Fachartikel, Innovative Verwaltung, 05/2019

Wie die Einführung der E-Rechnung gelingt

von Dr. Steffen Bernius und Christoph Bertram

Trotz des baldigen Inkrafttretens der Annahmeverpflichtung von elektronischen Rechnungen kommt die Umsetzung bei vielen öffentlichen Auftraggebern nur zögerlich voran. Was ist konkret zu tun, um den Empfang und die Verarbeitung rechtzeitig sicherzustellen? Mehr dazu im Artikel von Dr. Steffen Bernius (Mitglied der Geschäftsführung, Bonpago GmbH) und Christoph Bertram (Senior Consultant, Bonpago GmbH) in der Ausgabe 05/2019 der Fachzeitschrift "Innovative Verwaltung".



 

Artikel, eStrategy Magazin, 01/2018

Irgendwann ist es irgendwann zu spät - warum gerade jetzt die Zeit gekommen ist, auf den elektronischen Rechnungsaustausch umzustellen

von J. v. Mulert und Dr. D. Pfaff

Der elektronische Handel ist aus der heutigen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken – auch und vor allem im Business-to-Business Bereich. Von einem geschätzten Gesamtvolumen von rd. 1.100 Mrd. Euro wird etwa die Hälfte bereits heute über elektronische Kanäle beschafft.

 
Erschienen in: BIT-Magazin, März 2018
Herausgeber: TechDivision GmbH,
83059 Kolbermoor


Preis: kostenlos

 

Artikel, BIT Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management - 2-2018 / März 2018

Höchste Zeit - E-Rechnungs-Gipfel am 15. und 16. Mai in Bonn

Artikel von Dr. D. Pfaff und J. v. Mulert zu den Einsparpotenzialen des elektronischen Rechnungsaustauschs

Nachdem das Thema des elektronischen Rechnungsaustauschs bereits seit gut 20 Jahren diskutiert wird, werden in Deutschland trotz der Einsparpotenziale noch immer nur rund 15 Prozent der Rechnungen elektronisch versendet. Dr. Donovan Pfaff und Johannes von Mulert geben Auskunft.

 

 
Erschienen in: BIT-Magazin, März 2018
Herausgeber: bit-Verlag Weinbrenner GmbH & Co. KG,
Leinfelden-Echterdingen


Preis: kostenlos
 
 
 

 

Interview, DOK Magazin / 25. Februar 2018

Digitalisierungsstrategie: Business? Prozesse? DMS!

Interview mit Nina Harms, Senior Consultant bei der Bonpago GmbH, über Prozessoptimierung, Anbieterauswahl und weitere Optimierungspotenziale bei der Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS).

 
Erschienen in: DOK-Magazin, 25. Februar 2018
Herausgeber: Marketing Projekt 2000 GmbH
Sprache: Deutsch


Preis: kostenlos
 

 

Fachartikel, Computerwoche / Januar 2018

E-Rechnung: Hat die PDF-Rechnung ausgedient?

Die Spezifikation XRechnung, Standard für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung, wirft Fragen zur Zukunft der PDF-Formate auf.

PDF-Rechnungen kamen bisher nicht nur in Deutschland zum Einsatz. Mit der neuen Norm des CEN wird die XRechnung aber vor allem im europäischen Raum Pflicht.

 

 
Erschienen in: Computerwoche/ Januar 2018
Herausgeber: ProPress Verlagsgesellschaft mbH
Sprache: Deutsch
Autoren: Ruth Markert, Hendrik Neumann


Preis: kostenlos

 

Fachartikel, Behörden Spiegel / Januar 2018

E-Rechnung in heißer Phase

Wie die Umsetzung gelingen kann

(BS/Dr. Steffen Bernius*) Für die E-Rechnung sind die wichtigsten Rahmenbedingungen geschaffen. Sowohl die öffentlichen Auftraggeber als auch deren Lieferanten stehen vor der Herausforderung, den neuen Standard XRechnung einzuführen und die Optimierung ihrer Prozesse voranzutreiben. Um die engen Deadlines zu halten, müssen die Umsetzungsprojekte spätestens 2018 starten – gerade Kommunen stehen hierbei jedoch vor vielen Herausforderungen.

 

E-Rechnung in heißer Phase
Erschienen in: Behörden Spiegel / Januar 2018
Herausgeber: ProPress Verlagsgesellschaft mbH
Sprache: Deutsch


Preis: kostenlos

 

 

Fachartikel, Innovative Verwaltung 10/2017

Elektronische Rechnung erfolgreich einführen

Im europäischen Vergleich hat Deutschland beim Thema Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung noch Nachholbedarf. Das gilt ebenso für den Stand der Einführung der elektronischen Rechnung. Auch hier ist Deutschland noch nicht gut genug. Mit der Unterzeichnung des E-Rechnungs-Gesetzes wurden die Weichen zur Einführung eines technologieneutralen E-Rechnungs-Standards für öffentliche Auftraggeber gestellt. Nun gilt es, den eingeschlagenen Weg umzusetzen.

Dabei müssen die drei Standardisierungsebenen, Transport-, Inhalts- und Prozessstandards den neuen Gegebenheiten angepasst werden, so dass durch die Digitalisierung mögliche Mehrwerte für die Gesellschaft abgeschöpft werden können.

 

Elektronische Rechnung erfolgr. einf. - InnovVerw
Erschienen in: Innovative Verwaltung 10/2017
Herausgeber: Springer Fachmedien
Sprache: Deutsch


 

Fachartikel, C+P Spektrum, 23.03.2017

Fünf Fragen an Dr. Donovan Pfaff

Bonpago GmbH-Geschäftsführer Dr. Donovan Pfaff erläutert, welchen Einfluss die Digitalisierung von Geschäftsprozessen auf die Wertschöpfung in Banken hat und nennt wichtige Ergebnisse der Bonpago-Studie " Corporate Banking ohne Banken?"

Schlanke und effiziente Wertschöpfungsprozesse, wie sie von Unternehmen gewünscht werden, bergen für Banken die Gefahr, zu reinen Infrastrukturdienstleistern zu verkommen, deren Aufgabe nur die Abwicklung von Zahlungen ist. Also müssen Banken aktiv ihr Leistungsangebot ausbauen und die Bedürfnisse ihrer Firmenkunden adäquat befriedigen. Das ist der Weg, sich gegenüber sprießenden agilen FinTechs zu behaupten.

 

Fünf Fragen an Dr. Pfaff
Erschienen in: C+P spektrum 19/2017
Herausgeber: DZ Bank
Sprache: Deutsch


 

Fachartikel, Welt N24, 20.03.2017

Wenn der Postmann nicht mehr klingelt

von Jürgen Bröker

Jeder zehnte Mittelständler nutzt bereits die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung. Denn E-Invoicing spart Zeit, senkt die Kosten und hilft, Kunden an das Unternehmen zu binden.

E-Invoicing ist das Stichwort, mit dem sich nicht nur Papier sparen lässt. „Die Verarbeitungsgeschwindigkeit elektronischer Rechnungen ist wesentlich schneller. Das spart uns Zeit und damit auch Geld“, sagt Gerald Schilhansl, Teamleiter Finanzbuchhaltung bei Rothenberger und wesentlich am Umstellungsprozess beteiligt

„Die Rechnung, die der Lieferant heute losschickt, ist morgen schon im System“, so Schilhansl. Alle wesentlichen Verarbeitungsschritte könnten automatisch erfolgen.

 

Fünf Fragen an Dr. Pfaff
Erschienen in: Welt N24 20.03.2017
Herausgeber: Welt N24 GmbH
Sprache: Deutsch


 

 

Fachartikel, Controlling & Management Review 2/2017

Einsparpotential durch Digitalisierung

von Schüür-Langkau, Anja

Im Artikel wird dargestellt, wieviel Unternehmen durch die Digitalisierung von Prozessen einsparen können.

 

 
Erschienen in: Controlling & Management Review, 2/2017
Herausgeber: WHU - Otto Beisheim School of Management
Sprache: Deutsch
 
 

 

Fachartikel, Behörden Spiegel, 04/2015

Pflicht oder Chance?

von Pfaff, Dr. Donovan / Prof. Dr. König, Wolfgang

Dieser Artikel verschafft einen Einblick in die Aufgaben der öffentlichen Verwaltungen in den nächsten Jahren. Bis spätestens 2018 müssen in öffentlichen Verwaltungen und, leicht Zeitversetzt, bei kleinen Kommunen Rechnungen elektronisch empfangen aber auch weiterverarbeitet werden können. In den kommenden Jahren wird daher zunehmend die „E-Rechnung-Readiness“ von Behörden, Städten und Kommunen in den Fokus geraten. Außerdem ist es wichtig, die passende Lösung für die entsprechenden Größen der Verwaltungen zu finden. Kleine Kommunen können von einem Cloud basierten Workflow-Modul profitieren wohingegen größere Prozesse eine komplexere und individuelle Lösung voraussetzten. Des Weiteren sollte die Anbindung der Lieferanten nicht in den Hintergrund geraten. Diese sind ein ausschlaggebender Kostenfaktor der hohe Kostensenkungspotenzial aufzeigen. Dennoch ist dies auch eines der Aufgaben, die zu einer Herausforderung werden können.

Pflicht oder Chance
Erschienen in: Behörden Spiegel (04/2015)
Herausgeber: Behörden Spiegel
Sprache: Deutsch
 
 

 

Fachartikel, Behörden Spiegel, 05/2016

Im Blindflug zur E-Rechnung?

von Bernius, Dr. Steffen / Pfaff, Dr. Donovan

Durch die Vorstellung des Entwurfs des E-Rechnungs-Gesetzes auf dem diesjährigen E-Rechnungsgipfel in Wiesbaden werden die Behörden die Dringlichkeit der Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch bewusster wahrnehmen. Für Verwaltungen stellt sich zudem die Frage, wie eine Umstellung angegangen werden sollte. Auch die damit einhergehende Auswahl des geeigneten Workflowanbieters stellt eine Hürde dar.

Der vorliegende Artikel zeigt fünf Wege zum elektronischen Workflow auf und beleuchtet die unterschiedlichen Lösungsansätze. Die Problematik bei der Auswahl eines geeigneten elektronischen Workflows liegt in der Regel in der mangelnden Prüfung von Alternativen.

Im Blindflug zur E-Rechnung
Erschienen in: Behörden Spiegel (05/2016)
Herausgeber: Behörden Spiegel
Sprache: Deutsch
 
 

 

Fachartikel, Zeitschrift "innovative VERWALTUNG", Ausgabe 3/2016

Die Potentiale der E-Rechnung werden noch nicht ausgeschöpft

Befragung offenbart Umsetzungsprobleme in der öffentlichen Verwaltung

Die Themen "E-Rechnung" und "digitaler Rechnungsworkflow" stehen in vielen Verwaltungen ganz oben auf der Prioritätenliste. Dennoch gibt es bei der praktischen Umsetzung Defizite. Das belegen Ergebnisse einer Befagung von Entscheidern der öffentlichen Verwaltung, die im vergangenen Jahr durchgeführt wurde. Der Beitrag stellt die wichtigsten Erkenntnisse dieser Befragung vor.

 

Potenziale der E-Rechnung noch nicht ausgeschöpft
Erschienen in: innovative Verwaltung 3/2016
pp 37-39
Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH
Sprache: Deutsch
 
 

 

Fachartikel, Behörden Spiegel, 09/2015

Einführung der E-Rechnung stockt: Kommunen auf der Suche nach den richtigen Lösungen.

von Bernius, Dr. Steffen / Pfaff, Dr. Donovan

Einführung der E-Rechnung stockt: Die mit der E-Rechnung einhergehenden Vorteile für die Verwaltung sind ebenso ausgiebig dokumentiert wie Studienergebnisse zu der immer noch mangelnden Umsetzung bei Behörden und Kommunen. Die spannende Frage ist, wie man dieses Potenzial hebt. Eine aktuelle Studie der Bonpago GmbH, bei der Verantwortliche in Rechnungswesen bei über 60 Kommunen aus sechs Landkreisen interviewt wurden, eruiert die genauen Gründe für die zögerliche Umsetzung. Darauf aufbauend werden konkrete Empfehlungen zur Vorgehensweise bei der Umsetzung geliefert.

Einführung der E-Rechnung stockt
Erschienen in: Behörden Spiegel (09/2015)
Herausgeber: Behörden Spiegel
Sprache: Deutsch
 
 

 

Fachartikel, Mittelstand Digital, 09/2014

Mythen der eRechnung – Wie wissenschaftliche Erkenntnisse den Weg zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsverkehrs zeigen

von Bernius, Steffen / Pfaff, Donovan

Die Umstellung von der Papierrechnung auf die eRechung ist im Kommen, doch dieser Vorgang geht, durch Zweifel der Beteiligten, schleppend voran. Durch die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsumstellung bei öffentlichen Aufträgen werden alle öffentlichen Verwaltungen der Mitgliedsstaaten verpflichtet, innerhalb der nächsten Jahre elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dennoch bestehen Zweifel und Mythen über die eRechnung mit denen sich Bonpago beschäftigt und aufräumt.

  • Mythos #1: „Das papierlose Büro ist der zentrale Vorteil der eRechnung“
  • Mythos #2: „Der papierlose Rechnungsversand ist der zentrale Vorteil der eRechnung“
  • Mythos #3: „Wenn sich die eRechnung tatsächlich lohnen würde, hätte sie sich schon längst – auch bei kleinen Unternehmen oder der öffentlichen Verwaltung durchgesetzt“
  • Mythos #4: „Die eRechnung setzt sich nicht durch, weil sie die vom Großteil der Unternehmen am meisten präferierte Versandvariante 'PC-Fax' nicht unterstützt“
  • Mythos #5: „Die eRechnung wird sich durchsetzen, sobald der richtige Standard gefunden ist“
  • Mythos #6: „Die eRechnung wird sich durchsetzen, sobald die richtige Lösung entwickelt ist“

Außerdem beinhaltet der Artikel eine Empfehlung zur Vorgehensweise bei der Umsetzung.

Mythen der eRechnung
Erschienen in: Mittelstand Digital S. 70 ff. (09/2014)
Herausgeber: Begleitforschung Mittelstand-Digital
Sprache: Deutsch
 
 

 

Fachartikel, Behörden Spiegel, 06/2014

Umstellung auf E-Rechnung - Bonpago-Studie zeigt großes Einsparpotenzial auf

von Behörden Spiegel, Interview: Pfaff, Donovan

Um der öffentlichen Verwaltung das enorme Einsparpotenzial und die verbesserte Leistungsstärke bei der Umstellung auf elektronische Finanzprozesse aufzuzeigen, hat Bonpago, Experte für Financial Supply Chain Management, unter dem Titel „Kommunales Rechnungsvolumen – Ableitung einer Strategie zu Erreichung der Einsparpotenziale“ ein Whitepaper veröffentlicht. Dr. Donovan Pfaff weist in diesem Artikel auf wesentliche Vorteile für Kommunen, Unternehmen und auch KMUs hin, die mit einer Einführung von e-Rechnungen umgesetzt werden können. Dies bezieht sich nicht ausschließlich auf die Kostenersparnis sondern auch auf die Nachhaltigkeit und Schonung der Umwelt.

Umstellung auf E-Rechnung
Erschienen in: Behörden Spiegel Nr. VI / 30. Jg. / 23. Woche, (06/2014)
Herausgeber: Behörden Spiegel
Sprache: Deutsch
 
 

 

Fachartikel, WirtschaftsForum, 12/2013|01/2014

E-Rechnung: Prozessstandards etablieren

von Bernius, Steffen / Pfaff, Donovan

Die Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs sind unbestritten. Dennoch stockt die Umsetzung seit Jahren. In Deutschland fallen jährlich etwa 32 Milliarden Rechnungen und Kassenbelege an, von denen weniger als zehn Prozent elektronisch ausgetauscht werden.

Nun will die EU-Kommission der E-Rechnung zumindest in der öffentlichen Verwaltung neuen Schub verleihen. Durch Obacht von Unternehmen, nicht eine Fehlinvestition zu tätigen, wurde die Umstellung von der Papierrechnung zur e-Rechnung zu einem langwierigen Prozess. Um dieses Problem zu lösen, muss ein Prozessstandard etabliert werden. Aus Brüssel liegt ein Richtlinienentwurf vor, der die öffentliche Verwaltung aller Mitgliedsstaaten innerhalb von vier Jahren zur Empfangsbereitschaft für elektronische Rechnungen verpflichten will.

E-Rechnung: Prozessstandards etablieren
Erschienen in: WirtschaftsForum 136./137. Jahrgang (12/2013|01/2014)
Herausgeber: Industrie- und Handelskammer Frankfurt a. M.  
Sprache: Deutsch
 
 

 

Fachartikel, TecChannel, IT im Mittelstand, 12/2013

E-DOCS: Leitlinien für den standardisierten Austausch von elektronischen Dokumenten

von Bernius, Steffen

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) hat den Förderschwerpunkt "Mittelstand-Digital - IKT-Anwendungen in der Wirtschaft" ins Leben gerufen. Dazu gehört auch das Projekt E-DOCS das Empfehlungen zum standardisierten elektronischen Rechnungsaustausch beinhaltet.

Ein Projekt der eStandards-Initiative trägt den Namen "E-DOCS - Qualifizierter elektronischer Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und KMU sowie mit der öffentlichen Verwaltung am Beispiel Rechnungen".

E-DOCS: Leitlinien
Erschienen in: TecChannel, IT im Mittelstand (03/12/2013)
Herausgeber: IDG Business Media GmbH
Sprache: Deutsch
 
 

 

Fachartikel, TecChannel - IT im Mittelstand, 11/2013

Behörden unter Zugzwang – EU will eRechnungspflicht

von König, Wolfgang / Bernius, Steffen / Pfaff, Donovan

In deutschen Verwaltungen und Unternehmen hat die eRechnung größtenteils noch nicht Einzug gehalten. Forscher der Goethe-Universität Frankfurt untersuchen in einem Projekt, das auch von ISPRAT unterstützt wird, was die Gründe dafür sind und wie nutzerfreundliche Lösungen für eRechnungen aussehen.

Behoerden unter Zugzwang
Erschienen in: TecChannel, IT im Mittelstand, (06/11/2013)
Herausgeber: IDG Business Media GmbH
Sprache: Deutsch
 
 

 

Fachartikel, Computerwoche, 10/2013

E-Docs: Leitlinien für den Austausch elektronischer Dokumente

von Bernius, Steffen

Zum Förderschwerpunkt „Mittelstand digital – IKT-Anwendungen in der Wirtschaft“ gehört auch das Projekt E-Docs. Das Bundeswirtschaftsministerium hat damit eine Initiative gestartet um Empfehlungen für den Austausch von elektronischen Dokumenten zu erarbeiten.

Der Artikel weist darauf hin welche Kriterien eine Lösung für die E-Rechnung erfüllen muss. Der Nutzwert für eine E-Invoicing-Lösung lässt sich anhand der fünf Kriterien Effizienz, Einfachheit, Effektivität, Nachhaltigkeit und Akzeptanz festmachen. Jedes dieser Kriterien setzt sich aus verschiedenen Faktoren für die Bewertung zusammen.

E-Docs: Leitlinien Austausch
Erschienen in: Computerwoche Nr. 44 S. 24 f. (28/10/2013)
Herausgeber: IDG Business Media GmbH
Sprache: Deutsch
 
 

 

Fachartikel, BMI/ Goethe-Universität, 07/2013

Recommended Course of Action for the Implementation of Electronic Invoicing in Public Administrations

von Bernius, Steffen / König, Wolfgang /Pfaff, Donovan / Werres, Stefan

In this investigation solutions were defined and valued for the conversion to electronic invoices. Afterwards a recommended course of action is derived for the conversion of the electronic invoice exchange with the public administration at the national level. The utility value analysis shows teamwork within the project E-Docs.

The investigation indicates that the electronic invoice exchange shows consequently an important component of the so-called Electronic Government which describes as a generic term the application of information technology in the public sector to support authorities, the inclusion of citizens and the dismantle of bureaucracy. It hereby displays the increase in efficiency, effectiveness and transparency of processes in the E-Government, by not working on documents manually by hand anymore, but now digitally is grasped and is handed over in an electronic workflow. Besides, head attention lies on G2B relations ("Government to business") and G2G relations ("Government-to-Government"). The part G2C ("Government to Citizen") is becoming affected by this area by which the management issues their service invoices immediately to citizens.

Recommanded course of action
Herausgeber: BMI/Goethe-Universität Frankfurt am Main (07/2013)
Sprache: Englisch
 
 
Preis: kostenlos

 

Fachartikel, Vitako Aktuell, 08/2013

Weg vom Papier! – Elektronischer Rechnungsaustausch bietet Sparpotenzial für alle Beteiligten

Von Pfaff, Donovan / König, Wolfgang

Rechnungen kosten Geld – und zwar mehr als draufsteht. Porto, Bearbeitung und Archivierung verursachen Kosten, die mit moderner IT nicht sein müssen. Aufführung von Ist-Zuständen der heutigen Behörden mit Daten und Fakten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe innerhalb der Behörden. Dementsprechend reduzieren sich die Kostenstellen und verringern sich die Bearbeitungsgebühren.

Weg vom Papier
Erschienen in: Vitako Aktuell 3-2013 (21/08/2013)
Herausgeber: Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V.
Sprache: Deutsch
 
 

 

Fachartikel, BMI/Goethe-Universität, 01/2013

Handlungsempfehlungen zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung - Ergebnisse einer Nutzwertanalyse

von Bernius, Steffen / König, Wolfgang / Pfaff, Donovan / Werres, Stefan

In dieser Untersuchung wurden Lösungen für die Umstellung auf elektronische Rechnungen definiert und bewertet. Anschließend wurden Handlungsempfehlungen für die Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung auf Bundesebene abgeleitet. Die Nutzwertanalyse stellt eine Gemeinschaftsarbeit innerhalb des Projektes E-Docs dar.

Die Untersuchung zeigt auf, dass der elektronische Rechnungsaustausch folglich eine wichtige Komponente des sog. Electronic Government darstellt, welches als Oberbegriff den Einsatz von Informationstechnologie im öffentlichen Sektor zur Unterstützung von Behörden, zur Einbeziehung von Bürgern und zum Bürokratieabbau im Allgemeinen beschreibt. Dabei weist es auf die Steigerung von Effizienz, Effektivität und Transparenz von Abläufen im E-Government hin, indem vor allem Dokumente nicht wie bisher manuell bearbeitet werden, sondern nunmehr digital erfasst und in einen elektronischen Workflow übergeben werden. Haupt Augenmerk dabei liegt auf G2B-Beziehungen („Government-to-Business“) und G2G-Beziehungen („Government-to-Government“). Hinzukommend ist der Bereich G2C („Government-to-Citizen“) betroffen indem Bereiche, in denen die Verwaltung unmittelbar Bürgern für erbrachte Dienstleistungen Rechnungen stellen.

Handlungsempfehlung öffentliche Verwaltung
Herausgeber: Bonpago GmbH (01/2013)
Sprache: Deutsch
 
 
Preis: kostenlos

 

Fachartikel, Bonpago GmbH, 2013

Rechnungen werden intelligent – Umsetzung für die öffentliche Verwaltung

von Pfaff, Donovan

Der Praxisbericht dokumentiert die Herausforderungen, Lösungen, Ergebnisse und Ausblicke für die öffentlichen Verwaltungen im Bereich der Prozessverbesserung. Arbeitsprozesse können effizienter und effektiver gestaltet werden um den Arbeitsablauf zu vereinfachen und beschleunigen. Haupt Fokus liegt dabei bei dem elektronischen Rechnungsaustausch der innerhalb Deutschlands immer noch im einstelligen Prozentbereich liegt.

Rechnungen werden intelligent
Herausgeber: Bonpago GmbH (2013)
Sprache: Deutsch
 
 
Preis: kostenlos