eBeschaffung

Die Digitalisierung des operativen Beschaffungsprozesses bietet nicht nur die Möglichkeit, den Prozess des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen einfacher, transparenter und effizienter zu gestalten. Durch die Speicherung aller relevanten Bestelldaten an einer zentralen Stelle, wird die Grundlage für die Weiterverwendung der Daten in nachgelagerten Prozessen gelegt. Verbundene Prozesse wir bspw. der Rechnungsprozess können so weitestgehend automatisiert werden.

Ein Geschäftsprozess kann grundsätzlich nur so gut sein wie die Daten, die in ihn hineinfließen bzw. die zu seinem Beginn erzeugt werden. Insofern spielt der operative Beschaffungsprozess eine besonders bedeutende Rolle in der gesamten Purchase-to-Pay-Prozesskette. Als Startprozess entscheidet nicht nur sein effizienter Ablauf, sondern insbesondere der Umfang und die Qualität der mit ihm generierten Daten maßgeblich über den Umfang der realisierbaren Optimierungspotentiale in jedem einzelnen Teilprozess.

Die Digitalisierung der Beschaffung ist damit ein Vorgang, der nicht ausschließlich den Einkauf betrifft, sondern erfordert die Einbeziehung weiterer Abteilungen wie bspw. die bedarfstragenden Fachabteilungen, die für die Zahlung zuständige Buchhaltung oder das nachgelagerte (Einkaufs-) Controlling. Die Transformation des Beschaffungsprozesses ist somit ein komplexer Vorgang, der eine interdisziplinäre, abteilungsübergreifemde Zusammenarbeit voraussetzt.
Richtig durchgeführt ergeben sich aus einer solchen Transformation Verbesserungen auf zwei Ebenen:

Prozessebene:

  • Steigerung der Effizienz und der Geschwindigkeit des Beschaffungsprozesses
  • Konsolidierung des Lieferantenstamms durch Nutzung von Katalogsystemen oder weiterer externer Dienstleister
  • Schaffung einer klaren Berechtigungsstruktur für Beschaffungen und damit Reduktion des Maverick Buying
  • Steigerung der Transparenz des Prozesses

Datenebene:

  • Schaffung einer lückenlosen Datengrundlage für die Planung und Kontrolle der Ausgaben
  • Erhebung von Daten mit deren Hilfe nachgelagerte Prozesse vereinfacht oder automatisiert werden können

Ein geeignetes Beispiel wie die Verbesserung des Beschaffungsprozesses die zusätzlich zu Vereinfachungen in weiteren Prozessen führt, ist die Etablierung und konsequente Dokumentation eines standardisierten Freigabeworkflows für Bestellanforderungen.

In Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen ist es selbstverständlich, empfangene Rechnungen sehr genau auf deren rechnerische und sachliche Richtigkeit zu prüfen. Eine eingehende Prüfung der vorangehenden Bestellung findet in vielen Fällen nicht statt. Dies ist insofern verwunderlich, als dass die vertragliche Verpflichtung zur Zahlung mit der Bestellung (Vertragsabschluss) bei dem entsprechenden Lieferanten entsteht. Eine nachgelagerte Prüfung im Rahmen der Rechnungsprüfung findet damit zu spät statt. Die Implementierung eines Freigabeworkflows für den Beschaffungsprozess inklusive einer entsprechenden Budgetkontrolle behebt dieses Problem. Zudem ermöglicht eine lückenlos dokumentierte Freigabe einer Bestellanforderung, im nachfolgenden Prozess der Rechnungsprüfung und -freigabe den manuellen Prüfschritt der fachlichen und rechnerischen Rechnungsprüfung automatisiert durch ein Workflowsystem durchführen zu lassen. Werden im Rahmen der Bestellung bereits alle relevanten Daten inklusive einer Kontierung im System hinterlegt und ein Wareneingang gebucht, so kann das die eingehende Rechnung durch das System automatisiert mit den Bestelldaten abgeglichen werden und diese bei Übereinstimmung ohne weiteren manuellen Eingriff verbucht werden.

Das Beispiel zeigt: In der Optimierung und Digitalisierung des Beschaffungsprozesses verbirgt sich mehr Potential als auf den ersten Blick ersichtlich ist und erfordert den übergeordneten Blick auf die gesamte Prozesslandschaft eines Unternehmens oder einer Verwaltung.

Um im Rahmen der digitalen Transformation des Beschaffungsprozesses optimale Ergebnisse zu erzielen, identifizieren die Mitarbeiter der Bonpago die entsprechenden Abteilungen oder Fachbereiche und bringen Sie im Rahmen eines Projektes zusammen. Unter Berücksichtigung des Zusammenspiels aller verbundenen Prozesse werden die bestehenden Beschaffungsprozesse analysiert, Potentiale identifiziert und schließlich durch die Entwicklung eines neuen Soll-Prozesses realisiert.

Durch zielgenaue Anforderungsanalysen und Nutzung der umfangreichen Anbieterdatenbank der Bonpago wird in einem mehrstufigen Auswahlprozess der passende Systemanbieter ausgewählt und der Prozess in der gewählten Lösung umgesetzt.