E-Rechnungen sind für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen längst mehr als ein technisches Thema. Rechnungssoftware wie invoiz kann dabei unterstützen, Rechnungserstellung, Zahlungsüberwachung und weitere kaufmännische Abläufe digital abzubilden. Entscheidend ist jedoch nicht allein, welche Funktionen eine Software anbietet, sondern ob sie zu den eigenen Prozessen passt und die jeweils erforderlichen E-Rechnungsformate und organisatorischen Anforderungen unterstützt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten dagegen Übergangsregelungen. Eine E-Rechnung-Beratung kann dabei helfen, Anforderungen, bestehende Prozesse und mögliche Softwarelösungen strukturiert miteinander abzugleichen.
invoiz ist eine cloudbasierte Büro- und Rechnungssoftware der Buhl Data Service GmbH, die sich insbesondere an Selbstständige und kleinere Unternehmen richtet. Mit der Software lassen sich unter anderem kaufmännische Prozesse rund um Angebote, Rechnungen und Mahnungen digital abbilden.
Für Unternehmen, die invoiz im Zusammenhang mit der E-Rechnung einsetzen möchten, ist vor allem entscheidend, welche strukturierten Rechnungsformate die aktuell eingesetzte Version unterstützt und wie Empfang, Erstellung, Versand, Verarbeitung und Aufbewahrung technisch umgesetzt werden. Funktionen und Leistungsumfang können sich mit neuen Produktversionen ändern und sollten deshalb vor einer Einführung anhand der aktuellen Anbieterinformationen geprüft werden.
Mit der Einführung der E-Rechnung im deutschen B2B-Bereich gewinnt die Digitalisierung von Rechnungsprozessen weiter an Bedeutung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung bestehen jedoch Übergangsregelungen.
Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro kann sich diese Übergangsfrist unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis zum 31. Dezember 2027 verlängern. Kleinunternehmer sind nach aktueller Rechtslage von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber grundsätzlich empfangen können.
Digitale Rechnungsprozesse können daneben unabhängig von gesetzlichen Pflichten organisatorische Vorteile bieten. Daten müssen beispielsweise nicht mehrfach manuell übertragen werden, Bearbeitungsstände lassen sich zentral erfassen und wiederkehrende Abläufe können je nach eingesetzter Software automatisiert werden.
Eine Rechnungssoftware kann wiederkehrende Arbeitsschritte reduzieren. Dazu können beispielsweise die Übernahme von Kundendaten, die Vergabe von Rechnungsnummern, Zahlungskontrollen oder das Mahnwesen gehören.
Wie groß die tatsächliche Zeit- oder Kostenersparnis ist, lässt sich jedoch nicht seriös pauschalisieren. Sie hängt unter anderem vom Rechnungsvolumen, dem bisherigen Prozess, der vorhandenen Systemlandschaft, dem Automatisierungsgrad und dem Aufwand für Einführung und Datenmigration ab.
Für eine wirtschaftliche Bewertung sollte deshalb zunächst der eigene Ist-Prozess betrachtet werden: Wie viel Zeit wird aktuell für Erstellung, Prüfung, Versand, Zahlungszuordnung und Mahnwesen benötigt? Erst auf dieser Grundlage lässt sich abschätzen, welches Potenzial eine Software tatsächlich bietet.
Digitale Lösungen können Informationen zu offenen Rechnungen, Zahlungseingängen und weiteren kaufmännischen Kennzahlen zentral bereitstellen. Dadurch lassen sich offene Forderungen und Zahlungsstände schneller überblicken.
Welche Analyse-, Prognose- oder Auswertungsfunktionen invoiz aktuell anbietet, sollte vor der Auswahl anhand der jeweiligen Produktversion geprüft werden. Automatisch erzeugte Prognosen ersetzen zudem keine eigenständige Liquiditätsplanung.
Die Einführung einer Rechnungssoftware allein macht einen Rechnungsprozess nicht automatisch GoBD-konform oder „rechtssicher“. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Software, Konfiguration, organisatorischen Abläufen, Berechtigungen, Dokumentation und tatsächlicher Nutzung.
Bei der Bewertung einer Lösung sollten deshalb unter anderem folgende Punkte geprüft werden:
Eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne muss seit 2025 grundsätzlich in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF allein ist daher keine E-Rechnung im Sinne der neuen Regelung.
Zu den in Deutschland verbreiteten Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD erfüllen ab Version 2.0.1 grundsätzlich bestimmte Profile die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen; die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind davon ausgenommen.
Bei öffentlichen Auftraggebern gelten zusätzlich die jeweiligen B2G-Vorgaben. Unternehmen sollten deshalb vorab prüfen, welches Format und welcher Übertragungsweg vom jeweiligen Rechnungsempfänger verlangt wird.
Für Selbstständige und kleinere Unternehmen sind bei einer Rechnungssoftware typischerweise mehrere Funktionsbereiche relevant. Welche davon invoiz aktuell in welchem Tarif bereitstellt, sollte anhand der aktuellen Produktinformationen geprüft werden.
Rechnungssoftware kann Kundendaten, Artikel oder Leistungen und wiederkehrende Angaben zentral verwalten und in Rechnungen übernehmen. Dies reduziert wiederholte manuelle Eingaben.
Bei E-Rechnungen kommt hinzu, dass die steuerlich relevanten Rechnungsangaben korrekt in die strukturierten Daten übernommen werden müssen. Eine optisch korrekte Darstellung allein reicht hierfür nicht aus.
Digitale Systeme können offene Forderungen erfassen und Mahnprozesse unterstützen. Je nach Funktionsumfang können Erinnerungen, Fristen oder Mahnstufen automatisiert oder teilautomatisiert verarbeitet werden.
Vor der Nutzung automatischer Mahnungen sollten Unternehmen festlegen, welche Fristen, Freigaben und internen Regeln gelten und in welchen Fällen eine manuelle Prüfung erforderlich ist.
Eine Bankanbindung kann dabei helfen, Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen abzugleichen. Eine automatisierte Zuordnung kann manuelle Arbeit reduzieren, sollte aber insbesondere bei unklaren Verwendungszwecken, Teilzahlungen oder Sammelzahlungen kontrollierbar bleiben.
Je nach Funktionsumfang können Rechnungsprogramme Übersichten über Umsätze, offene Forderungen und Zahlungseingänge bereitstellen. Solche Funktionen können die kaufmännische Steuerung unterstützen.
Eine zentrale Kundenverwaltung reduziert Mehrfacheingaben und erleichtert die Pflege von Stammdaten. Gerade für E-Rechnungen ist eine hohe Datenqualität wichtig, weil strukturierte Rechnungsdaten automatisiert verarbeitet werden können.
Wenn mehrere Personen mit dem System arbeiten, sollten Zugriffsrechte passend zum tatsächlichen Verantwortungsbereich vergeben werden können. Änderungen an sensiblen Rechnungs- oder Zahlungsdaten sollten nur durch entsprechend berechtigte Personen möglich sein.
Bei der Auswahl einer Rechnungssoftware sollte geprüft werden, wie sie mit bestehenden Systemen zusammenspielt. Relevant können beispielsweise Buchhaltung, Steuerberatung, Banking, Warenwirtschaft, CRM oder andere Fachanwendungen sein.
Dabei sollten nicht nur vorhandene Schnittstellen betrachtet werden, sondern auch die tatsächlichen Datenflüsse:
Tarife, Preise und Funktionspakete von Cloudsoftware können sich ändern. Für eine belastbare Softwareentscheidung sollte deshalb nicht mit möglicherweise veralteten Preis- oder Featureangaben gearbeitet werden. Stattdessen empfiehlt sich ein aktueller Funktionsvergleich unmittelbar vor der Auswahl.
| Funktionsbereich | Was geprüft werden sollte | Warum relevant |
|---|---|---|
| E-Rechnung | Empfang, Erstellung und Verarbeitung strukturierter Formate | Grundlage für die schrittweise E-Rechnungspflicht |
| ZUGFeRD und XRechnung | Aktuell unterstützte Formate und Versionen beim Anbieter prüfen | Empfänger können unterschiedliche Formate verlangen |
| Mahnwesen | Automatisierungsgrad, Fristen und manuelle Kontrollmöglichkeiten | Relevant für Forderungsmanagement |
| Banking | Bankanbindung und Zahlungszuordnung | Kann Abstimmungsaufwand reduzieren |
| Benutzer und Rechte | Rollenmodell und Berechtigungen | Wichtig bei mehreren Bearbeitenden |
| Schnittstellen | Export, Import, API und vorhandene Integrationen | Vermeidet unnötige Medienbrüche |
| Aufbewahrung | Speicherung strukturierter Originaldaten, Nachvollziehbarkeit und Export | Relevant für steuerliche Aufbewahrungspflichten |
| Kosten | Aktueller Tarif, Zusatzkosten, Benutzer und Transaktionsgrenzen | Ermöglicht realistischen Wirtschaftlichkeitsvergleich |
Wie ein digitaler Rechnungsprozess konkret aussieht, hängt von der eingesetzten Software und dem Unternehmen ab. Ein typischer Ablauf kann folgendermaßen aufgebaut sein.
Kunden-, Leistungs- und Rechnungsdaten werden im System erfasst oder aus einem vorgelagerten System übernommen. Vor allem bei automatisierten Datenflüssen sollte festgelegt werden, welches System für welche Daten führend ist.
Vor dem Versand sollte geprüft werden, ob alle erforderlichen Rechnungsangaben vorhanden sind. Bei E-Rechnungen betrifft dies insbesondere die strukturierten Rechnungsdaten.
Eine technische Validierung kann dabei helfen, fehlende oder widersprüchliche Angaben zu erkennen. Sie ersetzt jedoch nicht automatisch die fachliche Prüfung der Rechnung.
Für den B2B-Bereich schreibt das Umsatzsteuerrecht grundsätzlich keinen einzigen Übertragungsweg für E-Rechnungen vor. Möglich sind beispielsweise E-Mail, Schnittstellen, Portale oder andere vereinbarte Übertragungswege.
Bei öffentlichen Auftraggebern können dagegen besondere Übertragungswege und Vorgaben gelten.
Nach Rechnungsversand können offene Forderungen und Zahlungseingänge verfolgt werden. Eine Bankanbindung kann den Abgleich unterstützen.
Bleibt eine Zahlung aus, können je nach Software Erinnerungs- oder Mahnprozesse unterstützt werden. Automatische Abläufe sollten so konfiguriert sein, dass Sonderfälle weiterhin erkannt und manuell bearbeitet werden können.
Elektronische Rechnungen müssen entsprechend den steuerlichen Vorgaben aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form zu erhalten.
Für Rechnungen beträgt die steuerliche Aufbewahrungsfrist grundsätzlich acht Jahre. Für andere Unterlagen können abweichende Fristen gelten.
Wer Daten aus E-Mails, Tabellen oder anderen Systemen manuell in die Rechnungssoftware überträgt, erhöht den Bearbeitungsaufwand und schafft zusätzliche Fehlerquellen.
Manuelle Zahlungszuordnung kann insbesondere bei ähnlichen Rechnungsbeträgen, fehlenden Verwendungszwecken, Teilzahlungen oder Sammelüberweisungen aufwendig sein.
Ohne klare Prozesse können offene Rechnungen oder notwendige Nachbearbeitungen übersehen werden. Digitale Wiedervorlagen oder Statusübersichten können hier unterstützen.
Bei manuellen Eingaben können Pflichtangaben fehlen oder fehlerhaft übernommen werden. Bei strukturierten E-Rechnungen können solche Fehler zusätzlich die automatisierte Verarbeitung beim Empfänger beeinträchtigen.
Wenn Rechnungen, Zahlungen und Bearbeitungsstände über mehrere Systeme verteilt sind, wird es schwieriger, einen aktuellen Überblick über offene Forderungen und Zahlungsstände zu erhalten.
Eine E-Rechnung sorgt nicht automatisch dafür, dass sämtliche steuerlichen oder organisatorischen Anforderungen erfüllt sind. Unternehmen müssen selbst sicherstellen, dass ihre Prozesse für Erstellung, Empfang, Bearbeitung und Aufbewahrung angemessen ausgestaltet sind.
Die Entscheidung für eine Rechnungssoftware sollte auf den eigenen Anforderungen beruhen und nicht allein auf einzelnen Marketingversprechen oder einem niedrigen Einstiegspreis.
Ein Solo-Selbstständiger mit wenigen Rechnungen pro Monat benötigt andere Funktionen als ein Unternehmen mit mehreren Bearbeitenden, verschiedenen Gesellschaften oder einem hohen Rechnungsvolumen.
Zu prüfen sind unter anderem:
Seit 2025 ist ein einfaches PDF allein keine E-Rechnung im Sinne der neuen umsatzsteuerlichen Definition. Eine geeignete Software sollte daher die für das Unternehmen relevanten strukturierten Formate unterstützen.
Vor der Entscheidung für invoiz sollte aktuell geprüft werden, welche Versionen von ZUGFeRD, XRechnung oder weiteren Formaten unterstützt werden und ob die Funktionen für Empfang, Erstellung und Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen.
Besonders relevant ist die Frage, welche Systeme bereits vorhanden sind. Eine Rechnungssoftware, die isoliert betrieben wird, kann trotz guter Einzelfunktionen neue Medienbrüche verursachen.
Bei mehreren Bearbeitenden sollte geprüft werden, ob Rollen, Rechte und Freigaben ausreichend differenziert abgebildet werden können.
Bei einem Systemwechsel sollte früh geklärt werden, welche bestehenden Daten übernommen werden müssen. Dazu können Kundenstammdaten, offene Rechnungen, Dokumente oder weitere Referenzen gehören.
Eine Testmigration mit ausgewählten Datensätzen kann helfen, Probleme bei Datenformaten und Zuordnungen frühzeitig zu erkennen.
Cloudsoftware sollte nicht nur im Hinblick auf die Einführung bewertet werden. Auch ein späterer Systemwechsel muss berücksichtigt werden.
Wichtige Fragen sind:
Begriffe wie „GoBD-konform“, „revisionssicher“ oder „rechtssicher“ sollten bei einer Softwareauswahl nicht ungeprüft übernommen werden. Entscheidend ist, was die Lösung technisch tatsächlich leistet und wie sie im eigenen Unternehmen eingesetzt wird.
Sinnvolle Verifikationsfragen sind:
| Auswahlkriterium | Bewertungsfragen | Vorgehen |
|---|---|---|
| Geschäftsvolumen | Wie viele Rechnungen werden verarbeitet? Wie viele Benutzer arbeiten damit? | Tarif und technische Grenzen anhand realer Mengen prüfen |
| E-Rechnungsformate | Welche Formate verlangen Kunden, Lieferanten oder öffentliche Auftraggeber? | Aktuell unterstützte Formate und Versionen beim Anbieter verifizieren |
| Integration | Welche bestehenden Systeme müssen angebunden werden? | Datenfluss und Schnittstellen vor Einführung testen |
| Team und Governance | Welche Rollen, Freigaben und Zugriffsrechte werden benötigt? | Berechtigungskonzept vorab definieren |
| Dokumentation und Aufbewahrung | Wie werden Originale, strukturierte Daten und Änderungen behandelt? | Anbieterunterlagen und eigenen Prozess gemeinsam bewerten |
| Migration | Welche Alt- und Stammdaten müssen übernommen werden? | Testmigration durchführen |
| Wirtschaftlichkeit | Welche heutigen Aufwände können realistisch reduziert werden? | ROI auf Basis eigener Prozessdaten statt pauschaler Einsparwerte berechnen |
Eine Lösung sollte zum Wissensstand und zu den Arbeitsabläufen der späteren Nutzer passen. Gerade bei kleinen Unternehmen ist ein übersichtlicher Prozess häufig wichtiger als eine möglichst große Zahl an Funktionen.
Automatisierung sollte wiederkehrende Arbeit reduzieren, ohne notwendige Kontrollen zu verhindern. Besonders bei Rechnungsdaten, Zahlungszuordnungen und Mahnprozessen sollten Ausnahmen weiterhin erkennbar und bearbeitbar sein.
Eine geeignete Lösung sollte Funktionen bereitstellen, die den eigenen Dokumentations- und Aufbewahrungsprozess unterstützen. Dazu können beispielsweise nachvollziehbare Bearbeitungsschritte, geeignete Exportmöglichkeiten oder Zugriffsrechte gehören.
Ob der gesamte Unternehmensprozess die steuerlichen Anforderungen erfüllt, kann jedoch nicht allein aus einer einzelnen Softwarefunktion abgeleitet werden.
Vor der Einführung sollte geprüft werden, welche Supportkanäle und Hilfestellungen tatsächlich verfügbar sind. Besonders bei E-Rechnungen sind aktuelle technische Dokumentationen zu unterstützten Formaten und Schnittstellen relevant.
invoiz wird von der Buhl Data Service GmbH als Software-as-a-Service für gewerbliche Kunden angeboten. Bei der Auswahl sollten neben dem Funktionsumfang auch Datenschutz, Hosting, Vertragsbedingungen sowie Möglichkeiten zum Datenexport betrachtet werden.
Da sich sowohl gesetzliche Anforderungen als auch E-Rechnungsstandards weiterentwickeln können, sollte eine langfristig eingesetzte Lösung regelmäßig aktualisiert werden. Unternehmen sollten deshalb beobachten, ob relevante Standards, Formate und Schnittstellen weiterhin unterstützt werden.
invoiz ist eine Rechnungs- und Bürosoftware. Welche E-Rechnungsformate und Versionen die aktuell verfügbare Produktversion unterstützt, sollte unmittelbar vor der Einführung anhand der aktuellen Anbieterinformationen geprüft werden. Entscheidend ist, dass die für die eigenen Geschäftspartner benötigten strukturierten Formate tatsächlich unterstützt werden.
Nein. Im inländischen B2B-Bereich schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht ausschließlich die XRechnung vor. Auch andere strukturierte Formate können die Anforderungen erfüllen. Zu den verbreiteten Formaten gehören beispielsweise XRechnung und bestimmte ZUGFeRD-Versionen und -Profile. Bei öffentlichen Auftraggebern können jedoch spezielle B2G-Vorgaben gelten.
Das hängt weniger von einer festen Unternehmensgröße als von den tatsächlichen Anforderungen ab. Relevant sind unter anderem Rechnungsvolumen, Benutzerzahl, Mandantenfähigkeit, Freigabeprozesse, Integrationen und die vorhandene Systemlandschaft. Bei komplexen Anforderungen sollte vorab geprüft werden, ob Funktionsumfang und Schnittstellen ausreichen.
Eine solche Aussage sollte nicht pauschal aus der Nutzung einer bestimmten Software abgeleitet werden. Die GoBD betreffen den gesamten Prozess und damit unter anderem Organisation, technische Umsetzung, Berechtigungen, Dokumentation und tatsächliche Nutzung. Software kann diese Anforderungen unterstützen, erfüllt sie aber nicht unabhängig vom konkreten Unternehmensprozess automatisch.
Nicht pauschal. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027. Für bestimmte Fälle bestehen zudem Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein einfaches PDF im Sinne des Umsatzsteuerrechts als sonstige Rechnung und nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Rechnungen sind steuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Bestandteil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Für andere Geschäftsunterlagen können andere Aufbewahrungsfristen gelten.
Ob und welche Daten übernommen werden können, hängt von den Importfunktionen der aktuellen Produktversion und vom bisherigen System ab. Vor einem Wechsel sollten insbesondere Kundenstammdaten, offene Rechnungen, Dokumente und historische Referenzen betrachtet werden. Bei größeren Datenbeständen empfiehlt sich eine Testmigration.
Eine allgemeingültige Einführungsdauer lässt sich nicht nennen. Bei einem einfachen Einzelunternehmen mit wenigen Stammdaten kann die Einrichtung vergleichsweise überschaubar sein. Bei Migrationen, Schnittstellen, mehreren Nutzern oder komplexeren Rechnungsprozessen ist entsprechend mehr Vorbereitung erforderlich.
Die aktuell verfügbaren Integrationen und Schnittstellen sollten vor der Auswahl anhand der jeweiligen Produktdokumentation geprüft werden. Entscheidend ist nicht nur, ob eine Schnittstelle vorhanden ist, sondern welche Daten sie überträgt und wie Fehler, Stammdaten und Buchungsinformationen verarbeitet werden.
Preise und Tarifleistungen können sich ändern. Für eine belastbare Entscheidung sollten deshalb die aktuellen Konditionen direkt beim Anbieter geprüft werden. Neben dem monatlichen beziehungsweise jährlichen Preis sollten auch Benutzergrenzen, Funktionsbeschränkungen, Zusatzmodule, Schnittstellen und mögliche Einführungskosten berücksichtigt werden.
Das lässt sich nicht seriös mit einer pauschalen Zahl beantworten. Der wirtschaftliche Nutzen hängt von den heutigen Prozesskosten und dem tatsächlich erreichbaren Automatisierungsgrad ab. Eine sinnvolle ROI-Berechnung basiert deshalb auf den eigenen Bearbeitungszeiten, Rechnungsvolumina, Lizenzkosten und einmaligen Einführungskosten.
invoiz kann für Selbstständige und kleinere Unternehmen eine Möglichkeit sein, Rechnungs- und Verwaltungsprozesse digital abzubilden. Bei der Auswahl sollte jedoch nicht allein auf Automatisierungs- oder Compliance-Versprechen geachtet werden.
Entscheidend ist, ob die aktuell verfügbare Version die benötigten E-Rechnungsformate, Schnittstellen und kaufmännischen Funktionen unterstützt und sich sinnvoll in die vorhandenen Prozesse integrieren lässt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Die verpflichtende Ausstellung wird dagegen schrittweise eingeführt und unterliegt Übergangsregelungen. Unternehmen sollten deshalb ihre Rechnungsprozesse jetzt prüfen, Anforderungen dokumentieren und Softwarelösungen anhand belastbarer technischer und organisatorischer Kriterien vergleichen.