Wichtige Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Auf dieser Seite veröffentlichen wir wöchentlich neue FAQs zum Thema E-Rechnung.

Konkretes Umstellungsdatum der E-Rechnung: Ab wann müssen E-Rechnungen verpflichtend eingeliefert werden? Ist es der April oder der November 2020?

Grundsätzlich gilt zu unterscheiden: Eine Annahmepflicht bedeutet zunächst, dass eine E-Rechnung gestellt werden KANN (hier gilt für die Länder und Kommunen das Datum im April). Erst bei der Rechnungsstellungspflicht MÜSSEN Sie aktiv werden. Eine elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes ist ab dem 27.11.2020 verpflichtend. In den Ländern ist der elektronische Rechnungsaustausch eigenständig geregelt. In der Regel besteht auf Landes- und Kommunalebene keine Pflicht für Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung, allerdings gibt es Ausnahmen. So sieht Bremen z. B. eine Verpflichtung der Lieferanten und manche Länder eine Pflicht zu einem späteren Zeitpunkt vor (Hessen verschiebt dies auf 2024). Zugegebenermaßen ist die Situation recht unübersichtlich. Auf www.xrechnung.de finden Sie eine Übersicht über den Umsetzungsstand in den Ländern.

Was ist der Unterschied zwischen Papierrechnungen, PDF-Rechnungen und E-Rechnungen?

Bei einer Papierrechnung müssen die Informationen einer Rechnung manuell oder über zusätzliche Systeme in die unternehmensinterne Buchhaltungssoftware übernommen werden. Neben dem erforderlichen Zeit- und Ressourcenaufwand kann z. B. die Fehlerquote steigen. Eine PDF-Rechnung beinhaltet unstrukturierte Daten, d. h. sie kann vom Rechnungsempfänger nicht automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Auch hier ist ein Auslesen der Rechnungsinformationen wie bei der Papierrechnung durch manuelle Bearbeitung oder über Texterkennung erforderlich. Die Europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert den Begriff E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, dass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Digitalisierte Rechnungsprozesse versprechen enorme Kosteneinsparungen. Weitere positive Effekte sind die Minimierung von Erfassungsfehlern, Verkürzung von Durchlaufzeiten und die damit verbundenen stabilen Einkommensflüsse, die die Liquidität sicherstellen. Reine PDFs ohne strukturierte Daten oder eingescannte Papierrechnungen sind keine E-Rechnungen i. S. d. EU-Richtlinie!

Was ist XRechnung und für wen gilt der Standard?

XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich um ein strukturiertes Datenformat, welches eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung beim Rechnungsempfänger ermöglicht. Der Standard ist konform zur Europäischen Norm EN16931 und ergänzt diese um nationale Vorgaben und Regeln. XRechnung kann zukünftig für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftragnehmern in Deutschland genutzt werden und wurde vom IT-Planungsrat als "maßgeblich" eingestuft. Es können auch andere zur Norm konforme Standards verwendet werden, sofern diese den Anforderungen der jeweils geltenden Rechtsverordnungen entsprechen, verpflichtende Rechnungsinhalte berücksichtigen und von den Rechnungsempfängern verarbeitet werden können. Die Übertragung der E-Rechnung ist gemäß den Vorgaben der Auftraggeber, beispielsweise über eine Rechnungseingangsplattform, sicherzustellen. Weitere Infos finden Sie auf der Seite der KoSIT unter https://www.xoev.de/xrechnung-16828.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist ein wesentlicher und vom Standard XRechnung empfohlener Bestandteil einer E-Rechnung in Deutschland. Sie wird für die elektronische Adressierung verwendet und ist in der E-Rechnungsverordnung des Bundes sowie in vielen Landesverordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung als eine verpflichtende Inhaltsangabe aufgeführt. Bund und Länder haben sich auf einen einheitlichen Aufbau geeinigt.

Bei Verwendung einer Rechnungseingangsplattform ermöglicht die Leitweg-ID eine automatisierte Weiterleitung an den entsprechenden Auftraggeber sowie innerhalb einer Einrichtung an die richtige rechnungsbearbeitende Stelle. Jeder öffentliche Auftraggeber benötigt mindestens eine Leitweg-ID, welche spätestens im Zuge der Auftragserteilung an Lieferanten übermittelt werden muss. Sie ist in der Rechnung zusätzlich zur postalischen Adresse zu berücksichtigen und soll darüber hinaus für den Versand über das PEPPOL-Netzwerk als Empfangsadresse verwendet werden können.

Welche Vorteile ergeben sich für Lieferanten durch die Verpflichtung der E-Rechnung?

Die Vorteile der elektronischen Rechnung sind vielseitig. Zum einen werden Kosten durch den Entfall des Ausdruckens und des postalischen Versands gespart. Das ist gut für die Umwelt. Außerdem wird sowohl auf Seiten des Rechnungsstellers als auch auf Seiten des Rechnungsempfängers die Bearbeitungsgeschwindigkeit durch eine teilweise Automatisierung der Prozesse beschleunigt.

Durch entsprechende frühere Zahlungsziele können Lieferanten ihren Cashflow verbessern und ihre Liquidität nachhaltig sicherstellen.

Daneben profitieren sie von effizienten Abläufen und einer gesteigerten Datenqualität, da fehleranfällige manuelle Eingaben überflüssig werden.

 

Was gilt es für die Einführung der E-Rechnung zu beachten? Was sind die Lessons Learned für Verwaltungen bei der Umstellung?

1) Strukturieren Sie Ihr Projekt gut vor. Führen Sie vor Projektstart Zielworkshops durch, legen Sie die Projektstruktur und Verantwortlichkeiten fest.

2) Gehen Sie pragmatisch vor. Die Umsetzung sollte nicht komplizierter als Papierrechnungen sein.

3) Nutzen Sie wissen nach. Wir verweisen auf das Architekturkonzept, KoSIT-Prüftool und den Standard XRechnung.

4) Prüfen Sie die Nachnutzung von bestehenden Systemen.

5) Wenn Sie Unterstützung benötigen, fragen Sie rechtzeitig nach. Erste Informationen gibt es unter www.xrechnung.de.

Auf welchen Wegen können Rechnungen elektronisch an Bundesbehörden übermittelt werden?

Elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes müssen grundsätzlich über zwei zentrale Rechnungseingangsplattformen eingereicht werden: Verfassungsorgane, Bundesministerien und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung sind an die Zentrale Rechnungseingangsplattform: https://xrechnung.bund.de angebunden. Für die Einreichung von E-Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung steht die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform OZG-RE: https://xrechnung-bdr.de zur Verfügung, welche auch von kooperierenden Ländern mitgenutzt wird. Neben E-Mail und De-Mail kann als Übertragungsweg für Lieferanten bei beiden Plattformen auch das Netzwerk PEPPOL (Webservice) genutzt werden, um einen automatisierten und sicheren Versand direkt aus den Systemen der Rechnungssteller zu gewährleisten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Rechnungen auf den Plattformen manuell hochzuladen oder ein Webformular für die Erstellung einer Rechnung zu nutzen. Elektronische Rechnungen müssen stets den Vorgaben der Norm EN 16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes sowie den jeweiligen Nutzungsbedingungen der Plattformen entsprechen.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Behörden und Unternehmen?

Grundsätzlich bietet die Einführung der E-Rechnung für Behörden und Unternehmen die Chance auf Einsparungen, Effizienzsteigerung und Transparenz. Durch die elektronische Rechnung ist auch die dezentrale Bearbeitung von Rechnungen möglich. Die Verpflichtung zur E-Rechnung kann dabei als Anstoß zur Digitalen Transformation in Unternehmen und Verwaltung betrachtet werden, denn Rechnungen betreffen nahezu alle Mitarbeiter. Es gilt zwischen der Annahmepflicht für Verwaltungen und der Pflicht zum Versand der elektronischen Rechnung zu unterscheiden. Dies ist in der aktuellen Diskussion besonders wichtig. Im Kern heißt das übersetzt: An die Bundesverwaltung muss ab 27.11.2020 elektronisch eingeliefert werden, alle anderen Verwaltungen müssen nur empfangen können, wenn die Lieferanten sich dazu entschließen. Die Umsetzung der E-Rechnung erfordert organisatorische, prozessuale und technische Anpassungen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass die Umstellung Zeit kostet und somit je nach Ressourcenlage und technischen Voraussetzungen richtig und termingerecht geplant werden muss.

Welche vier Tipps lassen sich aus bisherigen Rollout-Erfahrungen hinsichtlich der E-Rechnung ableiten?

1. Unsere Erfahrungen zeigen, dass trotz der Verpflichtung zur E-Rechnung viele Unternehmen mit der Umsetzung nur zögerlich vorankommen. Wenn Unternehmen jetzt nicht handeln, wird der fristgerechte Rollout schwierig. Beginnen Sie rechtzeitig mit der Projektplanung.

2. Betrachten Sie bei der Gestaltung des elektronischen Rechnungsaustauschs alle drei Ebenen der Standardisierung: Inhalts-, Transport- und Prozessstandards.

3. Es geht nur im Teamwork. Nur wenn alle Beteiligten optimal aufeinander abgestimmt sind, können die oft dargestellten Vorteile der papierlosen Rechnungsstellung auch tatsächlich realisiert werden. Öffentliche Auftraggeber sollten die Ansprache ihrer Lieferanten zeitnah planen und durchführen, um die Früchte der Einführung der E-Rechnung so bald wie möglich ernten zu können. Als Lieferant der öffentlichen Verwaltung sollten Sie in einem ersten Schritt die Funktionalitäten Ihrer Systeme im Rechnungsausgang prüfen und sicherstellen, dass Sie den neuen Standard XRechnung bedienen können.

4. Wenn die Ressourcen im Unternehmen zur Umsetzung nicht vorhanden sind, raten wir externe Berater rechtzeitig einzubinden.

Inwiefern schafft die E-Rechnung einen Beitrag zur Sicherung der Liquidität?

1. Durch die E-Rechnung wird eine fristgerechte und termingenaue Bezahlung durch eine Verkürzung der Gesamtdurchlaufzeit sowie eine erhöhte Transparenz ermöglicht.

2. Verspätete Zahlungen und damit verbundene Liquiditätsprobleme und Mahngebühren können vermieden werden. Zudem entstehen durch die Wahrnehmung von Skonti Sparpotenziale.

3. Die Verringerung von Erfassungsfehlern aufgrund eines höheren Automatisierungsgrads spart Kosten.

4. Die Optimierung des Cashflows durch frühere Zahlungsziele und Berechenbarkeit im Zahlungsverkehr leistet einen Beitrag zur Liquiditätssicherung.

5. Eine einheitliche und übersichtliche Rechnungsstellung hilft, Liquidität zu steuern und Ressourcen effizient einzusetzen.

Wie lange dauert die Umsetzung des elektronischen Rechnungsausgangs?

Die Dauer hängt von der Ausgangssituation des Lieferanten und den Anforderungen seiner Kunden ab. Nutzt ein Lieferant eine einfache Standardsoftware für einige wenige Kunden, so ist häufig nur ein zusätzliches Softwaremodul erforderlich. Bei komplexen Systemen sollte für eine Umstellung mind. 3-4 Monate inkl. Konzipierung, Lösungsauswahl, Implementierung und Test eingeplant werden. Zeitintensive Aufgaben wie die Durchführung von Ausschreibungen zur Lösungsauswahl und die Anpassung grundsätzlicher Abrechnungslogiken in den internen Systemen erhöhen die Laufzeit entsprechend. Bei einer heterogenen Kundenstruktur und einer komplexen Rechnungsstellung kann sich ein Umstellungsprojekt auch auf mehrere Jahre erstrecken. Großunternehmen müssen sich in vielen Fällen mit "Altlasten" und weitergehenden Anforderungen, etwa für den internationalen Rechnungsaustausch, auseinandersetzen. Entscheidend ist, ein Projektteam aufzustellen, dass fachliche, rechtliche und technische Aspekte beleuchten kann. Externe Expertise ist gefordert, um Wissen zum Gesamtprozess und zu den Vorgaben und Standards aufzubauen, komplexe Anforderungen strukturiert zu bewerten und die passende Lösung auszuwählen.

Wie gestaltet sich ein in der Praxis erprobtes Projektvorgehen für die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand?

Jedes Projekt birgt Herausforderungen und individuelle Anforderungen, die beim Vorgehen zur Umsetzung der E-Rechnung berücksichtigt werden müssen. Unsere Erfahrungen zeigen etwa, dass die Integration von Rechnungsformaten gemäß der Europäischen Norm EN 16931 bzw. XRechnung sowie die Berücksichtigung von Leitweg-IDs Unternehmen mit einer heterogenen Systemstruktur vor große Herausforderungen stellt.
Trotz der unternehmerischen Besonderheiten hat sich in der Praxis ein typisches Projektvorgehen für die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand herauskristallisiert (siehe Abbildung). Das Vorgehen ist aber nur ein Baustein für ein erfolgreiches Projekt. In jedem Projekt haben wir es vor allem mit Menschen zu tun: Mitarbeiter im Projekt und Nutzer des Projektergebnisses in den Organisationen müssen von Beginn an mit eingebunden werden.

Welche Abteilungen müssen bei der Umsetzung des elektronischen Rechnungsausgangs miteinbezogen werden?

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung betrifft in erster Linie die IT, welche sich um die Pflege und Weiterentwicklung der internen Systeme kümmert. Doch auch die Fachabteilungen sind einzubinden. So sollte bspw. das Forderungsmanagement bzw. das Finanz- und Rechnungswesen beteiligt werden, um fachliche Anforderungen und Lösungsoptionen zu bewerten. Die Bilanzierung oder Steuerabteilung unterstützt bei umsatzsteuerrechtlichen Fragestellungen, die im Zuge der Umsetzung von Standards konform zur Norm EN 16931 auftreten können. Die Einbindung des Vertriebs stellt sicher, dass die oftmals heterogenen Kundenanforderungen berücksichtigt werden und erleichtert zudem die Identifikation möglicher Erprobungspartner.

Können alle elektronischen Rechnungen über eine Plattform übermittelt werden?

Im Gegensatz zu anderen europäischen Ländern gibt es in Deutschland keine zentrale Plattform für alle öffentlichen Auftraggeber. Vielmehr hat sich eine heterogene Landschaft herausgebildet, die an die Situation bei der E-Vergabe erinnert. Neben zentralen Plattformen auf Bundesebene haben mehrere Bundesländer eigene Lösungen umgesetzt. Es gibt zudem Auftraggeber, die eine Entgegennahme elektronischer Rechnungen per E-Mail oder über Provider sichergestellt haben.

Wie kann mit dieser Heterogenität umgegangen werden? Grundsätzlich sollte der Rechnungsversand flexibel ausgelegt werden, um alle Anforderungen bedienen zu können. In der Regel können elektronische Rechnungen als Anhang per E-Mail übermittelt werden. PEPPOL wurde zudem als Mindeststandard festgelegt, sofern kunden- oder plattformseitig ein Webservice angeboten wird. Darüber hinaus kann es weitere Übertragungswege geben. Lieferanten müssen sich in jedem Fall mit den individuellen Vorgaben ihrer Kunden auseinandersetzen.

Wie erfolgt eine Rückmeldung über die erfolgreiche Entgegennahme einer E-Rechnung im Falle einer zentralen Rechnungseingangsplattform?

Dies ist grundsätzlich abhängig von der jeweils genutzten Plattform. Der Status der Übermittlung der E-Rechnung kann in der Regel über das Servicekonto in der Übersicht der eingereichten Rechnungen eingesehen werden. Hierzu ist ein Login auf der Benutzeroberfläche erforderlich. Auf diese Weise kann überprüft werden, ob die Prüfungen der Plattform erfolgreich waren und die Rechnung weitergeleitet wurde.
Nach der Bereitstellung einer Rechnung an den Rechnungsempfänger ist dieser für die weitere Kommunikation, etwa im Falle einer Rückfrage oder einer Ablehnung der Rechnung, zuständig. Der Status der weiteren Bearbeitung wird in der Regel nicht angezeigt.
Bei der Übermittlung über das Netzwerk PEPPOL erhält der Sender eine Bestätigung bei erfolgreicher Übertragung. Dies ist einer der Vorteile gegenüber dem herkömmlichen E-Mail-Versand.