Rollout & Change Management

Der Rollout, also die Inbetriebnahme eines neu beschafften oder entwickelten Systems oder Prozesses, ist der Moment, auf den alle Bemühungen in einem Projekt hinauslaufen. Hier zeigt sich wie gut sich in der Theorie erdachte Konzepte auf die Realität übertragen lassen und ob alle betroffenen Personen im Rahmen des Change Managements ausreichend auf die bevorstehenden Änderungen vorbereitet wurden. Entsprechend penibel sollte dieser Schritt geplant werden.

Fragestellungen im Rollout

Der Rollout eines neuen Systems oder eines Prozesses ist der Moment der Wahrheit für jedes Transformationsprojekt. In der Regel findet eine solche Produktivsetzung im laufenden Betrieb statt, sodass eine Unterbrechung des Prozesses oder gar ein Scheitern des Rollouts keine Option ist.

Folgende Fragestellungen sind zwingend vor einem Rollout zu beantworten und bilden die fachliche Grundlage für eine erfolgreiche Systemeinführung:

  • Wurden die zu digitalisierenden Prozesse analysiert und auf ihre „Digitalisierbarkeit“ geprüft?
  • Wurden Soll-Prozesse entwickelt, abgestimmt und fehlerfrei im neuen System abgebildet?
  • Wurden bei der Systemauswahl die Anforderungen aller relevanten Bereiche berücksichtigt?
  • Sind alle Nutzer und Administratoren über den Zeitplan und die von Ihnen benötigten Zuarbeiten informiert und haben Sie entsprechende Schulungen erhalten?
  • Sind relevante externe Stakeholder wie bspw. Lieferanten über die Umstellung informiert?
  • Wurde der Rollout realistisch geplant und ggf. im Rahmen von Piloten getestet?

Fragestellungen für das Changemanagement

Da jedes Transformationsprojekt immer auch einen Eingriff in die Arbeitsabläufe und Gewohnheiten der Mitarbeiter darstellt, existieren weitere Voraussetzungen auf persönlicher Ebene welche für einen erfolgreichen Rollout gegeben sein müssen. Folgende Fragestellungen sind hier relevant:

  • Wurden die individuellen Anforderungen der betroffenen Mitarbeiter bei der Auswahl/Entwicklung des neuen Systems berücksichtigt?
  • Wurden alle Mitarbeiter rechtzeitig über die geplanten Änderungen informiert?
  • Haben die Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, Ihre Meinung und ggf. vorhandene Bedenken zu dem geplanten Projekt bzw. System zu äußern?

Die Adressierung dieser Fragestellungen ist Aufgabe eines professionellen und frühzeitig etablierten Change Managements. Bereits im Rahmen der Projektplanung sollte dieses mit umgesetzt werden, um alle relevanten Personen frühzeitig abzuholen. So wird sichergestellt, dass im gesamten Projektverlauf und insbesondere zum Rollout alle betroffenen Personen an einem Strang ziehen und die Akzeptanz für neu eingeführte Prozesse und Systeme maximiert wird.

Die Intensität des notwendigen Change Managements sowie die dazu verwendeten Werkzeuge und Methoden variieren im Verlauf des Projektes. So sind in den einzelnen Projektphasen jeweils unterschiedliche Ansätze des Change Managements sinnvoll. Nachfolgende Abbildung stellt einen möglichen Intensitätsverlauf sowie beispielhafte verwendete Methoden und Tools dar.

Die Mitarbeiter von Bonpago verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Planung und Durchführung des Rollouts bei Transformationsprojekten. In Abhängigkeit der spezifischen Gegebenheiten des Kunden unterstützen sie bei der Entscheidung für den optimalen Modus (bspw. pilotierter Rollout) und steuern sowohl Planung als auch Umsetzung. Im umfangreichen Repertoire an Tools und Methoden befinden sich sowohl etablierte Verfahren als auch eigens entwickelte Werkzeuge.