Ihre Sage E-Rechnung-Lösung produktiv nehmen, sollten Sie folgende Punkte abhaken:
Ein mittelständisches Handwerksunternehmen stellte auf Sage 100 E-Rechnung um und wollte an öffentliche Auftraggeber fakturieren. In der Pilotphase wurden jedoch mehrere Rechnungen vom Portal zurückgewiesen. Die Analyse ergab: Die Leitweg-ID war in einem Fall falsch gepflegt, in einem anderen Fall fehlte die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und bei einer dritten Rechnung war die Zahlungsart nicht korrekt zugeordnet.
Das Unternehmen führte daraufhin einen strukturierten Lückencheck der Stammdaten durch, implementierte Pflichtfeldchecks vor Versand und etablierte einen Validierungsschritt mit einem externen Validator. Nach diesen Anpassungen sank die Rückweisungsquote auf unter zwei Prozent, die Durchlaufzeit bis zur Annahme verkürzte sich um durchschnittlich drei Tage, und die manuellen Korrekturen reduzierten sich um über 80 Prozent.
Dieser Fall zeigt: Ein strukturiertes Vorgehen bei Stammdaten, Validierung und Kontrollen zahlt sich unmittelbar aus.
Die Sage E-Rechnung ist primär eine Frage von Empfängeranforderungen, sauberem Stammdaten- und Pflichtfeld-Setup, Validierung, belastbarem Versand- und Nachweisprozess sowie revisionssicherer Aufbewahrung. Wenn Sie diese Elemente strukturiert angehen, gewinnen Sie nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch messbare Prozessverbesserungen: weniger Rückweisungen, schnellerer Zahlungseingang, bessere Datenqualität und höhere Prüffähigkeit.
Unsere Empfehlung für ein strukturiertes Vorgehen in fünf Schritten:
Empfängeranforderungen clustern: Unterscheiden Sie öffentliche Auftraggeber mit Portal/Netzwerk, B2B per E-Mail, B2B über Plattform oder EDI und Sonderfälle. Klären Sie für jeden Cluster Format, Versandweg, Pflichtfelder und Annahmekriterien.
Governance, internes Kontrollsystem und Verantwortlichkeiten definieren: Legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten fest (Finance, IT, Vertrieb, externe Partner). Definieren Sie Kontrollen (Pflichtfeldchecks, Vier-Augen-Prinzip, Protokollierung, Ausnahmeprozesse) und verankern Sie diese in einem belastbaren Governance-, Risk- und Compliance-Rahmen.
System, Lizenz und Version prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Sage-Version, Ihr Service Pack und Ihre Lizenz die gewünschten Funktionen unterstützen. Prüfen Sie Mandantendaten, Kundenstamm, Bank, Zahlungsarten und Ablagepfade.
Pilot, Validierung und Test: Führen Sie Testfälle pro Empfängertyp durch. Nutzen Sie Validatoren und echte Portale. Testen Sie Rückweisungsworkflows und Nachweisprozesse. Dokumentieren Sie Fehlerklassen und Ursachen.
Rollout, Betrieb und Monitoring: Implementieren Sie Monitoring, Wiederholungslogik und ein Betriebshandbuch. Schulen Sie die Verantwortlichen in Finance, IT und Vertrieb. Etablieren Sie Änderungsmanagement für Stammdatenpflege und dokumentieren Sie Updates und Regressionstests.
Mit diesem Vorgehen schaffen Sie eine belastbare Grundlage für die E-Rechnung mit Sage – unabhängig davon, ob Sie XRechnung in Sage 100, ZUGFeRD in Sage 100 oder E-Rechnungen in Sage 50 erstellen. Wenn Sie dafür eine externe Sparrings- und Umsetzungsunterstützung benötigen, kann eine E-Rechnungsberatung helfen, Risiken zu reduzieren und den Rollout zu beschleunigen.