Digitalisierungsstrategie

Die digitale Transformation ist in vollem Gange und kaum ein Unternehmen oder eine Behörde kann sich ihr entziehen. Je nach Umsetzungsstand ergeben sich dabei unterschiedliche Fragestellungen und Anforderungen – sowohl auf technischer als auch auf menschlicher Ebene. Eines ist sicher: Ohne eine entsprechende Strategie, die Ziele und Rahmenbedingungen vorgibt, gibt es früher oder später Probleme.
Bei einer Umfrage der Bonpago im Jahr 2017 zur Fragestellung, warum Digitalisierungsprojekte scheitern, landete die Antwort „Fehlende übergeordnete Digitalisierungsstrategie“ auf dem zweiten Platz – nur geschlagen von der fehlenden Nutzerakzeptanz. Die Anforderungen auf strategischer Ebene können dabei ganz unterschiedlich sein.

Folgende Ausgangssituationen finden sich häufig:

  1. Ein Strategiepapier ist noch nicht vorhanden
    Viele Unternehmen und Verwaltungen haben die Notwendigkeit einer Digitalisierungsstrategie erkannt. Häufig sind bereits einige Vorhaben in der Umsetzung – dies muss jedoch kein Nachteil sein, wenn zentrale, unumkehrbare (Fehl-)Entscheidungen noch nicht getroffen wurden. Ein klassisches Beispiel: Es wird die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als Herzstück einer digitalen Transformation beschlossen, bei der Anbieterauswahl allerdings der Fokus zu sehr auf die Dokumentenverwaltung und weniger auf die komplexere Abbildung der Workflow-Ebene gelegt. Je früher mit der Strategieentwicklung begonnen wird, desto besser.

  2. Eine Strategie wurde entwickelt, allerdings fehlt die Überführung in eine konkrete Umsetzung
    Die Erstellung anschaulicher Comics, wie es heutzutage fast Standard bei der Strategieentwicklung geworden ist, bietet zwar einen schönen Überblick, hilft bei der konkreten Umsetzung allerdings wenig. Hierzu bedarf es einer detaillierten Roadmap, die die Transformation der zu digitalisierenden Prozesse in Abhängigkeit der bestehenden Rahmenbedingungen (Gesetzeslage, technische Infrastruktur, politische Entscheidungen etc.) in einen zeitlichen Ablaufplan überführt.

  3. Der Kunde hat den Überblick über die Insellösungen in seinem Haus verloren
    Gerade in Kommunen und größeren Unternehmen findet sich häufig eine mannigfaltige Landschaft von Anwendungen in den Fachbereichen. Gerade bei den Grundfunktionalitäten Dokumentenverwaltung, Archivierung und Workflow finden sich Überlappungen, d. h. ich habe bspw. drei elektronische Archive in meiner Organisation, bräuchte aber nur eines. Zur Entwirrung dieser gordischen Knoten gibt es effektive Techniken, die die Experten der Bonpago über die Jahre entwickelt haben.

Folgende Abbildung veranschaulicht eines dieser Instrumente: Die Darstellung mittels einer Dartscheibe dient vor allem zur Visualisierung in Workshops. Schließlich lassen sich Optimierungspotenziale leichter heben, wenn man sie bildlich vor Augen hat.

Es sind auf Strategieebene natürlich noch viele weitere Szenarien denkbar. Es gibt auf dieser Ebene sozusagen kein „Standardmodul“. Im Gegensatz zu vielen klassischen Strategie-Beratungen kann die Bonpago auf tiefgreifende Erfahrungen hinsichtlich der späteren Umsetzung der Digitalisierungsvorhaben zurückblicken. Dies kommt unseren Kunden im Hinblick auf die Praktikabilität der entwickelten Rahmenbedingungen zu Gute. Wir möchten vermeiden, dass Sie viele Wochen an einem Hochglanzkonzept arbeiten, welches Ihren Projektleitern dann keinen konkreten Weg zur Umsetzung zeigt. 

Referenzen:

Stadt Dreieich

Unterstützung bei der Erarbeitung und Dokumentation einer Digitalisierungsstrategie

Aufgaben Bonpago

  • Workshop-gestützte Erarbeitung eines gemeinsamen Verständnisses der klassischen Funktionsebenen zur Digitalisierung und Automatisierung (Dokumentenarchivierung, Dokumentenverwaltung („E-Akte“) sowie der Verwaltungsprozesse
  • Abbildung organisationsspezifischer Ausgestaltungen der Anwendungslandschaft, z. B. die Anbindung externer Beteiligter über Serviceportale
  • Erhebung der Ist-Prozesse in den Fachbereichen und Zusammenführung der Ergebnisse anhand eigenentwickelter Methoden und Frameworks
  • Analyse vorhandener Probleme und Ableitung von Optimierungspotenzialen für die Entwicklung einer langfristigen Strategie
  • Dokumentation der ausgearbeiteten Strategie in einem Strategiepapier

 

Ruhr-Universität Bochum

Beratung beim Aufsetzen eines Projektes im Rahmen der digitalen Transformation der Universitätsverwaltung

Aufgaben Bonpago

  • Ziele einer Digitalisierung der Beschaffungs-, Rechnungswesen- und Verwaltungsprozesse und der Dokumentenablage zu konkretisieren und verschriftlichen
  • Analyse des Zusammenwirkens verschiedener Teilprojekte wie E-Beschaffung, E-Rechnung und E-Akte
  • Festlegung der Projektorganisation, Zeit-, Ressourcen- und Aktivitätsplanung
  • Abschätzung entstehender Kosten, Aufsetzen des Projektantrags
  • Erstellen einer Kommunikationsmatrix
  • Entwicklung einer Risikoliste, Ausarbeitung eines Zeit- und Phasenplans

 

Evangelische Stiftung Hephata

Optimierung der Beschaffungs-, Rechnungsbearbeitungs- und Zahlprozesse

Aufgaben Bonpago

  • Leitung von Workshops zur Prozess- und Anforderungsaufnahme
  • Durchführung einer Prozess- und Systemanalyse
  • Vergleich mit Best-Practice-Lösungen und Identifikation von Verbesserungspotenzialen
  • Ableitung von Handlungsempfehlungen im Hinblick auf Digitalisierung und Automatisierung