Rechnungsausgang für Unternehmen

Die Umsetzung der E-Rechnung bietet Unternehmen die Möglichkeit erhebliche Einsparungen, Liquiditätsverbesserungen durch früheren Zahlungseingang und erhöhte Transparenz innerbetrieblicher Prozesse sicherzustellen.

Durch die E-Rechnungsverordnung ist jedes Unternehmen, das den Bund als Auftraggeber führt bzw. Rechnungen an ihn stellt, bis zum 27.11.2020 verpflichtet elektronische Rechnungen zu liefern. Neben dem Bund gibt es noch weitere Bundesländer die entsprechende Regelungen eingeführt haben, bzw. dieses planen. Eine Übersicht finden Sie hier. 

Neben der öffentlichen Verwaltung führen auch immer mehr Unternehmen die elektronische Rechnung als Bedingung für den Geschäftsverkehr ein.

Zentrale Fragen für Unternehmen

Für Lieferanten stellen sich oftmals die Herausforderungen, die eigenen Prozesse und die Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen ihrer Kunden in Einklang zu bringen. Insbesondere große Unternehmen, die in der Regel aus vertrieblichen oder vertraglichen Gründen verschiedene Rechnungsformate und Übertragungswege unterstützen müssen, stehen vor der Aufgabe, ein breites Spektrum abzudecken.

In einem ersten Schritt ist es sinnvoll, die Anforderungen der Kunden und die Kundenstruktur zu analysieren und hieraus ggf. erste wichtige strategische Entscheidungen abzuleiten. Zentrale Fragestellungen sind dabei:

  • Wie sieht meine Kundenstruktur aus?
  • Welchen Anforderungen bin ich gegenübergestellt? Welche Formate und Übertragungswege werden nachgefragt?
  • Bin ich verpflichtet am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen? Welche Fristen gilt es zu beachten?

In einem nächsten Schritt sind Handlungsvarianten abzuleiten und zu bewerten. Hierbei sollte ggf. im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der zu erwartende Nutzen einer Anpassung der Prozesse in Relation zu den (geschätzten) Kosten gesetzt werden.

Die Erfahrungen zeigen, dass Lieferanten durch die Umstellung auf einen elektronischen Rechnungsversand und der Reduzierung des Papieraufkommens hohe Einsparungen realisieren können – das volle Optimierungspotenzial lasse sich jedoch erst realisieren, wenn das Austauschformat einen möglichst hohen Automatisierungsgrad auf Seiten des Rechnungsempfängers ermöglicht. Die Unterstützung von XRechnung als reines Datenformat ist hierbei ein wesentlicher Bestandteil.

Im Rahmen der Optimierung der Rechnungsausgangsprozesse und der strategischen Ausrichtung steht die Beantwortung folgender Fragestellungen im Vordergrund:

  • Muss ich neue Systeme einführen? Wenn ja, welche? Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
  • Welche Herausforderungen und Risiken erwarten mich?
  • Können Automatisierungspotenziale realisiert werden?
  • Wie setze ich ein Projekt zur Optimierung des Rechnungsausgangs sinnvoll auf?

Unsere Erfahrungen zeigen, dass speziell die Anforderungen der XRechnung und die Integration einer Leitweg-ID die Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. In der folgenden Abbildung ist ein ideales und erprobtes Projektvorgehen für die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand dargestellt:

Eine Auswahl unserer Services:

  • Projektmanagement
  • Anforderungsmanagement
  • Ausschreibungsbegleitung
  • Auswahl geeigneter Provider
  • Rollout und Change Management
  • Coaching z. B. im Rahmen von Workshops
  • Schulungsangebote z. B. Seminare und Webinare der Bonpago-Akademie

Als eine der führenden Beratungen im Bereich des Financial Supply Chain Management unterstützen wir unsere Kunden sowohl bei Umsetzungsprojekten im Rechnungseingang als auch im Rechnungsausgang. Die E-Rechnung ist oft der ideale Einstieg für eine ganzheitliche Optimierung der Purchase-to-Pay- bzw. Order-to-Cash-Prozesse.