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Proof of Concept – Stellen Sie Softwarelösungen zielgerichtet auf die Probe!

Laut einer aktuellen Studie planen 25% aller mittelständischen Unternehmen, in naher Zukunft ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Dies ist ein wichtiger Baustein im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie, stellt jedoch auch eine Investition in größerem Umfang dar – für 17% der Unternehmen handelt es sich sogar um eine Erstbeschaffung (Bitkom, 2017).  Im Hinblick auf das weit gefächerte Angebot entsprechender Lösungen, stellt die Auswahl des passenden Anbieters eine große Herausforderung dar. Ein durchdachtes Proof of Concept kann hier Abhilfe schaffen.

Usability ist ein zentraler Erfolgsfaktor

Die Projektverantwortlichen stellen sich bei der Auswahl von Softwarelösungen häufig die Frage: „Wer kann alles, was wir benötigen?“ Die Frage sollte der Vollständigkeit halber jedoch lauten: „Wer kann alles, was wir benötigen, in unserer Umgebung?“ Bei DMS können gerade die Komplexität unternehmensspezifischer Prozesse und damit zusammenhängende IT-Infrastrukturen Stolpersteine für eine erfolgreiche Implementierung darstellen. Für knapp 86% der Unternehmen stellen »Integrierbarkeit in die bestehende Software-Landschaft« sowie »Anpassbarkeit und Flexibilität« wesentliche Entscheidungskriterien bei der Anbieter-Auswahl dar. Auch der Faktor „Benutzerfreundlichkeit“ (neudeutsch „Usability“) spielt für einen Großteil der Unternehmen (80%) eine ausschlaggebende Rolle (Bitkom, 2017).

Zwar sind die meisten Anbieter in der Lage, die funktionalen Anforderungen fast aller Zielgruppen zu erfüllen, jedoch führt dies im Umkehrschluss dazu, dass diese Kompetenz für sich genommen keinen Wettbewerbsvorteil mehr darstellt. Der Fokus richtet sich daher vermehrt auf die Usability: Eine Software, die zwar alle unternehmensspezifischen Funktionalitäten berücksichtigt, es jedoch den Mitarbeitern schwerfällt, damit effektiv zu arbeiten, stiftet schließlich kaum Mehrwert.

Proof of Concept als wichtiger Baustein im Auswahlprozess

Um die Herausforderung der Anbieterauswahl zu meistern, ist es ratsam, ein sogenanntes „Proof of Concept“ im Auswahlprozess zu berücksichtigen. Diese Vorgehensweise beschreibt die strukturierte und umfassende Bewertung einer Softwarelösung: Hierbei werden sowohl die funktionalen Anforderungen als auch die Usability auf die Probe gestellt. Wichtig: Es handelt sich dabei keineswegs um einen „Demo-Workshop“ – die Lösungen werden vielmehr unter realen Bedingungen des Arbeitsalltags auf die Probe gestellt.

Abbildung 1: Ein Proof of Concept sollte Bestandteil des DMS-Auswahl-Prozesses sein. Quelle: Bonpago (2018)

Das Messen der Usability ist leider nicht trivial

Eine Herausforderung stellt bei diesem Vorgehen die Messung der Usability dar. Wie will der Entscheidungsträger zum Beispiel sicherstellen, dass seine Mitarbeiter im Alltag mit dem System arbeiten können, ohne dass sie Hürden in der Benutzeroberfläche oder beim logischen Aufbau des Systems zu überwinden haben?

Abbildung 2 gibt einen Überblick zur entsprechenden Vorgehensweise im Rahmen des Proof of Concept:

Abbildung 2: Vorgehensweise bei einem Proof of Concept. Quelle: Bonpago (2018)

Das Proof of Concept setzt sich aus der Verifikation der Bieterangaben und der Bewertung der Usability zusammen. Ersteres kann klassisch im Rahmen eines Anbieter-Workshops („Beauty Contest“) überprüft werden, bei welchem sich zeigen lässt, ob die Software die versprochenen Funktionalitäten erfüllt. Bei Letzterem wird die Lösung im Hinblick auf drei Kriterien gemessen:

  • Effektivität (Lassen sich vorher definierte Aufgaben erreichen?),
  • Effizienz (Wie effizient werden diese Aufgaben erreicht?) und
  • Zufriedenheit (Wie bewerten Nutzer die Lösung in Bezug auf Steuerbarkeit, Individualisierbarkeit etc.?)

Notwendig ist hierbei insbesondere die Einbeziehung von zuvor definierten Mitarbeiter-Benutzergruppen in die Bewertung der Lösung. Spezialisten können Ihnen bei diesem Vorhaben beratend zur Seite stehen und dabei Ihre personellen Ressourcen schonen.

Die Bonpago blickt diesbezüglich auf langjährige Erfahrung zurück und begleitet Sie gerne bei der Planung und Durchführung einer Anbieterauswahl – idealerweise inklusive eines Proof of Concept!

Maximilian Kemper
von Maximilian Kemper

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