Wichtige Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Auf dieser Seite veröffentlichen wir wöchentlich neue FAQs zum Thema E-Rechnung.

Konkretes Umstellungsdatum der E-Rechnung: Ab wann müssen E-Rechnungen verpflichtend eingeliefert werden? Ist es der April oder der November 2020?

Grundsätzlich gilt zu unterscheiden: Eine Annahmepflicht bedeutet zunächst, dass eine E-Rechnung gestellt werden KANN (hier gilt für die Länder und Kommunen das Datum im April). Erst bei der Rechnungsstellungspflicht MÜSSEN Sie aktiv werden. Eine elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes ist ab dem 27.11.2020 verpflichtend. In den Ländern ist der elektronische Rechnungsaustausch eigenständig geregelt. In der Regel besteht auf Landes- und Kommunalebene keine Pflicht für Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung, allerdings gibt es Ausnahmen. So sieht Bremen z. B. eine Verpflichtung der Lieferanten und manche Länder eine Pflicht zu einem späteren Zeitpunkt vor (Hessen verschiebt dies auf 2024). Zugegebenermaßen ist die Situation recht unübersichtlich. Auf www.xrechnung.de finden Sie eine Übersicht über den Umsetzungsstand in den Ländern.

Was ist der Unterschied zwischen Papierrechnungen, PDF-Rechnungen und E-Rechnungen?

Bei einer Papierrechnung müssen die Informationen einer Rechnung manuell oder über zusätzliche Systeme in die unternehmensinterne Buchhaltungssoftware übernommen werden. Neben dem erforderlichen Zeit- und Ressourcenaufwand kann z. B. die Fehlerquote steigen. Eine PDF-Rechnung beinhaltet unstrukturierte Daten, d. h. sie kann vom Rechnungsempfänger nicht automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Auch hier ist ein Auslesen der Rechnungsinformationen wie bei der Papierrechnung durch manuelle Bearbeitung oder über Texterkennung erforderlich. Die Europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert den Begriff E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, dass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Digitalisierte Rechnungsprozesse versprechen enorme Kosteneinsparungen. Weitere positive Effekte sind die Minimierung von Erfassungsfehlern, Verkürzung von Durchlaufzeiten und die damit verbundenen stabilen Einkommensflüsse, die die Liquidität sicherstellen. Reine PDFs ohne strukturierte Daten oder eingescannte Papierrechnungen sind keine E-Rechnungen i. S. d. EU-Richtlinie!

Was ist XRechnung und für wen gilt der Standard?

XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich um ein strukturiertes Datenformat, welches eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung beim Rechnungsempfänger ermöglicht. Der Standard ist konform zur Europäischen Norm EN16931 und ergänzt diese um nationale Vorgaben und Regeln. XRechnung kann zukünftig für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftragnehmern in Deutschland genutzt werden und wurde vom IT-Planungsrat als "maßgeblich" eingestuft. Es können auch andere zur Norm konforme Standards verwendet werden, sofern diese den Anforderungen der jeweils geltenden Rechtsverordnungen entsprechen, verpflichtende Rechnungsinhalte berücksichtigen und von den Rechnungsempfängern verarbeitet werden können. Die Übertragung der E-Rechnung ist gemäß den Vorgaben der Auftraggeber, beispielsweise über eine Rechnungseingangsplattform, sicherzustellen. Weitere Infos finden Sie auf der Seite der KoSIT unter https://www.xoev.de/xrechnung-16828.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist ein wesentlicher und vom Standard XRechnung empfohlener Bestandteil einer E-Rechnung in Deutschland. Sie wird für die elektronische Adressierung verwendet und ist in der E-Rechnungsverordnung des Bundes sowie in vielen Landesverordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung als eine verpflichtende Inhaltsangabe aufgeführt. Bund und Länder haben sich auf einen einheitlichen Aufbau geeinigt.

Bei Verwendung einer Rechnungseingangsplattform ermöglicht die Leitweg-ID eine automatisierte Weiterleitung an den entsprechenden Auftraggeber sowie innerhalb einer Einrichtung an die richtige rechnungsbearbeitende Stelle. Jeder öffentliche Auftraggeber benötigt mindestens eine Leitweg-ID, welche spätestens im Zuge der Auftragserteilung an Lieferanten übermittelt werden muss. Sie ist in der Rechnung zusätzlich zur postalischen Adresse zu berücksichtigen und soll darüber hinaus für den Versand über das PEPPOL-Netzwerk als Empfangsadresse verwendet werden können.

Welche Vorteile ergeben sich für Lieferanten durch die Verpflichtung der E-Rechnung?

Die Vorteile der elektronischen Rechnung sind vielseitig. Zum einen werden Kosten durch den Entfall des Ausdruckens und des postalischen Versands gespart. Das ist gut für die Umwelt. Außerdem wird sowohl auf Seiten des Rechnungsstellers als auch auf Seiten des Rechnungsempfängers die Bearbeitungsgeschwindigkeit durch eine teilweise Automatisierung der Prozesse beschleunigt.

Durch entsprechende frühere Zahlungsziele können Lieferanten ihren Cashflow verbessern und ihre Liquidität nachhaltig sicherstellen.

Daneben profitieren sie von effizienten Abläufen und einer gesteigerten Datenqualität, da fehleranfällige manuelle Eingaben überflüssig werden.

 

Was gilt es für die Einführung der E-Rechnung zu beachten? Was sind die Lessons Learned für Verwaltungen bei der Umstellung?

1) Strukturieren Sie Ihr Projekt gut vor. Führen Sie vor Projektstart Zielworkshops durch, legen Sie die Projektstruktur und Verantwortlichkeiten fest.

2) Gehen Sie pragmatisch vor. Die Umsetzung sollte nicht komplizierter als Papierrechnungen sein.

3) Nutzen Sie wissen nach. Wir verweisen auf das Architekturkonzept, KoSIT-Prüftool und den Standard XRechnung.

4) Prüfen Sie die Nachnutzung von bestehenden Systemen.

5) Wenn Sie Unterstützung benötigen, fragen Sie rechtzeitig nach. Erste Informationen gibt es unter www.xrechnung.de.

Auf welchen Wegen können Rechnungen elektronisch an Bundesbehörden übermittelt werden?

Elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes müssen grundsätzlich über zwei zentrale Rechnungseingangsplattformen eingereicht werden: Verfassungsorgane, Bundesministerien und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung sind an die Zentrale Rechnungseingangsplattform: https://xrechnung.bund.de angebunden. Für die Einreichung von E-Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung steht die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform OZG-RE: https://xrechnung-bdr.de zur Verfügung, welche auch von kooperierenden Ländern mitgenutzt wird. Neben E-Mail und De-Mail kann als Übertragungsweg für Lieferanten bei beiden Plattformen auch das Netzwerk PEPPOL (Webservice) genutzt werden, um einen automatisierten und sicheren Versand direkt aus den Systemen der Rechnungssteller zu gewährleisten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Rechnungen auf den Plattformen manuell hochzuladen oder ein Webformular für die Erstellung einer Rechnung zu nutzen. Elektronische Rechnungen müssen stets den Vorgaben der Norm EN 16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes sowie den jeweiligen Nutzungsbedingungen der Plattformen entsprechen.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Behörden und Unternehmen?

Grundsätzlich bietet die Einführung der E-Rechnung für Behörden und Unternehmen die Chance auf Einsparungen, Effizienzsteigerung und Transparenz. Durch die elektronische Rechnung ist auch die dezentrale Bearbeitung von Rechnungen möglich. Die Verpflichtung zur E-Rechnung kann dabei als Anstoß zur Digitalen Transformation in Unternehmen und Verwaltung betrachtet werden, denn Rechnungen betreffen nahezu alle Mitarbeiter. Es gilt zwischen der Annahmepflicht für Verwaltungen und der Pflicht zum Versand der elektronischen Rechnung zu unterscheiden. Dies ist in der aktuellen Diskussion besonders wichtig. Im Kern heißt das übersetzt: An die Bundesverwaltung muss ab 27.11.2020 elektronisch eingeliefert werden, alle anderen Verwaltungen müssen nur empfangen können, wenn die Lieferanten sich dazu entschließen. Die Umsetzung der E-Rechnung erfordert organisatorische, prozessuale und technische Anpassungen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass die Umstellung Zeit kostet und somit je nach Ressourcenlage und technischen Voraussetzungen richtig und termingerecht geplant werden muss.