Rechnungseingang für Unternehmen und Verwaltungen

Die Einführung der E-Rechnung bietet für Unternehmen und Verwaltungen die Chancen auf Einsparungen, Effizienzsteigerungen, Transparenz und Verkürzungen der Durchlaufzeiten. Daneben ist durch die elektronische Rechnung auch das dezentrale Bearbeiten von Rechnungen möglich.

Die Verpflichtung zur E-Rechnung auf Bundesebene kann dabei als Anstoß zur Digitalen Transformation im Rechnungswesen betrachtet werden. Gemäß des E-Rechnungsgesetzes müssen die obersten Bundesbehörden seit dem 27.11.2018 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Alle weiteren öffentlichen Auftraggeber des Bundes sind dies seit dem 27.11.2019. Bei öffentlichen Aufträgen mit Beteiligung von Ländern und Kommunen ist die Frist zur Umsetzung der E-Richtlinie laut Amtsblatt der EU auf den 18.04.2020 datiert.

Unternehmen sollten die Potenziale spätestens jetzt auch nutzen. Neben Einsparpotenzialen von bis zu 16 € pro Rechnung und einer gesteigerten Transparenz, ermöglicht die Umsetzung eine Fokussierung der Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten.

Egal ob Unternehmen oder Verwaltung, für eine effiziente und nachhaltige Verarbeitung elektronischer Rechnungen ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sowie die in der Abbildung dargestellten Komponenten und deren Zusammenspiel essenziell.

 

Zentrale Fragen für öffentliche Auftraggeber

Für öffentliche Auftraggeber stellt sich nicht primär die Frage nach dem allgemeinen Nutzen des elektronischen Rechnungsaustauschs. Vielmehr ist die Verwaltungseinrichtung auf die fristgerechte Umsetzung der Richtlinie vorzubereiten. Dabei ergeben sich zwei zentrale Aspekte, die konkret zu betrachten sind.

Dies ist zum einen die Klassifikation des Ist-Zustandes, also der „E-Invoice Readiness“. Die Analyse der heutigen Prozesse und der Volumina im Rechnungseingang können dabei helfen, Transparenz zu schaffen und die richtigen Maßnahmen zu identifizieren.

Der erste Entscheidungsschritt beinhaltet dabei unter anderem die Beantwortung folgender Fragestellungen:

  • Gibt es einen zentralen Rechnungseingang (zum Beispiel eine Postfachadresse für den physischen Rechnungseingang oder eine zentrale E-Mail-Adresse erechnung@musterbehoerde.de)?
  • Gibt es bereits ein frühes Scannen der eingehenden Rechnungen (zum Beispiel in einer zentralen Poststelle)?
  • Gibt es ein automatisiertes Auslesen der eingehenden Papier- oder PDF-Rechnungen (zum Beispiel über eine OCR-Erkennung)?
  • Gibt es eine elektronische Weiterverarbeitung der digitalisierten Rechnungen im Rahmen eines Workflowsystems (zum Beispiel zur Freigabe der Rechnungen)?
  • Gibt es ein elektronisches Archiv für die Ablage der Rechnungen (dies kann auch im „späten“ Scannen sein, das heißt zur Ablage nach der Freigabe und Verbuchung der Rechnung)?
  • Welche Systeme können nachgenutzt werden und wo ist die Nachnutzung sinnvoll?

Auf Basis dieser Erkenntnisse kann ein Soll-Prozess entwickelt werden, der eine erfolgreiche Umsetzung in der öffentlichen Verwaltung ermöglicht. Es gilt zudem, eine Auswahl der geeigneten Werkzeuge aufseiten der Behörden zu treffen und deren Implementierung anzustoßen. Die elektronische Bearbeitung setzt dabei zumindest einen elektronischen Workflow sowie ein elektronisches Rechnungsarchiv voraus.

Der zweite Entscheidungsschritt beinhaltet somit unter anderem die Beantwortung folgender Fragestellungen:

  • Muss ich neue Systeme einführen? Wenn ja, welche? Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
  • Mit welchen Formaten muss ich umgehen können?
  • Wie gehe ich mit Rechnungen aus dem Ausland um?
  • Wie setze ich ein Projekt zur Einführung der E-Rechnung sinnvoll auf?
  • Welche Herausforderungen und Risiken erwarten mich?
  • Welche organisatorischen Veränderungen werden mit der Umstellung einhergehen? Gibt es Zentralisierungsmöglichkeiten?
  • Wie motiviere ich meine Lieferanten zur Einlieferung elektronischer Rechnungen?
  • Wie kann ich durch Automatisierung und Robotics (RPA) weiter optimieren und u. a. eine Direktbuchung, bzw. Dunkelbuchung ermöglichen?
  • Wie kann ich die beschleunigten und transparenten Prozesse für Möglichkeiten in der Liquiditätsunterstützung (u. a. Supply Chain Finance) einsetzen?

Eine Auswahl unserer Services:

  • Projektmanagement
  • Anforderungsmanagement
  • Ausschreibungsbegleitung
  • Auswahl geeigneter Provider
  • Rollout und Change Management
  • Coaching z. B. im Rahmen von Workshops
  • Schulungsangebote z. B. Seminare und Webinare der Bonpago-Akademie

Bonpago berät seit über 20 Jahren die öffentliche Verwaltung bei Projekten, die an den Schnittstellen von Strategien, Prozessen und Technologien im Bereich Finanz- und Rechnungswesen anzusiedeln sind. In über 300 erfolgreich abgeschlossenen Projekten hat Bonpago durch seine Expertise überzeugt und Kunden begeistert.