Nachhaltige Beschaffung berücksichtigt bei Einkaufsentscheidungen nicht nur Preis, Qualität und Verfügbarkeit. Auch ökologische, soziale und wirtschaftliche Auswirkungen fließen in die Bewertung von Produkten, Dienstleistungen und Lieferanten ein. Entscheidend ist dabei der Blick auf den gesamten Lebenszyklus und nicht allein auf den Einkaufspreis.
Damit wird Nachhaltigkeit im Einkauf zu einer strategischen Aufgabe. Unternehmen und öffentliche Organisationen müssen festlegen, welche Kriterien relevant sind, wie diese in Beschaffungsprozesse integriert werden und anhand welcher Kennzahlen sich Fortschritte messen lassen.
Dieser Leitfaden zeigt, was nachhaltige Beschaffung bedeutet, welche Kriterien eine Rolle spielen und wie sich eine tragfähige Strategie Schritt für Schritt entwickeln lässt.
Nachhaltige Beschaffung beschreibt den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen unter Berücksichtigung ihrer ökologischen, sozialen und wirtschaftlichen Auswirkungen. Betrachtet werden dabei möglichst nicht nur die unmittelbaren Eigenschaften eines Produkts, sondern auch Herstellung, Nutzung, Lieferkette und Entsorgung.
Kurzdefinition: Nachhaltige Beschaffung verbindet klassische Einkaufsziele wie Qualität, Wirtschaftlichkeit und Versorgungssicherheit mit ökologischen und sozialen Anforderungen.
Die Begriffe nachhaltiger Einkauf, Nachhaltigkeit im Einkauf und Nachhaltigkeit in der Beschaffung werden in der Praxis häufig für denselben Grundgedanken verwendet. Der konkrete Umfang kann jedoch unterschiedlich sein. Während einzelne Organisationen zunächst bestimmte Produktgruppen nachhaltiger einkaufen, verankern andere entsprechende Kriterien systematisch in ihrer gesamten Beschaffungsstrategie.
Nachhaltige Beschaffung beginnt deshalb nicht erst bei der Frage, welcher Lieferant ausgewählt wird. Bereits die Bedarfsermittlung beeinflusst das Ergebnis. Muss überhaupt neu beschafft werden? Welche Anforderungen sind tatsächlich notwendig? Welche Nutzungsdauer wird erwartet? Lassen sich Produkte reparieren, wiederverwenden oder gemeinsam nutzen?
Eine belastbare Strategie betrachtet Nachhaltigkeit nicht eindimensional. Ein vermeintlich umweltfreundliches Produkt ist beispielsweise nicht automatisch nachhaltig, wenn es unter problematischen Arbeitsbedingungen hergestellt wird oder aufgrund einer sehr kurzen Lebensdauer häufig ersetzt werden muss.
| Dimension | Typische Fragestellungen |
|---|---|
| Ökologisch | Wie hoch sind Ressourcenverbrauch, Emissionen und Energiebedarf? Welche Materialien werden eingesetzt? Ist das Produkt langlebig, reparierbar oder recyclingfähig? |
| Sozial | Unter welchen Arbeitsbedingungen wird produziert? Werden soziale Standards und Menschenrechte berücksichtigt? Wie transparent ist die Lieferkette? |
| Wirtschaftlich | Welche Kosten entstehen über die gesamte Nutzungsdauer? Wie zuverlässig ist die Versorgung? Welche Wartungs-, Energie- und Entsorgungskosten entstehen? |
Je nach Beschaffungsgegenstand können weitere Ziele hinzukommen. Dazu gehören beispielsweise Innovationsförderung, regionale Wertschöpfung oder die Stärkung kleiner und mittelständischer Anbieter. Welche Kriterien tatsächlich sinnvoll sind, muss deshalb immer zum jeweiligen Bedarf passen.
Es gibt keinen universellen Kriterienkatalog, der für jede Warengruppe und jede Organisation gleichermaßen funktioniert. Bei der Entwicklung einer Strategie für nachhaltige Beschaffung können jedoch einige Bereiche systematisch geprüft werden.
Eine ethische und nachhaltige Beschaffung berücksichtigt auch die Bedingungen, unter denen Waren hergestellt und Dienstleistungen erbracht werden.
Nachhaltiger Einkauf bedeutet nicht, wirtschaftliche Anforderungen zu vernachlässigen. Vielmehr wird Wirtschaftlichkeit umfassender betrachtet.
Besonders relevant ist die Betrachtung der Lebenszykluskosten. Ein Produkt mit einem höheren Anschaffungspreis kann wirtschaftlicher sein, wenn es länger genutzt werden kann, weniger Energie benötigt oder niedrigere Wartungskosten verursacht.
Die günstigste Beschaffung ist deshalb nicht zwangsläufig die wirtschaftlichste Beschaffung. Für viele Warengruppen ist es sinnvoller, die erwarteten Kosten über die gesamte Nutzungsdauer zu vergleichen.
Die Vorteile nachhaltiger Beschaffung hängen davon ab, welche Ziele eine Organisation verfolgt und wie konsequent diese in den Einkaufsprozess integriert werden. Richtig umgesetzt können mehrere Effekte gleichzeitig entstehen.
Der größte Nutzen entsteht in der Regel nicht durch einzelne nachhaltige Produkte, sondern durch eine Beschaffungsstrategie, die Kriterien dauerhaft in Prozesse, Systeme und Entscheidungen integriert.
Für Unternehmen betrifft nachhaltige Beschaffung deutlich mehr als die Einkaufsabteilung. Je nach Warengruppe und Unternehmensstruktur sind auch Fachbereiche, Nachhaltigkeitsmanagement, Controlling, Qualitätsmanagement, Compliance, IT und Geschäftsführung beteiligt.
Eine typische Herausforderung besteht darin, strategische Nachhaltigkeitsziele in konkrete Einkaufsentscheidungen zu übersetzen. Die Aussage „Wir wollen nachhaltiger einkaufen“ reicht dafür nicht aus.
Benötigt werden nachvollziehbare Regeln. Beispielsweise:
Gerade bei größeren Beschaffungsvolumen empfiehlt sich deshalb eine priorisierte Vorgehensweise. Nicht jede Warengruppe muss gleichzeitig vollständig neu bewertet werden. Sinnvoller ist es häufig, zunächst Bereiche mit hoher wirtschaftlicher, ökologischer oder sozialer Relevanz zu identifizieren.
Eine besondere Bedeutung hat Nachhaltigkeit in der öffentlichen Beschaffung. Bund, Länder, Kommunen und andere öffentliche Organisationen kaufen eine große Bandbreite an Produkten, Dienstleistungen und Bauleistungen ein. Dadurch können Beschaffungsentscheidungen neben der unmittelbaren Bedarfsdeckung auch ökologische, soziale und wirtschaftliche Ziele unterstützen.
Nachhaltigkeitsaspekte können dabei an unterschiedlichen Stellen eines Beschaffungsvorgangs berücksichtigt werden. Je nach konkretem Vergabeverfahren kommen beispielsweise folgende Bereiche infrage:
Damit nachhaltige öffentliche Beschaffung funktioniert, müssen Kriterien fachlich sinnvoll, nachvollziehbar und zum jeweiligen Beschaffungsgegenstand passend formuliert werden. Gleichzeitig sind die jeweils geltenden vergabe- und haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen.
Besonders interessant wird die öffentliche Beschaffung, wenn Nachhaltigkeit mit einer wirkungsorientierten Steuerung verbunden wird. Dann wird nicht nur dokumentiert, was eingekauft wurde, sondern auch betrachtet, welche wirtschaftlichen, ökologischen oder gesellschaftlichen Ziele mit den eingesetzten Mitteln erreicht werden. Mehr dazu zeigt Bonpago im Bereich wirkungsorientierter Einkauf.
Mit der ISO 20400 existiert ein internationaler Standard, der Organisationen Orientierung bei der Integration von Nachhaltigkeit in Beschaffungsprozesse gibt.
Die ISO 20400 richtet sich grundsätzlich an Organisationen unterschiedlicher Größe und Tätigkeitsbereiche. Im Mittelpunkt stehen Leitlinien für eine systematische Verankerung nachhaltiger Beschaffung. Dazu gehören unter anderem strategische Verantwortung, die Einbindung relevanter Stakeholder, Priorisierung von Nachhaltigkeitsthemen und die Integration entsprechender Anforderungen in bestehende Einkaufsprozesse.
Die Norm ersetzt dabei weder die eigene Beschaffungsstrategie noch einen konkreten Kriterienkatalog. Sie liefert vielmehr einen Rahmen, anhand dessen Organisationen Strukturen und Prozesse für nachhaltigen Einkauf entwickeln und überprüfen können.
Für Unternehmen und öffentliche Organisationen kann ISO 20400 deshalb besonders interessant sein, wenn Nachhaltigkeit nicht nur punktuell bei einzelnen Ausschreibungen oder Produkten berücksichtigt, sondern systematisch im Einkauf verankert werden soll.
Eine nachhaltige Beschaffungsstrategie muss in bestehende Einkaufsprozesse passen. Wer sofort versucht, für sämtliche Produkte, Dienstleistungen und Lieferanten umfangreiche Nachhaltigkeitsanforderungen einzuführen, erzeugt schnell unnötige Komplexität.
In der Praxis ist ein schrittweises Vorgehen sinnvoller.
Am Anfang steht die Frage, wie heute beschafft wird. Dazu gehören Beschaffungsvolumen, Warengruppen, Lieferantenstruktur, bestehende Verträge, vorhandene Nachhaltigkeitsanforderungen und eingesetzte Systeme.
Wichtige Fragen sind beispielsweise:
Nicht jede Beschaffung hat die gleiche Wirkung. IT-Hardware stellt andere Nachhaltigkeitsfragen als Reinigungsleistungen, Büromöbel oder Lebensmittel.
Deshalb sollten zunächst Warengruppen priorisiert werden, bei denen hohe Ausgaben, große Beschaffungsmengen oder relevante ökologische und soziale Auswirkungen zusammenkommen.
Aus allgemeinen Nachhaltigkeitszielen müssen konkrete Einkaufsziele entstehen. Statt lediglich „nachhaltiger einkaufen“ festzuhalten, können beispielsweise Ziele zur Nutzungsdauer, zum Anteil bestimmter Materialien, zur Energieeffizienz oder zur Lieferantentransparenz definiert werden.
Wichtig ist, Ziele so festzulegen, dass später überprüft werden kann, ob sie tatsächlich erreicht wurden.
Im nächsten Schritt werden Kriterien für die priorisierten Warengruppen entwickelt. Diese sollten fachlich relevant, nachvollziehbar und möglichst eindeutig überprüfbar sein.
Dabei gilt: Mehr Kriterien führen nicht automatisch zu einer nachhaltigeren Beschaffung. Zu viele oder schlecht passende Anforderungen können Beschaffungsprozesse unnötig komplizieren und den Wettbewerb einschränken.
Viele Informationen zur Nachhaltigkeit liegen nicht beim Einkauf selbst, sondern bei Herstellern und Lieferanten. Dazu gehören beispielsweise Materialzusammensetzung, Produktionsbedingungen, Emissionsdaten oder Rücknahmekonzepte.
Lieferantenmanagement wird deshalb zu einem wichtigen Bestandteil nachhaltiger Beschaffung. Anforderungen sollten verständlich kommuniziert und benötigte Daten möglichst strukturiert erhoben werden.
Kriterien entfalten wenig Wirkung, wenn sie außerhalb der regulären Beschaffungsprozesse in separaten Excel-Listen oder Dokumenten verwaltet werden.
Nachhaltigkeitsinformationen sollten dort verfügbar sein, wo Einkaufsentscheidungen getroffen werden. Ein modernes E-Procurement kann beispielsweise helfen, freigegebene Sortimente, Lieferanteninformationen, Genehmigungsprozesse und zusätzliche Beschaffungskriterien strukturiert abzubilden.
Auch der anschließende Purchase-to-Pay-Prozess ist relevant. Werden Bestell-, Lieferanten-, Rechnungs- und Zahlungsdaten durchgängig miteinander verbunden, entsteht eine deutlich bessere Datengrundlage für Auswertungen und Steuerung.
Bevor eine neue Richtlinie für nachhaltige Beschaffung organisationsweit ausgerollt wird, kann ein Pilot mit ausgewählten Warengruppen sinnvoll sein.
Dabei lässt sich prüfen:
Die Ergebnisse können anschließend genutzt werden, um Kriterien und Prozesse vor einem breiteren Rollout anzupassen.
Nachhaltige Beschaffung ist kein einmaliges Projekt. Märkte, Technologien, Datenverfügbarkeit und organisatorische Ziele verändern sich.
Deshalb sollten Kriterien, Lieferantenanforderungen und Kennzahlen regelmäßig überprüft werden. Eine Strategie bleibt nur dann sinnvoll, wenn sie anhand realer Ergebnisse weiterentwickelt wird.
Bei der Beschaffung von Materialien spielt die Auswahl der Rohstoffe eine wichtige Rolle. Ein nachhaltigeres Material allein reicht jedoch nicht aus. Auch Verarbeitung, Nutzungsdauer, Transport und Möglichkeiten zur Wiederverwertung sollten berücksichtigt werden.
Mögliche Kriterien sind:
Welches Material nachhaltiger ist, lässt sich deshalb nicht pauschal anhand eines einzelnen Merkmals entscheiden. Entscheidend ist die konkrete Anwendung und der gesamte Lebenszyklus des Produkts.
Wie nachhaltige Beschaffung in der Praxis aussieht, hängt stark von der jeweiligen Produkt- oder Dienstleistungsgruppe ab.
| Beschaffungsbereich | Beispiele für mögliche Nachhaltigkeitskriterien |
|---|---|
| IT-Geräte | Energieverbrauch, Reparierbarkeit, Nutzungsdauer, Austauschbarkeit einzelner Komponenten, Rücknahme |
| Büromöbel | langlebige Konstruktion, austauschbare Bauteile, Materialherkunft, Recyclingfähigkeit |
| Papier und Büromaterial | Recyclingmaterial, Materialverbrauch, Verpackung, Nachfüllbarkeit |
| Reinigungsleistungen | eingesetzte Reinigungsmittel, Dosierung, Verpackung, Arbeitsbedingungen und Durchführung der Dienstleistung |
| Textilien | Materialien, Produktionsbedingungen, Lieferkettentransparenz, Haltbarkeit |
| Fahrzeuge | Energieverbrauch, Emissionen, Nutzungsprofil, Wartung und Lebenszykluskosten |
Diese Beispiele zeigen auch, warum ein allgemeiner Kriterienkatalog nur begrenzt sinnvoll ist. Nachhaltige Beschaffung muss immer auf den jeweiligen Beschaffungsgegenstand übersetzt werden.
Ohne geeignete Kennzahlen bleibt schwer erkennbar, ob eine Nachhaltigkeitsstrategie tatsächlich Wirkung entfaltet. Dabei müssen nicht sofort dutzende KPIs aufgebaut werden. Wenige belastbare Kennzahlen sind meist hilfreicher als umfangreiche Datenbestände ohne klare Steuerungsfunktion.
Mögliche Kennzahlen für nachhaltige Beschaffung sind:
| Kennzahl | Mögliche Aussage |
|---|---|
| Anteil nachhaltiger Beschaffung | Wie viel des relevanten Beschaffungsvolumens wird nach definierten Nachhaltigkeitskriterien vergeben? |
| Anteil bewerteter Lieferanten | Für welchen Teil der Lieferantenbasis liegen strukturierte Nachhaltigkeitsinformationen vor? |
| Lebenszykluskosten | Wie entwickeln sich Gesamtkosten über Anschaffung, Nutzung, Wartung und Entsorgung? |
| Nutzungsdauer | Werden Produkte länger eingesetzt und Ersatzbeschaffungen reduziert? |
| CO₂- oder Energiekennzahlen | Wie verändern sich definierte ökologische Auswirkungen in relevanten Warengruppen? |
| Erfüllungsquote definierter Kriterien | Wie häufig werden festgelegte Nachhaltigkeitsanforderungen tatsächlich erfüllt? |
Welche Kennzahlen sinnvoll sind, hängt von den eigenen Nachhaltigkeitszielen ab. Die Messung sollte deshalb erst aus der Strategie abgeleitet werden und nicht umgekehrt.
Viele Schwierigkeiten entstehen nicht durch fehlende Nachhaltigkeitsziele, sondern durch deren praktische Umsetzung.
Nachhaltige Beschaffung berücksichtigt neben klassischen Einkaufsfaktoren wie Preis, Qualität und Verfügbarkeit auch ökologische, soziale und wirtschaftliche Auswirkungen von Produkten, Dienstleistungen und Lieferanten.
Nachhaltigkeit im Einkauf bedeutet, dass entsprechende Kriterien systematisch in Bedarfsermittlung, Produktauswahl, Lieferantenmanagement und Beschaffungsentscheidungen integriert werden. Ziel ist ein Einkauf, der wirtschaftliche Anforderungen mit ökologischen und sozialen Zielen verbindet.
Mögliche Kriterien betreffen unter anderem Energieverbrauch, Emissionen, verwendete Materialien, Lebensdauer, Reparierbarkeit, Recyclingfähigkeit, Arbeitsbedingungen, Lieferkettentransparenz und Lebenszykluskosten. Welche davon relevant sind, hängt vom jeweiligen Beschaffungsgegenstand ab.
Zu den möglichen Vorteilen gehören geringerer Ressourcenverbrauch, bessere Transparenz über Lieferketten, langfristig bessere Kostensteuerung, klarere Beschaffungsstandards und eine systematischere Berücksichtigung ökologischer und sozialer Risiken.
Nachhaltige öffentliche Beschaffung berücksichtigt ökologische, soziale, wirtschaftliche oder innovative Aspekte bei der Beschaffung von Produkten, Dienstleistungen und Bauleistungen durch öffentliche Auftraggeber. Die konkrete Ausgestaltung muss mit den jeweils geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen vereinbar sein.
ISO 20400 ist ein internationaler Leitfaden für nachhaltige Beschaffung. Der Standard unterstützt Organisationen dabei, Nachhaltigkeit strategisch und operativ in Beschaffungsentscheidungen und Einkaufsprozesse zu integrieren.
Ausgangspunkt ist eine Analyse der aktuellen Beschaffung. Anschließend werden relevante Warengruppen priorisiert, Ziele und Kriterien definiert, Lieferanten eingebunden und Anforderungen in bestehende Beschaffungsprozesse integriert. Pilotprojekte und geeignete Kennzahlen helfen dabei, die Strategie schrittweise weiterzuentwickeln.
Nachhaltige Beschaffung entsteht nicht dadurch, einzelne Produkte als „grün“ oder „nachhaltig“ einzustufen. Entscheidend ist ein systematischer Einkaufsprozess, der ökologische, soziale und wirtschaftliche Auswirkungen dort berücksichtigt, wo Beschaffungsentscheidungen tatsächlich getroffen werden.
Dazu gehören klare Ziele, passende Kriterien für unterschiedliche Warengruppen, belastbare Lieferantendaten, Lebenszykluskosten und eine Messung der erreichten Ergebnisse. Digitale Beschaffungsprozesse können dabei helfen, die benötigten Informationen strukturiert verfügbar zu machen und Nachhaltigkeit dauerhaft im Einkauf zu verankern.
Wie sich nachhaltige und wirkungsorientierte Beschaffung strategisch in Organisationen etablieren lässt, zeigt Bonpago im Bereich nachhaltige Beschaffung und wirkungsorientierter Einkauf.