Kurz gesagt: Mit LibreOffice und einer speziellen Erweiterung erstellen Sie strukturierte elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format, ohne teure Spezialsoftware zu kaufen. Die Lösung eignet sich besonders für kleine Unternehmen und Freiberufler mit überschaubarem Rechnungsvolumen und hohen Anforderungen an Compliance und Nachvollziehbarkeit.
Der direkte Fahrplan:
Nach diesem Guide kannst du:
Dieser Guide richtet sich an kleine Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler und Einzelunternehmer, die monatlich nur wenige bis einige Dutzend Rechnungen schreiben und bisher Rechnungen manuell in Word, Excel oder LibreOffice erstellt haben. Sie möchten auf strukturierte elektronische Rechnungen umsteigen, scheuen aber die Komplexität und Kosten großer ERP-Systeme. Wichtig: Sie haben ein Bewusstsein für Compliance, Revisionssicherheit und dokumentierte Kontrollen im Rechnungsprozess.
Voraussetzungen sind: LibreOffice installiert, grundlegende Kenntnisse in der Bedienung von Office-Programmen, Zugang zu Ihrem Betriebssystem (Linux Mint oder Windows), die Bereitschaft, einmalig Sicherheitseinstellungen anzupassen und Zusatzpakete zu installieren, sowie die Fähigkeit, eine Datenbank zu sichern und Prozesse zu dokumentieren.
Was dieser Guide bewusst nicht abdeckt: Diese Lösung ersetzt keine vollständige Buchhaltungssoftware. Sie erzeugt Rechnungen, bildet aber keine Debitoren- oder Kreditorenverwaltung, keine Zahlungsabstimmung und keine Gewinn-und-Verlust-Rechnung ab. Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen (über 100 pro Monat), komplexen Freigabeprozessen, mehreren Nutzern oder Mehrfachsteuersätzen ist ein ERP-System die bessere Wahl. Dieser Guide adressiert auch nicht die technische Betriebssicherheit bei Systemwechseln oder Betriebssystem-Updates – das erfordert zusätzliche IT-Planung.
Elektronische Rechnungen gibt es in mehreren Formaten. Die klassische PDF-Rechnung ist zwar lesbar, aber für automatisierte Verarbeitung ungeeignet. XRechnung ist ein reines XML-Format, das nur Maschinen lesen können. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Rechnung mit unsichtbar eingebetteten XML-Daten. Das ermöglicht sowohl menschliche Lesbarkeit als auch automatisierte Verarbeitung.
Seit Juni 2025 gilt für Unternehmen in Deutschland: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen im XRechnung-Format eingereicht werden. Für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD weit verbreitet, da es benutzerfreundlicher ist. Die LibreOffice-Erweiterung erzeugt beide Formate aus einer gemeinsamen Datenbank.
Merke: Die Datenbank ist das Herzstück. Sie speichert Ihre Firmendaten, alle Kundenstammsätze und jede Rechnung. Regelmäßige Sicherungen sind essenziell, um Datenverluste zu vermeiden. Nach GoBD-Standard (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) müssen Sie die Verfahrensdokumentation führen, also dokumentieren, wie Rechnungen entstehen, wer sie prüft und wie Sie sicherstellen, dass Original-Dateien unveränderbar sind. Die XML-Datei ist das beweissichere Original; PDF ist nur die Anzeigeform.
Laden Sie die aktuelle Version der XRechnung-Erweiterung herunter und entpacken Sie das ZIP-Archiv in einen neuen, leicht erreichbaren Ordner auf Ihrem Computer, zum Beispiel "C:\XRechnung" unter Windows oder "~/XRechnung" unter Linux. Der Ordner sollte leer sein und nur die entpackten Dateien enthalten. Parallel dazu erstellen Sie ein einfaches Dokument zur Verfahrensdokumentation, das festhält, wer Rechnungen erstellt, wer sie prüft und wie Fehler dokumentiert werden.
Kontrollpunkt: Wenn Sie den Ordner öffnen und alle drei Dateien plus Verfahrensdokumentation sehen, ist die Vorbereitung abgeschlossen. Die Dokumentation wird später als Nachweis für GoBD-Compliance herangezogen.
LibreOffice blockiert Makros standardmäßig aus Sicherheitsgründen. Da die Erweiterung Makros nutzt, müssen Sie die Sicherheitseinstellungen auf "Mittel" setzen und den Erweiterungsordner als vertrauenswürdig eintragen. Zusätzlich richten Sie ein einfaches Audit-Protokoll ein, um nachzuverfolgen, wann die Datenbank geöffnet und Rechnungen erstellt wurden. Aus IT-Betriebssicht ist dies ein wichtiger Schritt, um Änderungen und Patchmanagement nachvollziehbar zu dokumentieren.
Achtung: Die Einstellung "Mittel" bedeutet, dass LibreOffice Sie bei jedem Start eines Makros aus diesem Ordner fragt, ob Sie es ausführen möchten. Das ist normal und erhöht die Sicherheit. Bestätigen Sie immer mit "Makros aktivieren", damit die Rechnungserstellung funktioniert. Aus Betriebssicht ist dies ein Risiko, das durch regelmäßige Versionsstände und Wiederherstellungstests mitigiert werden sollte.
Kontrollpunkt: Öffnen Sie LibreOffice erneut. Wenn die Makrosicherheit richtig eingestellt ist, erscheint später beim Öffnen der Datenbank eine Sicherheitswarnung, die Sie bestätigen können. Das Audit-Log sollte leer sein und bereit für Ihre ersten Einträge.
Je nach Betriebssystem fehlen möglicherweise Pakete, die für Datenbankfunktionen und PDF-Verarbeitung notwendig sind. Unter Linux Mint (und anderen Debian-basierten Systemen) müssen Sie diese manuell installieren. Unter Windows sind sie meist bereits vorhanden. Gleichzeitig dokumentieren Sie, welche Pakete installiert sind – das ist Teil der Verfahrensdokumentation für GoBD und für die Audit-Tauglichkeit Ihres Systems.
Praxis-Tipp: Wenn Sie später eine Fehlermeldung bekommen, die "Firebird" oder "pdftk" erwähnt, war die Installation unvollständig. Wiederholen Sie die Befehle oder kontaktieren Sie den technischen Support. Dokumentieren Sie den Fehler und die Lösung im Audit-Log – das zeigt GoBD-Compliance und ist essenziell für Audit-Nachweise.
Kontrollpunkt: Öffnen Sie ein neues Terminal-Fenster und geben Sie "pdftk --version" ein. Wenn eine Versionsnummer erscheint, ist das Paket installiert. Notieren Sie die Versionsnummer in der Verfahrensdokumentation.
Öffnen Sie die Datenbankdatei in LibreOffice Base. Es erscheint eine Eingabemaske mit verschiedenen Reitern. Beginnen Sie mit dem Reiter "Einstellungen", um Ihre eigenen Firmendaten einzutragen. Gleichzeitig definieren Sie, wer die Rechnungen erstellt und wer sie prüft – das ist essenziell für die interne Kontrolle, das 4-Augen-Prinzip und GoBD-Compliance. Eine klare Kontrollmatrix mit definierten Rollen reduziert Fehlerquoten deutlich.
Aus Erfahrung: Achten Sie auf Tippfehler bei der Steuernummer und USt-ID. Diese Daten werden in jede Rechnung übernommen und müssen exakt korrekt sein. Prüfen Sie diese Felder doppelt, bevor Sie speichern. Ein Fehler hier führt zu Validierungsfehlern bei allen nachfolgenden Rechnungen und gefährdet die Compliance-Nachweise.
Kontrollpunkt: Alle Felder sollten ausgefüllt sein. Wenn Sie speichern, sollte keine Fehlermeldung erscheinen. Die Verantwortlichkeiten sind dokumentiert und bilden die Grundlage für Ihr Kontrollmodell.
Für jeden Kunden, dem Sie regelmäßig Rechnungen ausstellen, legen Sie einen eigenen Datensatz an. Dies erspart Ihnen später Zeit und reduziert Tippfehler. Wichtig: Fehler in Kundenstammdaten führen zu ungültigen Rechnungen. Daher müssen Sie nach jeder Eingabe prüfen und dokumentieren, wer die Daten eingegeben und wer sie geprüft hat. Dies ist ein kritischer Kontrollpunkt in Ihrer Dateneingabe-Kontrolle.
| Feld | Bedeutung | Kontrollpunkt |
|---|---|---|
| Kundenname | Vollständiger Name des Kunden | Mit Kundenvertrag abgleichen |
| Adresse | Rechnungsadresse | Mit letztem Auftrag/Bestellung abgleichen |
| Steuernummer/USt-ID | Für Validierung und Compliance | Mit Handelsregister oder Kundenwebseite prüfen |
| Kontaktperson | Ansprechpartner für Rechnungsfragen | Mit Kommunikationshistorie abgleichen |
Merke: Wenn Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden ausstellen, können Sie die Daten auch direkt in der Rechnungsmaske eingeben. Der Datensatz wird dann nicht gespeichert. Für wiederkehrende Kunden lohnt sich die Speicherung aber immer, und Sie müssen die Eingabe dokumentieren. Eine saubere Stammdaten-Quelle ist die Grundlage für fehlerfreie Rechnungen und revisionssichere Archivierung.
Kontrollpunkt: Speichern Sie nach jedem neuen Kundendatensatz. Die Datenbank sollte keine Fehlermeldung zeigen. Das Audit-Log enthält einen Eintrag für diesen Datensatz.
Jetzt erstellen Sie die eigentliche Rechnung. Wählen Sie zuerst das Format (XRechnung oder ZUGFeRD) und tragen Sie dann die Rechnungspositionen ein. Jede Position muss korrekt erfasst werden, und Fehler müssen dokumentiert werden – das ist essenziell für die Nachvollziehbarkeit nach GoBD. Für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung Pflicht; für B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD praktischer, da es auch ausdruckbar bleibt.
Praxis-Tipp: Wenn Sie mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen haben, müssen Sie jede Position separat eintragen. Die Datenbank berechnet die Gesamtsteuer automatisch. Ein häufiger Fehler ist, unterschiedliche Steuersätze zu vermischen – das führt zu Validierungsfehlern bei allen nachfolgenden Rechnungen. Prüfen Sie deshalb vor dem Speichern, welche Steuersätze Sie verwendet haben, und dokumentieren Sie die verwendeten Sätze im Audit-Log.
Kontrollpunkt: Die Summe im Feld "Gesamtbetrag" oder "Rechnungssumme" sollte korrekt sein. Überprüfen Sie die Berechnung manuell nach. Wenn ein Fehler auftritt, korrigieren Sie ihn sofort und notieren Sie den Fehler und die Korrektur im Audit-Log.
Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, erzeugt ein Makro automatisch die fertige Rechnung als LibreOffice-Writer-Dokument und speichert sie im Archivordner. Danach müssen Sie die Datei validieren und revisionssicher archivieren – das ist der letzte Kontrollpunkt vor dem Versand. Unveränderbarkeit und Beweiskraft werden durch Speicherung der Original-XML, Hashing oder digitale Signaturen sowie strikte Zugriffsschutz-Regeln sichergestellt. Ein einfaches Audit-Log als Textdatei reicht für viele Audits nicht als alleinige Maßnahme – Sie sollten zusätzlich ein revisionssicheres Archivsystem nutzen.
Achtung: Wenn Sie ZUGFeRD gewählt haben, entstehen mehrere Dateien: eine reine PDF, eine PDF mit eingebettetem XML, eine reine XML-Datei und das Original als ODT-Datei. Das ist normal und gewünscht. Speichern Sie alle Dateien zusammen im Archiv – die XML-Datei ist das beweissichere Original, die PDF ist nur die Anzeigeform. Nach GoBD müssen Original-Dateien unveränderbar sein. Verwenden Sie daher schreibgeschützte Archive, Versionskontrollsysteme oder ein dediziertes revisionssicheres Archivsystem mit Hashing und Zugriffskontrolle. Ein einfaches Audit-Log allein ist nicht ausreichend – Sie müssen technische Maßnahmen mit prozessualen Kontrollen kombinieren.
Kontrollpunkt: Der Validator zeigt grüne Häkchen für alle Felder. Die XML-Datei liegt im Archivordner vor. Das Audit-Log enthält einen Eintrag mit "OK". Der Archivordner hat Zugriffsschutz. Erst dann ist die Rechnung vollständig und versandbereit.
Angenommen, Sie sind ein Grafikdesigner und erstellen eine Rechnung für einen Kunden namens "Müller GmbH" über ein Logodesign-Projekt. Sie haben 15 Stunden à 80 EUR gearbeitet, Gesamtbetrag 1.200 EUR plus 19% Mehrwertsteuer = 1.428 EUR. Sie öffnen die Datenbank (und notieren im Audit-Log: "Datenbank geöffnet"), wählen "Müller GmbH" aus der Kundenliste, tragen eine Position ein: "Logodesign Projekt XY, 15 Stunden, Einzelpreis 80 EUR, Steuersatz 19%". Die Datenbank berechnet automatisch 1.200 EUR Nettobetrag und 228 EUR Steuer. Sie prüfen die Berechnung: 15 × 80 = 1.200, 1.200 × 0,19 = 228, Summe 1.428 EUR – korrekt. Sie klicken "Rechnung erstellen", Writer öffnet sich, zeigt die fertig formatierte Rechnung mit Ihrem Briefkopf, der Kundenadresse, der Rechnungsnummer (z. B. 2025-0042) und allen Positionen. Sie prüfen visuell, dass alles stimmt. Sie bestätigen das Speichern, und die Datei landet im Archivordner mit dem Namen "2025-0042_Rechnung_Mueller_GmbH.pdf" (bei ZUGFeRD auch als XML und PDF mit eingebettetem XML). Sie laden die PDF in einen Online-Validator hoch und prüfen, dass alle Felder grün sind. Sie notieren im Audit-Log: "Rechnung 2025-0042 erstellt und validiert: OK". Danach versenden Sie die Rechnung per E-Mail an den Kunden mit dokumentierter Versendungszeit.
Öffnen Sie die Datei "Vorlage_Rechnung_Extension.ott" in LibreOffice Writer, um das Layout anzupassen. Sie können Schriftarten ändern, Zeilen entfernen (z. B. "Mitarbeiter" für Freiberufler) und Farben anpassen. Speichern Sie die Datei anschließend unter dem gleichen Namen im OTT-Format. Wichtig: Dokumentieren Sie jede Änderung an der Vorlage im Audit-Log mit Datum, Benutzer und Änderungsbeschreibung – das ist essenziell für GoBD-Nachvollziehbarkeit.
Viele Buchhaltungsprogramme importieren ZUGFeRD oder XRechnung direkt. Prüfen Sie die Dokumentation Ihrer Software oder kontaktieren Sie den Support. Die XML-Datei enthält alle strukturierten Daten für den Import. Dokumentieren Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation, welche Schnittstellen Sie nutzen, wie der Datentransfer erfolgt (z. B. manueller Upload, automatischer FTP-Export), und wer diesen Prozess überwacht.
XRechnung ist reines XML, nur für Maschinen lesbar. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML, sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar. Für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung Pflicht. Für B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD praktischer, da der Empfänger die Rechnung auch ausdrucken kann.
Führen Sie eine Verfahrensdokumentation, die festhält, wie Rechnungen entstehen, wer sie prüft und wie Sie Fehler dokumentieren. Speichern Sie Original-XML-Dateien (nicht nur PDFs) revisionssicher mit Zugriffsschutz. Führen Sie ein Audit-Log für jede Rechnung. Nutzen Sie zusätzlich zu Audit-Logs ein revisionssicheres Archivsystem mit Hashing oder digitalen Signaturen. Archivieren Sie Rechnungen 10 Jahre lang.
Das ist normal. LibreOffice öffnet manchmal den Quelltext des Makros, wenn kleine Fehler auftreten. Diese beeinträchtigen die Funktion nicht. Schließen Sie das Fenster einfach, die Rechnung wurde trotzdem erstellt. Notieren Sie den Fehler im Audit-Log und im Fehlerprotokoll.
Alle Kundendaten und Rechnungen sind weg. Deshalb ist regelmäßiges Sichern essenziell. Speichern Sie die Datenbank mindestens wöchentlich auf einem externen Laufwerk oder in einer Cloud. Lagern Sie Sicherungen an mindestens zwei verschiedenen Orten. Testen Sie regelmäßig, dass Sie aus einer Sicherung wiederherstellen können.
Nicht empfohlen. Die Datenbank ist für einen Nutzer ausgelegt. Wenn mehrere Personen gleichzeitig Rechnungen erstellen, können Konflikte entstehen und Daten beschädigt werden. Für mehrere Nutzer brauchen Sie ein größeres System oder ein Netzwerk-Datenbank-Setup mit Zugriffskontrolle und dokumentiertem Freigabeprozess.
Seit Juni 2025 gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente: in Deutschland typischerweise 10 Jahre. Speichern Sie Original-PDF, XML-Datei und die Datenbank-Sicherung zusammen. Dokumentieren Sie den Archivierungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort im Audit-Log.
Sie benötigen LibreOffice (Version 6.0 oder neuer), ein unterstütztes Betriebssystem (Windows, Linux, macOS), ausreichend Speicherplatz für die Datenbank und Archivordner sowie Schreibrechte auf dem Installationsordner. Unter Linux müssen die Zusatzpakete Firebird und pdftk installiert sein. Unter Windows sind diese meist bereits vorhanden oder können über den Windows Store installiert werden.
Fazit: Wenn du die Schritte der Reihe nach abarbeitest und parallel die Verfahrensdokumentation sowie das Audit-Log führst, hast du am Ende ein funktionierendes und GoBD-konformes System zur Erstellung strukturierter Rechnungen. Beginne mit dem Download und der Vorbereitung, teste mit einem Kundendatensatz und einer Testrechnung, und erweitere dann schrittweise. Die regelmäßige Sicherung der Datenbank, die lückenlose Dokumentation und die Kombination von technischen Maßnahmen (Zugriffsschutz, revisionssicheres Archiv) mit prozessualen Kontrollen (Audit-Log, Verfahrensdokumentation) sind die wichtigsten Punkte für einen stabilen und revisionssicheren Betrieb.