Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen und zu verarbeiten. Diese E-Rechnung-Pflicht markiert einen Wendepunkt in der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse. Für viele Organisationen stellt sich dabei die Frage: Was bedeutet das konkret für den Rechnungsworkflow, welche Formate sind gemeint, und wie lassen sich die neuen Anforderungen ohne Medienbrüche und zusätzliche Komplexität in bestehende Systeme integrieren?
Eine Rechnung als PDF-Dokument, die per E-Mail versendet wird, gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne der neuen Pflicht, sondern als sonstige Rechnung. E-Rechnungen sind strukturierte, maschinenlesbare Dokumente, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Sie ermöglichen eine automatische elektronische Verarbeitung und reduzieren manuelle Erfassungsaufwände erheblich. Zu den gängigen Formaten in Deutschland zählen XRechnung und ZUGFeRD.
Dieser Guide zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Lexware-Software E-Rechnungen empfangen, verarbeiten, erstellen und versenden. Sie erfahren, welche Formate in welchen Szenarien geeignet sind, wie Sie Ihre Prozesse anpassen, welche Systeme beteiligt sind und welche organisatorischen Schritte notwendig werden. Ziel ist es, Ihnen eine fundierte Grundlage für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht in Ihrem Unternehmen zu geben – praxisnah, strukturiert und mit konkreten Handlungsempfehlungen aus Sicht des CFO und der Finance Transformation.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung ohne manuelle Nacherfassung. Im Unterschied zu einer einfachen PDF-Rechnung enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die von Buchhaltungssoftware automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden können.
Seit Januar 2025 gilt: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen versenden, ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Verkehr. Diese Regelung ist im Wachstumschancengesetz verankert und stellt einen Vorgriff auf die EU-Initiative ViDA dar, die das Mehrwertsteuerrecht modernisieren und Mehrwertsteuerbetrug wirksamer bekämpfen soll.
Die E-Rechnung bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Finanz- und Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Programme können strukturierte Rechnungen automatisch auslesen und die Daten ins System übertragen. Das vereinfacht den Rechnungsprozess enorm und reduziert Fehler, die durch manuelle Eingaben entstehen. Zudem entstehen Vorteile bei der Archivierung, der Nachvollziehbarkeit und der Einhaltung von GoBD-orientierten Dokumentationspflichten. Für CFOs und Finance-Verantwortliche bedeutet dies: kürzere Durchlaufzeiten, bessere Liquiditätsplanung, höhere Datenqualität und die Grundlage für eine weitergehende Prozessautomatisierung.
Der Begriff E-Rechnung ist ein Oberbegriff für alle digitalen Rechnungsformate, die standardisierte elektronische Daten verwenden. Nicht jedes elektronische Rechnungsformat ist jedoch eine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflichten. XRechnung und ZUGFeRD sind die in Deutschland gängigen Formate, die die Anforderungen der EN 16931 erfüllen.
XRechnung ist der deutsche Standard für den Austausch von Daten mit elektronischen Rechnungen. Es handelt sich um ein reines XML-Format, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards entwickelt wurde. XRechnungen werden häufig im Verkehr mit öffentlichen Verwaltungen genutzt. Für Menschen ist eine XRechnung ohne Visualisierung schwer lesbar, da sie wie Code aussieht. Die Software erzeugt deshalb in der Regel eine menschenlesbare Ansicht zur Prüfung.
ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das aus einer visuellen PDF-Datei für den Menschen und einer eingebetteten, strukturierten XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung besteht. Dieses Format eignet sich besonders dann, wenn Rechnungsempfänger keine automatisierten Lösungen nutzen, um XRechnungen zu lesen und zu verarbeiten, sondern die Dateien per E-Mail erhalten und manuell bearbeiten. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung und wurde vom Bundesministerium der Finanzen explizit bestätigt.
Beide Formate sind XRechnungs-konform, jedoch mit unterschiedlichen Schwerpunkten. XRechnung ist rein strukturiert und wird vor allem im B2G-Bereich gefordert. ZUGFeRD bietet durch den PDF-Teil eine zusätzliche visuelle Ebene und eignet sich daher für B2B-Szenarien, in denen Empfänger noch nicht vollständig automatisiert arbeiten.
Um E-Rechnungen mit Lexware-Software zu empfangen, zu verarbeiten, zu erstellen und zu versenden, sollten Sie folgende Voraussetzungen sicherstellen:
Wenn Sie bereits mit Lexware arbeiten, sind die meisten dieser Voraussetzungen erfüllt. Die E-Rechnungsfunktion kann in den Einstellungen aktiviert werden. Die Software unterstützt Sie anschließend dabei, strukturierte Formate zu empfangen, automatisch auszulesen und zu buchen sowie eigene Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen.
E-Rechnungen werden üblicherweise als E-Mail-Anhänge im XML-Format (XRechnung) oder als PDF-Format mit integrierter XML-Datei (ZUGFeRD) empfangen. Für den Empfang reicht ein Standard-E-Mail-Postfach aus. Prüfen Sie, ob die Datei den erwarteten Dateityp aufweist und von einem bekannten Lieferanten stammt. Öffnen Sie die Datei nicht direkt in einem Texteditor, sondern importieren Sie sie in Ihre Lexware-Software.
Öffnen Sie in Ihrer Lexware-Software den Bereich für digitale Belege oder die Stapelverarbeitung. In Lexware Office oder Lexware Buchhaltung finden Sie diese Funktion in der Navigationsleiste. Verwenden Sie die Funktion Beleg hinzufügen oder ziehen Sie die erhaltene E-Rechnungsdatei per Drag-and-Drop in die Software. Die Software erkennt automatisch, dass es sich um eine strukturierte E-Rechnung handelt.
Die Software liest den maschinenlesbaren Teil der E-Rechnung aus und füllt die relevanten Felder in der Belegerfassungs- oder Buchungsmaske automatisch vorab aus. Die manuelle Texterkennung (OCR) ist bei E-Rechnungen deaktiviert, da die elektronischen Daten rechtlich bindend sind. Prüfen Sie die automatisch ausgefüllten Felder sorgfältig: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuerangaben, Positionsdaten und Zahlungsbedingungen.
Bei XRechnungen ohne PDF wird eine Visualisierung generiert, damit Sie die Rechnung in lesbarer Form prüfen können. Vergleichen Sie die angezeigten Daten mit den strukturierten Feldern. Achten Sie auf Vollständigkeit und Plausibilität. Falls Angaben fehlen oder unklar sind, klären Sie diese mit dem Lieferanten. Bei ZUGFeRD können Sie das eingebettete PDF direkt betrachten.
Ergänzen Sie bei Bedarf die Kategorie, z. B. Warenkauf, Dienstleistung oder Betriebsmittel, und vervollständigen Sie die Kontierung. Die strukturierten Daten aus der E-Rechnung liefern bereits viele Informationen, jedoch muss die Zuordnung zu Kostenstellen oder Konten in der Regel manuell erfolgen oder durch Regeln unterstützt werden. Lexware bietet KI-unterstützte Buchungsvorschläge, die diesen Schritt erleichtern.
Nach der Prüfung und eventuellen Ergänzung der Kontierung speichern Sie den Beleg und stellen den Buchungssatz fertig. Die E-Rechnungsdatei selbst kann nicht direkt in der Software bearbeitet oder verändert werden, da dies den rechtlichen Vorgaben widersprechen würde. Korrekturen erfolgen über Prozesse wie Berichtigung, Storno oder Neuausstellung durch den Lieferanten. Nach dem Buchen wird der Beleg automatisch archiviert.
Erstellen Sie eine neue Rechnung in Ihrer Lexware-Software wie gewohnt. Erfassen Sie alle Pflichtangaben: Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Empfängerdaten, Positionen, Preise, Steuersätze und Zahlungsbedingungen. Die inhaltlichen Anforderungen sind identisch mit einer herkömmlichen Rechnung, jedoch muss die Rechnung anschließend in ein strukturiertes Format überführt werden.
Entscheiden Sie, ob Sie die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD erstellen möchten. XRechnung wird typischerweise für B2G-Prozesse genutzt, ZUGFeRD eignet sich für B2B-Szenarien. In Lexware können Sie mit wenigen Klicks das gewünschte Format auswählen. Im Rechnungseditor wird ein Status angezeigt, der klarmacht, ob es sich um eine E-Rechnung handelt. Eine Checkliste zeigt, welche Informationen für eine vollständige E-Rechnung noch fehlen und wo diese ergänzt werden können.
Nutzen Sie die Funktion Lexware eRechnung in Ihrer Rechnungs- oder Warenwirtschaftssoftware, um die Rechnung mit wenigen Klicks ins XRechnungsformat oder ZUGFeRD-Format umzuwandeln. Die Software prüft automatisch, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind und ob die Struktur den Anforderungen der EN 16931 entspricht. Falls Fehler auftreten, erhalten Sie eine Fehlermeldung mit Hinweisen zur Korrektur.
Versenden Sie die E-Rechnung per E-Mail an Ihren Kunden oder laden Sie sie in ein Portal hoch. Im B2G-Bereich stehen zentrale Plattformen wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Verfügung. Für den B2B-Bereich kann der Versand per E-Mail erfolgen. Für den Massenversand empfiehlt sich das Netzwerk Peppol, mit dem ein einziger Zugang zu vielen Geschäftspartnern aufgebaut werden kann.
Archivieren Sie die E-Rechnung im übermittelten Format. Laut GoBD müssen E-Rechnungen in dem Format archiviert werden, in dem sie übermittelt wurden. Ein Ausdruck allein genügt nicht. Während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist muss die maschinelle Lesbarkeit und Überprüfbarkeit gewährleistet bleiben. Nutzen Sie dafür ein revisionssicheres digitales Archiv wie Lexware Archivierung, das alle Dokumente automatisch digitalisiert und zentral ablegt.
Integrieren Sie einen regelmäßigen Fehlercheck in Ihren Prozess. Bei der Konvertierung oder Übermittlung von E-Rechnungen kann es zu Fehlern kommen, z. B. Validierungsfehler durch fehlende Pflichtfelder, falsche Leitweg-ID im B2G-Bereich oder abweichende Bestellreferenzen. Stellen Sie sicher, dass jemand im Team den Prozess im Blick behält und Fehler schnell beheben kann. Rückweisungen oder Rejects müssen nachvollziehbar dokumentiert und korrigiert werden.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie die Umsetzung der E-Rechnung in typischen Szenarien aussieht und welche Entscheidungen Sie in Abhängigkeit von Ihrer Unternehmenssituation treffen sollten.
Ein Kleinunternehmen, das bisher Rechnungen in Word erstellt hat, muss sich auf strukturierte Formate umstellen. Mit Lexware Office kann es E-Rechnungen direkt im System erstellen, ohne dass zusätzliche Tools benötigt werden. Die E-Rechnung wird nach der Erstellung per E-Mail an den Kunden versendet. Der Kunde erhält eine ZUGFeRD-Datei, die sowohl ein PDF zur visuellen Prüfung als auch strukturierte Daten zur automatischen Verarbeitung enthält. Der Prozess bleibt für den Kunden einfach, weil er die Rechnung wie gewohnt öffnen und prüfen kann.
Ein mittelständisches Unternehmen mit vielen Lieferanten empfängt täglich E-Rechnungen per E-Mail. Diese werden in Lexware Buchhaltung importiert und automatisch ausgelesen. Die Prüfung erfolgt durch die Buchhaltungsabteilung, die Kontierung wird durch KI-unterstützte Buchungsvorschläge beschleunigt. Nach der Freigabe werden die Rechnungen automatisch gebucht und in Lexware Archivierung abgelegt. Das Unternehmen profitiert von schnelleren Durchlaufzeiten und einer höheren Automatisierungsquote.
Ein Dienstleister, der regelmäßig Aufträge für öffentliche Auftraggeber abwickelt, muss XRechnungen erstellen und über die ZRE-Plattform einreichen. Er nutzt Lexware Office, um Rechnungen zu erstellen, und wandelt diese mit wenigen Klicks ins XRechnungsformat um. Die Leitweg-ID wird im System hinterlegt, sodass die Rechnung automatisch korrekt adressiert wird. Nach dem Upload auf die ZRE-Plattform erhält der Dienstleister eine Bestätigung über den Eingang. Die Rechnung wird automatisch archiviert.
Die folgende Tabelle zeigt typische Anwendungsfälle und die jeweils geeigneten Formate und Übertragungswege:
| Anwendungsfall | Empfohlenes Format | Übertragungsweg |
|---|---|---|
| Rechnung an öffentliche Auftraggeber (B2G) | XRechnung | ZRE, OZG-RE, Peppol |
| Rechnung an B2B-Kunden mit automatisierter Verarbeitung | XRechnung oder ZUGFeRD | E-Mail, Peppol |
| Rechnung an B2B-Kunden ohne automatisierte Systeme | ZUGFeRD | |
| Massenversand an viele Geschäftspartner | XRechnung oder ZUGFeRD | Peppol |
Diese Tabelle hilft Ihnen, die richtige Entscheidung für Ihre spezifische Situation zu treffen. Berücksichtigen Sie dabei die Anforderungen Ihrer Empfänger, die Systemfähigkeit auf beiden Seiten und das Volumen Ihrer Rechnungen.
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine Compliance-Anforderung, sondern auch eine strategische Chance zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung in den Finanzprozessen. CFOs und Finance Transformation Manager sollten die E-Rechnung als Hebel für ein wirtschaftlich sinnvolles Operating Model betrachten.
Der wirtschaftliche Nutzen liegt vor allem in der Reduzierung manueller Tätigkeiten, der Beschleunigung des Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesses sowie in der Verbesserung der Datenqualität. Durch die automatische Extraktion strukturierter Daten entfallen Erfassungsaufwände, Fehlerquoten sinken und Durchlaufzeiten verkürzen sich. Dies führt zu schnelleren Zahlungsläufen, optimierter Liquidität und besserer Kapitalbindung. Zudem lassen sich Skontofristen besser nutzen und Lieferantenbeziehungen durch pünktliche Zahlungen stärken.
Um den ROI transparent zu machen, sollten CFOs einen quantitativen Business Case erstellen. Ein Beispielunternehmen mit 5.000 Eingangsrechnungen pro Jahr kann durch Automatisierung pro Rechnung 5 bis 8 Minuten manuelle Erfassungszeit einsparen. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 35 Euro in der Buchhaltung ergibt sich eine Einsparung zwischen 14.500 und 23.000 Euro jährlich. Hinzu kommen reduzierte Fehlerkosten, geringere Papier- und Portokosten sowie schnellere Skontonutzung, die weitere 1 bis 2 Prozent der Rechnungssumme einsparen kann. Bei einem jährlichen Einkaufsvolumen von 1 Million Euro entspricht dies zusätzlich 10.000 bis 20.000 Euro. Investitionskosten für Software, Integration und Schulung liegen typischerweise zwischen 5.000 und 15.000 Euro, sodass sich die Amortisation oft innerhalb von 6 bis 12 Monaten einstellt. Eine Sensitivitätsanalyse sollte verschiedene Szenarien berücksichtigen: niedriges Volumen mit 50 Prozent Dunkelverarbeitung, mittleres Volumen mit 70 Prozent Dunkelverarbeitung und hohes Volumen mit 85 Prozent Dunkelverarbeitung.
Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit: Mit steigendem Rechnungsvolumen wird der ROI der E-Rechnungslösung deutlich positiver. Unternehmen, die heute bereits hohe Belegzahlen verarbeiten, profitieren unmittelbar von Dunkelverarbeitung und automatisierten Freigabeworkflows. Die Investition in eine durchgängige Integration von E-Rechnungen in ERP, DMS und Workflow-Systeme zahlt sich in der Regel innerhalb weniger Monate aus.
Aus Governance-Sicht bietet die E-Rechnung eine bessere Nachvollziehbarkeit und Auditfähigkeit. Alle Rechnungsdaten liegen strukturiert vor, Änderungen und Freigaben können revisionssicher protokolliert werden. Dies unterstützt die Einhaltung der GoBD-Anforderungen und erleichtert Betriebsprüfungen. Die lückenlose Dokumentation von Prozessen und Verantwortlichkeiten wird zur Grundlage eines modernen Internal Control Systems (IKS).
Die Einführung der E-Rechnung erfordert eine fundierte Entscheidung über die Systemarchitektur. CFOs müssen klären, ob eine Make-or-Buy-Strategie sinnvoll ist, welche Integrationsszenarien realisiert werden sollen und wie bestehende Systeme miteinander verbunden werden.
Lexware bietet eine integrierte Lösung, die E-Rechnungen direkt in der Buchhaltungssoftware verarbeitet. Dies ist für kleine und mittlere Unternehmen oft die wirtschaftlichste Variante. Für größere Organisationen oder solche mit komplexen ERP-Landschaften kann es jedoch sinnvoll sein, spezialisierte E-Rechnungsplattformen oder Netzwerke wie Peppol zu nutzen und diese über Schnittstellen mit Lexware zu verbinden.
Entscheidend ist die nahtlose Integration in bestehende Prozesse. E-Rechnungen sollten automatisch aus dem E-Mail-Postfach oder einer zentralen Plattform abgerufen, validiert, an das ERP übergeben und in einem DMS archiviert werden. Workflow-Systeme können die Freigabe und Kontierung steuern, während Schnittstellen zu Banking-Systemen die Zahlungsabwicklung automatisieren.
Konkrete Integrationsmuster umfassen: E-Mail-basierte Integration, bei der E-Rechnungen als Anhang empfangen, automatisch erkannt und in Lexware importiert werden. Peppol- oder Access-Point-Integration, bei der E-Rechnungen über einen zertifizierten Access Point empfangen und via API oder SFTP an Lexware übergeben werden. Validierung auf mehreren Ebenen: technische Validierung gegen XRechnung-Schema, fachliche Validierung gegen Geschäftsregeln und inhaltliche Validierung durch den Anwender. ERP- und DMS-Schnittstellen, die Rechnungsdaten als strukturierte Objekte übergeben, inklusive Kopfdaten, Positionsdaten, Steuerdaten und Zahlungsdaten. Fehlerkanäle, die Reject-Meldungen, Validierungsfehler und Rückweisungen zentral erfassen und strukturiert eskalieren.
Die Architekturentscheidung sollte folgende Kriterien berücksichtigen: erwartetes Rechnungsvolumen, Anzahl der Geschäftspartner, Automatisierungsgrad, bestehende IT-Landschaft, Kosten für Lizenzen und Implementierung, Aufwand für Wartung und Support sowie Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum. Ein strukturierter Business Case hilft, die wirtschaftlich sinnvollste Lösung zu identifizieren. Entscheidungskriterien sollten Trade-offs transparent machen: Einfachheit versus Skalierbarkeit, Standardlösung versus Individualisierung, Cloud versus On-Premise, zentrale Plattform versus dezentrale Systeme.
Für kleinere Unternehmen bis 2.000 Rechnungen pro Jahr ist Lexware als Standalone-Lösung ausreichend. Mittlere Unternehmen mit 2.000 bis 10.000 Rechnungen profitieren von der Integration mit einem DMS und Workflow-System. Große Unternehmen oder solche mit hoher Komplexität sollten spezialisierte E-Rechnungsplattformen evaluieren und Lexware als Buchhaltungs-Backend nutzen. Grenzen von Lexware liegen vor allem in der Skalierung bei sehr hohen Volumina, in eingeschränkten Multi-Mandanten-Szenarien und bei komplexen internationalen Anforderungen. In diesen Fällen können SAP, Datev Unternehmen Online oder spezialisierte E-Invoicing-Plattformen wie Basware oder Tungsten sinnvolle Alternativen sein.
Die Einführung der E-Rechnung erfordert eine klare Definition von Prozessverantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen. Unternehmen sollten entlang der Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse festlegen, wer für welche Schritte verantwortlich ist und welche Kontrollen greifen.
Im Purchase-to-Pay-Prozess umfasst dies: Empfang der E-Rechnung, technische Validierung, inhaltliche Prüfung, Abgleich mit Bestellung oder Lieferschein, Kontierung, Freigabe, Buchung, Zahlung und Archivierung. Jeder dieser Schritte sollte einer definierten Rolle zugeordnet sein. Ein Vier-Augen-Prinzip bei der Freigabe erhöht die Sicherheit und reduziert das Risiko von Fehlern oder Betrug.
Im Order-to-Cash-Prozess sind die Schritte: Erstellung der Rechnung, Umwandlung ins E-Rechnungsformat, Validierung, Versand, Überwachung des Zahlungseingangs und Archivierung. Auch hier sollten Verantwortlichkeiten klar definiert sein. Besonders wichtig ist die Kontrolle der Rechnungsdaten vor dem Versand, um sicherzustellen, dass alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind und die Rechnung formal gültig ist.
Ein wirksames IKS für E-Rechnungen umfasst folgende Elemente: Berechtigungskonzept mit klar definierten Rollen, technische Validierung durch die Software, manuelle Plausibilitätsprüfungen an definierten Kontrollpunkten, Protokollierung aller Änderungen und Freigaben, regelmäßige Stichprobenkontrollen, Fehlerbehandlung und Eskalationsprozesse sowie eine vollständige Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Diese Dokumentation sollte den gesamten Prozess vom Empfang bis zur Archivierung beschreiben und regelmäßig aktualisiert werden.
Die folgende RACI-Matrix zeigt typische Verantwortlichkeiten im Purchase-to-Pay-Prozess:
| Prozessschritt | Buchhaltung | Fachbereich | Geschäftsführung |
|---|---|---|---|
| E-Rechnung empfangen und importieren | R (Responsible) | I (Informed) | - |
| Technische Validierung prüfen | R | - | - |
| Inhaltliche Prüfung und Abgleich | A (Accountable) | R | I |
| Kontierung ergänzen | R | C (Consulted) | - |
| Freigabe erteilen | C | R | A (ab Schwellwert) |
| Buchung durchführen | R | I | - |
| Zahlung auslösen | R | - | A (ab Schwellwert) |
| Archivierung sicherstellen | R | - | A |
Diese Tabelle zeigt exemplarisch, wie Verantwortlichkeiten verteilt werden können. Die konkrete Ausgestaltung hängt von der Unternehmensgröße, der Organisationsstruktur und internen Richtlinien ab. Wichtig ist, dass jeder Prozessschritt eindeutig zugeordnet ist und Kontrollen definiert sind.
Die GoBD verlangen eine vollständige und nachvollziehbare Verfahrensdokumentation für alle buchungsrelevanten Prozesse. Dies gilt auch für E-Rechnungen. Unternehmen müssen dokumentieren, wie E-Rechnungen empfangen, validiert, geprüft, kontiert, freigegeben, gebucht und archiviert werden. Die Dokumentation sollte die eingesetzten Systeme, Schnittstellen, Datenflüsse, Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen beschreiben.
Die folgenden Anforderungen sind Muss-Kriterien gemäß GoBD: Vollständigkeit – alle Rechnungen müssen lückenlos erfasst und archiviert werden. Richtigkeit – die gebuchten Daten müssen mit den empfangenen E-Rechnungen übereinstimmen. Zeitgerechte Buchungen – Rechnungen müssen zeitnah erfasst werden. Ordnung – es muss eine nachvollziehbare Systematik geben. Unveränderbarkeit – E-Rechnungen müssen im Originalformat und unveränderbar archiviert werden. Nachvollziehbarkeit – jeder Verarbeitungsschritt muss protokolliert sein. Revisionssicherheit – archivierte Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und prüfbar bleiben.
Folgende Punkte gelten als Best Practice, sind jedoch nicht zwingend vorgeschrieben: Automatische Validierung gegen Geschäftsregeln. KI-gestützte Buchungsvorschläge. Workflow-basierte Freigaben mit digitalem Vier-Augen-Prinzip. Stichprobenkontrollen zur Qualitätssicherung. Regelmäßige Audits und Reviews der Verfahrensdokumentation.
Ein zentraler Bestandteil der GoBD-Konformität ist die lückenlose Protokollierung aller Änderungen und Aktivitäten. Lexware und vergleichbare Systeme protokollieren automatisch, wann eine E-Rechnung empfangen, von wem sie geprüft, wann sie kontiert, wer sie freigegeben und wann sie gebucht wurde. Diese Protokolle müssen revisionssicher gespeichert und bei Bedarf für Betriebsprüfungen zur Verfügung gestellt werden können.
Ein weiteres wichtiges Element ist das Berechtigungskonzept. Es muss klar definiert sein, welche Nutzer welche Rechte haben: Wer darf E-Rechnungen importieren, wer darf sie prüfen, wer darf kontieren, wer darf freigeben, wer darf buchen und wer darf archivierte Rechnungen einsehen? Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen und kritische Aktionen durchführen können. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und Manipulationen und erhöht die Auditfähigkeit.
Die Verfahrensdokumentation sollte regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere wenn sich Prozesse, Systeme oder Verantwortlichkeiten ändern. Sie sollte allen Beteiligten zugänglich sein und als Grundlage für Schulungen und Audits dienen.
Die Einführung der E-Rechnung sollte von Anfang an mit Blick auf Skalierbarkeit geplant werden. Unternehmen, die heute nur wenige Rechnungen verarbeiten, können dies manuell tun. Mit steigendem Volumen wird jedoch eine höhere Automatisierung notwendig, um Effizienz und Qualität zu sichern.
Dunkelverarbeitung bezeichnet die vollautomatische Verarbeitung von E-Rechnungen ohne manuelle Eingriffe. Dies ist nur möglich, wenn alle Daten vollständig und korrekt sind, die Rechnung formal validiert wurde und klare Regeln für die Kontierung und Freigabe definiert sind. Lexware unterstützt Dunkelverarbeitung durch KI-gestützte Buchungsvorschläge und automatische Validierung. Unternehmen sollten definieren, welcher Anteil ihrer Rechnungen dunkel verarbeitet werden kann und welche Ausnahmen manuell geprüft werden müssen.
Ausnahmehandling ist ein wichtiger Bestandteil eines skalierbaren Prozesses. Nicht alle E-Rechnungen sind fehlerfrei, nicht alle passen zu bestehenden Regeln. Es muss klar sein, wie mit Fehlern umgegangen wird: Wer wird informiert, wer prüft, wer korrigiert, wer eskaliert? Ein strukturierter Ausnahmeprozess stellt sicher, dass Fehler schnell erkannt und behoben werden, ohne den gesamten Prozess zu blockieren.
Unternehmen sollten regelmäßig Kennzahlen erheben, um die Effizienz ihres E-Rechnungsprozesses zu messen: Anzahl der verarbeiteten Rechnungen, Anteil der dunkel verarbeiteten Rechnungen, durchschnittliche Durchlaufzeit, Fehlerquote, Anzahl der Rückweisungen, Skontonutzungsrate. Diese Kennzahlen helfen, Optimierungspotenziale zu identifizieren und den ROI der E-Rechnungslösung zu bewerten.
Die folgende Tabelle zeigt typische Volumina und realistische Automatisierungsgrade:
| Unternehmensgröße | Rechnungsvolumen pro Jahr | Realistischer Dunkelverarbeitungsgrad | Empfohlene Lösung |
|---|---|---|---|
| Kleinunternehmen | Bis 500 | 30-50% | Lexware Office Standalone |
| Mittlere Unternehmen | 500-5.000 | 50-70% | Lexware + DMS + Workflow |
| Größere Unternehmen | Über 5.000 | 70-85% | Spezialisierte Plattform + Lexware Backend |
Diese Werte sind Richtwerte und hängen von der Datenqualität der Lieferanten, der Standardisierung interner Prozesse und der Investition in Validierungs- und Workflow-Regeln ab.
Bei der Umsetzung der E-Rechnung treten in der Praxis immer wieder ähnliche Probleme auf. Die folgenden Hinweise helfen Ihnen, diese zu vermeiden:
Die folgende Checkliste hilft Ihnen, die wichtigsten Schritte bei der Einführung der E-Rechnung systematisch abzuarbeiten und sicherzustellen, dass keine kritischen Punkte übersehen werden:
Die Einführung der E-Rechnung erfordert strukturiertes Vorgehen, klare Prozesse und die richtige technische Unterstützung. Mit Lexware-Software sind Sie in der Lage, E-Rechnungen zu empfangen, automatisch auszulesen, zu erstellen und zu versenden. Die wichtigsten Schritte im Überblick:
Seit Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen versenden, ab 2028 alle Unternehmen im B2B. Nutzen Sie die Zeit, um Ihre Prozesse anzupassen, Ihre Software einzurichten und Ihre Mitarbeitenden zu schulen. Lexware unterstützt Sie dabei mit automatisierten Workflows, KI-gestützten Buchungsvorschlägen und revisionssicherer Archivierung. Für CFOs und Finance Transformation Manager ist die E-Rechnung nicht nur Compliance, sondern eine strategische Chance zur Effizienzsteigerung, Kostensenkung und Verbesserung der Datenqualität.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein, eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der B2B-Pflichten. Sie zählt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat erstellt sein und die EN 16931 erfüllen, z. B. als XRechnung oder ZUGFeRD.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format, das häufig im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern genutzt wird. Es ist für Menschen ohne Visualisierung schwer lesbar. ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML. Es ist sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar und eignet sich besonders für B2B-Szenarien, in denen Empfänger keine vollautomatisierten Systeme nutzen.
Müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden oder nur empfangen?
Seit Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen: Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen versenden, ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen. Andere elektronische Rechnungsformate wie PDF dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Alle Unternehmen, die Transaktionen im B2B-Bereich tätigen, sind betroffen. Auch Unternehmen, die steuerfreie Leistungen erbringen, könnten betroffen sein. Nur bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro wird auch zukünftig keine E-Rechnung benötigt. Die Größe oder Branche des Unternehmens spielt keine Rolle.
Was ist Dunkelverarbeitung und wie kann sie umgesetzt werden?
Dunkelverarbeitung bezeichnet die vollautomatische Verarbeitung von E-Rechnungen ohne manuelle Eingriffe. Dies ist möglich, wenn alle Daten vollständig und korrekt sind, die Rechnung formal validiert wurde und klare Regeln für Kontierung und Freigabe definiert sind. Lexware unterstützt Dunkelverarbeitung durch KI-gestützte Buchungsvorschläge und automatische Validierung. Unternehmen sollten definieren, welcher Anteil ihrer Rechnungen dunkel verarbeitet werden kann.
Wie werden E-Rechnungen archiviert?
E-Rechnungen müssen im übermittelten Format archiviert werden. Ein Ausdruck allein genügt nicht. Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt auch für E-Rechnungen. Während der Aufbewahrungsfrist muss die maschinelle Lesbarkeit und Überprüfbarkeit gewährleistet bleiben. Nutzen Sie dafür ein revisionssicheres digitales Archiv wie Lexware Archivierung.
Welche Übertragungswege sind üblich?
E-Rechnungen können per E-Mail, über zentrale Portale wie die ZRE oder OZG-RE oder via Peppol übermittelt werden. Für den Empfang reicht grundsätzlich ein Standard-E-Mail-Postfach aus. Für den Massenversand empfiehlt sich Peppol, da mit einem einzigen Zugang viele Geschäftspartner erreicht werden können.
Kann man eine XRechnung in Excel oder Word erstellen?
Nein, Excel und Word eignen sich nicht für die Erstellung von XRechnungen. Eine XRechnung muss in einem strukturierten XML-Format erstellt werden, das die Anforderungen der EN 16931 erfüllt. Nutzen Sie dafür eine geeignete Software wie Lexware Office oder Lexware Buchhaltung, die E-Rechnungen automatisch generiert.
Kann man PDF kostenlos in XRechnung umwandeln?
Nein, derzeit gibt es keine wirklich kostenfreie, standardisierte und zuverlässige Möglichkeit, PDF-Rechnungen korrekt und schnell in XRechnungen umzuwandeln. Dies hängt mit den strukturierten Daten zusammen, die bei der XML-Datei der XRechnung eingebettet werden müssen. Vereinzelte Dienstleister bieten kostenpflichtige Services an. Es ist jedoch empfehlenswert, Rechnungen direkt in einem geeigneten Format zu erstellen.
Was tun bei Fehlern oder Abweisungen durch Portale?
Prüfen Sie die Fehlermeldung und identifizieren Sie die Ursache, z. B. fehlende Pflichtfelder, falsche Leitweg-ID oder abweichende Bestellreferenzen. Korrigieren Sie die Fehler in Ihrer Software und übermitteln Sie die Rechnung erneut. Integrieren Sie einen regelmäßigen Fehlercheck in Ihren Prozess, damit Probleme schnell bemerkt und behoben werden.