E-Government

Bürger und Unternehmen als Kunden der Verwaltung auf allen föderalen Ebenen haben ein ausgeprägtes Interesse daran, dass die Komplexität von Verwaltungsleistungen auf ein Minimum reduziert wird. Die aktuelle Gesetzeslage schafft hierzu die Rahmenbedingungen, die Umsetzung stellt Verwaltungen in der Praxis allerdings häufig vor Herausforderungen.

Der beinah ununterbrochene und oft auch mobile Internetzugang hat zu einer selbstverständlichen und stetigen Verfügbarkeit Dienstleistungsangeboten geführt. Dies betrifft leider noch nicht die Verwaltungsdienstleistungen. Der Bürger kämpft sich nach wie vor durch einen Formulardschungel. Der reine Ressourcenaustausch a la „Desktoprechner ersetzen Schreibmaschinen“ stellt hierbei keine Verringerung der verwaltungsseitigen Komplexität dar und stiftet Bürgern und Unternehmen auch keinen direkten Mehrwert. Ziel muss es sein, dass der klassische Optimierungsdreiklang „Digitalisierung – Automatisierung – Vernetzung“ auch im Rahmen von Verwaltungsangeboten bei Bürger*innen und Unternehmen ankommt.

Mit dem im Sommer 2017 in Kraft getretenen Onlinezugangsgesetz (OZG) sind Bund, Länder und Kommunen daher verpflichtet, bis 2022 ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Das Ziel hierbei ist, den Nutzern ein leicht auffindbares, einfach zu bedienendes und mehrwertstiftendes Angebot bereitzustellen. Insgesamt wurden bisher 575 zu digitalisierende Leistungen identifiziert und insgesamt 14 Themenfeldern zugeordnet. Diese werden von Bund, Ländern und Kommunen gemeinsam geplant und bearbeitet, um eine rechtzeitige Umsetzung zu ermöglichen. Zentraler Bestandteile des E-Governments sind hierbei Onlineportale, die in der Schnittstelle zwischen Verwaltung und Bürger*innen oder Unternehmen angesiedelt sind.

Je nach Umsetzungsstand ergeben sich bei unseren Kunden unterschiedliche Fragestellungen und Anforderungen – sowohl auf technischer als auch auf menschlicher Ebene. Eines ist sicher: Ohne eine entsprechende Strategie, die Ziele und Rahmenbedingungen der digitalen Transformation vorgibt, kommt es früher oder später zu Problemen.

Umgekehrt führt die richtige Umsetzung einer solchen Verwaltungsdigitalisierung zu mehr Nachhaltigkeit, Effizienz und Transparenz – und somit schließlich insbesondere für die Bürger*innen, aber auch für die Verwaltungsmitarbeiter, zu einer Befreiung von unnötigen manuellen und zeitaufwändigen Aktivitäten.

Bonpago wurde 2017 und 2018 zu den TOP15-E-Government-Beratungen gewählt. Wir beraten unsere Kunden sowohl auf strategischer als auch auf operativer Ebene im Rahmen der digitalen Transformation. Dabei legen wir eher Wert auf die Entwicklung einer konkreten Roadmap als auf das Erstellen einer Hochglanzbroschüre gefüllt mit Allgemeinplätzen. Unser tiefgehendes Prozesswissen sowie die langjährige Erfahrung mit der Umsetzung einer elektronischen Aktenführung helfen hierbei.

Ausgewählte Referenzprojekte:

Stadt in Hessen

Unterstützung bei der Erarbeitung und Dokumentation der Digitalisierungsstrategie

 

Aufgaben Bonpago:

  • Workshop-gestütze Erarbeitung eines gemeinsamen Verständnisses der klassischen Funktionsebenen zur Digitalisierung und Automatisierung (Dokumentenarchivierung, Dokumentenverwaltung („E-Akte“)) sowie der Verwaltungsprozesse
  • Abbildung organisationsspezifischer Ausgestaltungen der Anwendungslandschaft, z.B. die Anbindung externer Beteiligter über Serviceportale
  • Erhebung der Ist-Prozesse in den Fachbereichen und Zusammenführung der Ergebnisse anhand eigenentwickelter Methoden und Frameworks
  • Analyse vorhandener Probleme und Ableitungen von Optimierungspotenzialen für die Entwicklung einer langfristigen Strategie
  • Entwicklung einer konkreten Digitalisierungs-Roadmap
  • Dokumentation der Ergebnisse in einem Strategiepapier
Behörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung

Auswahl und Einführung eines Systems zur elektronischen Aktenführung

 

Aufgaben Bonpago:

  • Erstellung einer detaillierten Projektplanung
  • Aufnahme der IST-Prozesse (Basis: Fragebögen und Workshops) und Identifizierung von Optimierungspotenzialen
  • Konzeption von SOLL-Prozessen: Rechnungseingang, digitale Personalakte und Vertragsmanagement
  • Erstellung von Eignungskriterien, der Leistungsbeschreibung und der entsprechenden Bewertungsmatrix
  • Durchführung eines Proof of Concept im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens (inkl. Erstellung der dafür notwendigen Bewertungsdokumente)
  • Auswertung der eingegangenen Angebote zur Auswahl des geeigneten DMS-Anbieters
  • Erstellung eines Rollout-Konzepts für die Implementierung des DMS
  • Erstellung Testfälle und Abnahme
  • Change Management
Kreisverwaltung

Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie und Coaching bei der Umsetzung

 

Aufgaben Bonpago:

  • Workshop-gestütze Erarbeitung eines gemeinsamen Verständnisses der klassischen Funktionsebenen zur Digitalisierung und Automatisierung (Dokumentenarchivierung, Dokumentenverwaltung („E-Akte“)) sowie der Verwaltungsprozesse
  • Abbildung organisationsspezifischer Ausgestaltungen der Anwendungslandschaft, z. B. die Anbindung externer Beteiligter über Serviceportale
  • Erhebung des Ist-Zustandes der „Digitalisierung“ (Prozesse, Dokumententypen, Systeme) in den Fachbereichen und Zusammenführung der Ergebnisse anhand eigenentwickelter Methoden und Frameworks
  • Analyse vorhandener Probleme und Ableitung von Optimierungspotenzialen für die Entwicklung einer langfristigen Strategie
  • Entwicklung einer konkreten Digitalisierungs-Roadmap
  • Dokumentation der Erergebnisse in einem Strategiepapier
  • Coaching der Projektleitung bei der Umsetzung der Digitalisierungstrategie