Dokumentenmanagementsystem (DMS) – Elektronische Akte

Ob es um die Bearbeitung von Verträgen, Rechnungen, Urlaubsanträgen oder auch Reklamationen geht – ein DMS erleichtert die tägliche Arbeit und schafft Transparenz im üblichen Durcheinander. Mithilfe digitaler Dokumente, Akten und Workflow-gestützter Prozesse dient ein DMS dazu, Abläufe effizienter zu gestalten, Medien- und Informationsbrüche zu vermeiden und die relevanten Informationen jederzeit bereit zu stellen.

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist der notwendige Einstieg in die digitale Transformation eines Unternehmens. Die digitale Transformation impliziert einen Paradigmenwechsel: Weg von papierbasierten, hin zu digitalen Dokumenten und Prozessen. Das DMS ist hierbei ein „Hilfsmittel“, wenn auch ein sehr mächtiges. Ein unternehmensweites DMS ermöglicht frühzeitige Informationen für weitreichende Strategieentscheidungen, da diese bereits beim Unternehmenseintritt (z. B. im Rahmen der Rechnungseingangsverarbeitung) verfügbar und auswertbar sind.

Fast noch wichtiger als die technische Implementierung eines DMS gestaltet sich die organisatorische Vorbereitung und Ausgestaltung zukünftiger Prozesse und Verwaltungsstrukturen.

Zu den zentralen Fragestellungen zu Beginn eines DMS-Projekts gehören u. a. folgende:

  • Soll im Zuge der Auswahl eine anbieterneutrale Beratung beauftragt werden, die zusätzlich die abzubildenden Geschäftsprozesse optimiert?
  • Sollen bestehende Systeme nachgenutzt werden? Wie gestaltet sich die IT-Infrastruktur?
  • Welche Dokumente und Prozesse sollen digital abgebildet werden? Wird eine spezielle oder eine ganzheitliche Lösung angestrebt?
  • Welche Bedürfnisse haben die User?

Im Rahmen einer Auswahl eines DMS-Anbieters ist es sinnvoll, für die ausgewählten Prozesse die Dokumentenmanagementorganisation – d. h. die Prozess- und Dokumentenorganisation – in den Mittelpunkt zu stellen und SOLL-Prozesse zu definieren. Neben dieser fachlichen Komponente gilt es parallel, zur Abdeckung der funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen, ein Lastenheft in hinreichender Detailtiefe zu verfassen. Das Lastenheft dient – eingebettet in entsprechende Ausschreibungsunterlagen – im Rahmen einer zweiten Phase als Basis für eine Anbieterauswahl. Nachgelagert kommt dem Roll-out und dem damit einhergehenden Changemanagement eine wichtige Rolle zu.

Der DMS-Markt unterliegt derzeit einem starken Wandel. Klassische DMS-Anbieter werden häufiger durch innovative Unternehmen verdrängt. Diese glänzen vor allem durch eine höhere Usability, unternehmensübergreifender Prozesse, einer attraktiven Preisgestaltung und der Möglichkeit, Prozesse eigenständig durch geschultes Personal umzusetzen. Dokumentenmanagementsysteme sind heute die Informationsdrehscheibe der Unternehmen und weit mehr als nur digitale Archive.

Bonpago begleitet den gesamten Prozess der Auswahl eines DMS – von den ersten Überlegungen, über die SOLL-Prozess-Definition bis hin zur Unterstützung beim Auswahlprozess und der Implementierung.

Die umfassende Marktkenntnis der anbieterneutralen Bonpago im DMS-Umfeld gewährleistet die Auswahl einer optimalen Lösung und eine effiziente Durchführung des Projekts.

Durch das tiefgreifende Verständnis der vielfältigen Anforderungen an ein DMS, wie z. B. operative Rahmenbedingungen und Prozesse der Kunden, erarbeitet Bonpago neue Konzepte und Strategien, optimiert bestehende Prozesse sowie Strukturen und unterstützt Kunden dabei, ihre Primär- und Sekundärprozesse so weit wie möglich zu automatisieren und zu vernetzen.

Ausgewählte Referenzprojekte:

Unternehmen der Elektronikbranche

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

 

Aufgaben Bonpago:

  • Durchführung einer Vorstudie zur Anforderungserhebung an ein DMS (Entscheidung darüber, welche Geschäftsprozesse anwendungsgestützt abgebildet werden sollten)
  • Durchführung von drei Prozessanalysen (Beschaffung, Rechnungseingang, Reklamation) und Identifizierung von Optimierungspotenzialen
  • Erhebung funktionaler sowie nicht-funktionaler Anforderungen an das DMS
  • Erstellung eines Lastenhefts und eines Bewertungskatalogs
  • Identifizierung und Anschreiben passender Anbieter
  • Durchführung der Anbieterauswahl
  • Begleitung der Umsetzung, Schulung von Mitarbeitern und Changemanagement
Betreiber eines Treibstoff-Pipelinenetzes

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

 

Aufgaben Bonpago:

  • Durchführung einer Prozessanalyse und Identifizierung von Optimierungspotenzialen
  • Definition von SOLL-Prozessen und Anforderungserhebung an ein DMS
  • Erstellung eines Lastenhefts und eines Bewertungskatalogs
  • Durchführung einer europaweiten Ausschreibung (Verhandlungsverfahren)
  • Durchführung eines Proof of Concepts im Rahmen des Verhandlungsverfahrens
  • Auswertung der Angebote und des Proof of Concepts
  • Auswahl eines passenden Anbieters
  • Begleitung der Umsetzung, Schulung von Mitarbeitern und Changemanagement
Zeitungsverlag

Auswahl einer Lösung für einen elektronischen Rechnungseingang und die digitale Bearbeitung von weiteren Dokumenten

 

Aufgaben Bonpago:

  • Aufnahme der aktuellen Rechnungsbearbeitungsprozesse
  • Analyse der Systemumgebung
  • Definition langfristiger Ziele hinsichtlich einer digitalen Transformation
  • Darstellung möglicher Lösungsalternativen und Schätzung der Kosten unter Berücksichtigung der kurzfristigen (elektronische Rechnungsbearbeitung) und langfristigen Ziele
  • Erstellung eines SOLL-Konzepts zur Rechnungseingangsverarbeitung
  • Erstellung einer Leistungsbeschreibung als Basis für die Auswahl eines Anbieters
  • Durchführung der Anbieterauswahl