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Financial Supply Chain Blog

Die Vergabe wird digital – Teil 3: Potenziale im Vergabeprozess erkennen und nutzen

In den ersten beiden Teilen (Teil 1; Teil 2) unserer Serie zum Thema „Digitalisierung von Vergabeprozessen“ haben wir für Sie bereits die rechtlichen Hintergründe sowie die Chancen der elektronischen Vergabe, insbesondere der XVergabe, beleuchtet. Dabei wurden auch die aktuellen Hindernisse aus Bietersicht anhand von Praxisbeispielen aufgezeigt.

Im dritten Teil unserer Serie nehmen wir Sie nun mit auf eine Reise entlang des Vergabeprozesses.

Typische Stufen des Vergabeprozesses

Im Folgenden stellen wir Ihnen die typischen Stufen eines Vergabeprozesses vor und gehen dabei auf Herausforderungen sowie Potenziale ein, die sich bei optimaler Umsetzung einstellen.

Typische Stufen des Vergabeprozesses im Überblick

Bedarfsfeststellung

Zu Beginn eines Vergabeprozesses wird ein Beschaffungsbedarf festgestellt. Der Auftragsgegenstand wird definiert und die Vorbereitungen für den Vergabeprozess werden durchgeführt (z. B. Abschätzung der Auftragshöhe).

Herausforderung:

Eine fehlende Trennschärfe bei der Definition der eigenen Bedarfe kann zu suboptimalen Ergebnissen bei der Feststellung des tatsächlichen Bedarfes führen. Dieser Effekt kann zusätzlich durch eine eingeschränkte Sicht auf die Lösungen am Markt verstärkt werden.

Potenzial:

Spezielle Software (On-Premise oder als Software-as-a-Service) begleitet im Rahmen der eVergabe den kompletten Vergabeprozess und unterstützt die zielgerichtete Analyse des Bedarfs sowie der Marktsituation. Dies birgt Einsparpotenziale.

Erarbeitung der Vergabeunterlagen

Findet ein Vergabeverfahren im Sinne des Vergaberechts statt, hat die vergebende Organisation die notwendigen Unterlagen zu erarbeiten. Diese enthalten alle für potenzielle Bieter relevanten Informationen, um ihre Tauglichkeit zur Teilnahme am Verfahren abschätzen zu können.

Herausforderung:

Die Erarbeitung einer Leistungsbeschreibung und die Berücksichtigung aller rechtlichen und vertraglichen Bedingungen bei der Erarbeitung von Vergabeunterlagen kann schnell ineffizient werden und einen hohen Ressourcenaufwand bedeuten. 

Potenzial:

Eine geschärfte Leistungsbeschreibung liefert die Grundlage zur Findung des individuell geeignetsten Bieters. So kann die bestmögliche Umsetzung der eigenen Anforderungen erreicht werden. Die digitale Bereitstellung der Vergabeunterlagen spart Kapazitäten und leistet einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Festlegen der Vergabeart

Die Festlegung der Vergabeart richtet sich primär nach Art der Leistung und dem damit verbundenen (geschätzten) Aufwand. Hierzu werden diverse Schwellenwerte zu Rate gezogen. Zusätzlich orientiert sich die Vergabeart an der zu erbringenden Leistung (z. B. Bauleistung, Dienstleistung).

Herausforderung:

Für die Festlegung der Vergabeart ist es u. a. notwendig über Kenntnisse zur Planung der aufkommenden Aufwände zu verfügen. In der Praxis werden Aufwände häufig zu gering geschätzt. Dies kann im späteren Verlauf des Prozesses zu Problemen führen, insbesondere wenn aufgrund der niedrigen Schätzung auf eine Ausschreibung verzichtet wurde.

Potenzial:

Die Auswahl einer geeigneten Vergabeart bildet die Basis für einen effizienten Vergabeprozess. Die Kostenschätzung kann dabei von erfahrenen Beratern geleistet werden.

Auftragsbekanntmachung

Bei der Bekanntmachung wird mithilfe der entsprechenden Medien (z. B. Online-Vergabeportale) über die Ausschreibung informiert. Zum Zeitpunkt der Bekanntmachung stehen die Vergabeunterlagen für interessierte Bieter bereits zur Verfügung.

Herausforderung:

Die richtige Auswahl der Medien zur Veröffentlichung der Vergabeunterlagen ist maßgeblich für eine erfolgreiche Beschaffung. Die Entscheidung wird erschwert, weil es eine Vielzahl unterschiedlicher elektronischer Vergabeportale auf dem Markt gibt.

Potenzial:

Durch die Streuung der Bekanntmachung über verschiedene Medien wird eine Vielzahl potenzieller Bieter erreicht und somit der Bieter-Pool zur Auswahl einer optimalen Lösung erweitert. Die eVergabe bietet eine unkomplizierte Veröffentlichung und eine große Reichweite. Probleme aufgrund verschiedener Vergabeportale werden durch die Vereinheitlichung der XVergabe gelöst.

Versand der Vergabeunterlagen / Erteilen von Auskünften an Bieter

Von der Bekanntmachung der Ausschreibung bis zum Ablauf der Angebotsfrist haben interessierte Bieter die Möglichkeit die Vergabeunterlagen einzusehen sowie weitere Auskünfte vom Auftragssteller anzufordern. So können Bieter ihre Eignung vor Abgabe eines Gebots prüfen.

Herausforderung:

Die Kommunikation mit (potenziellen) Bietern kann schnell zeitaufwändig werden. Insbesondere wenn die Vergabeunterlagen viele Fragen offenlassen, führt dies zu einer großen Anzahl von Rückfragen.

Potenzial:

Klare Kommunikation von Anforderungen und Zielen verhindert Missverständnisse. Vergabeunterlagen sowie FAQs sind zentral gespeichert und können von allen Bietern eingesehen werden. Zeitaufwändige Mehrfachbeantwortungen von Fragen gehören der Vergangenheit an.

Angebotsabgabe vor Ablauf der Angebotsfrist

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Bieter ihre Angebote einreichen.

Herausforderung:

Eine Angebotsabgabe in Papierform ist sehr arbeitsintensiv. Des Weiteren können heterogene eVergabe-Plattformen Hindernisse für Bieter darstellen.

Potenzial:

Ein einheitliches Format wie die XVergabe vereinfacht den Vergabeprozess für Bieter und bietet so die Chance auch noch kurzfristig ein Angebot abzugeben.

Verwahrung der Angebote / Öffnung der Angebote

Die Angebote werden bis Ablauf der Angebotsfrist durch die ausschreibende Organisation verwahrt.

Herausforderung:

Die ausschreibende Organisation ist dazu verpflichtet die eingegangenen Angebote ungeöffnet zu verwahren. Ein Öffnen ist erst nach Ablauf der Angebotsfrist gestattet.

Potenzial:

Eine Verwahrung der ungeöffneten Angebote sichert ein neutrales Auswahlverfahren nach Ablauf der Angebotsfrist. Alle Angebote sind zentral gespeichert und können so unkompliziert und platzsparend verwahrt werden.

Wertung der Angebote

Im Anschluss an das Öffnen der Angebote werden diese mit dem Ziel der Findung des wirtschaftlichsten Bieters verglichen (z. B. mithilfe einer Bewertungsmatrix).

Herausforderung:

Das vergleichende Auswerten aller Angebote kann mitunter sehr zeitaufwändig sein.

Potenzial:

Eine auf die Anforderungen gerichtete Bewertung hilft enorm bei der Findung des geeigneten Bieters. Die eVergabe vereinfacht den direkten Vergleich und optimiert somit den Auswahlprozess.

Information an nichtberücksichtigte Bieter

Bevor ein Zuschlag erteilt wird, werden nichtberücksichtigte Bieter über deren Ausschluss aus dem Vergabeverfahren in Kenntnis gesetzt.

Herausforderung:

Das Informieren der nichtberücksichtigten Bieter kann zeitaufwändig sein.

Potenzial:

In einem elektronischen Vergabeprozess können Bieter zentral, schnell und unkompliziert informiert werden.

Zuschlag

Der wirtschaftlichste Bieter erhält den Zuschlag.

Herausforderung:

Der Bieter der den Zuschlag erhält muss schnellstmöglich informiert werden, damit eine zeitnahe Zusammenarbeit gewährleistet werden kann.

Potenzial:

Durch die zentralen Prozesse der eVergabe ist ein schneller Informationsfluss problemlos möglich.

Vergabedokumentation / Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Über den gesamten Prozess hinweg muss eine nachvollziehbare und rechtskonforme Dokumentation geführt werden.

Herausforderung:

Eine kontinuierliche Dokumentation ist zeitaufwändig und birgt das Risiko auf Lücken.

Potenzial:

Eine umfassende Dokumentation bietet Nachvollziehbarkeit und eine schriftlich belegte Entscheidungsgrundlage. Digitale Abläufe bieten Compliance-Sicherheit.

Bonpago begleitet die Umsetzung

Als eine der nationalen Top-eGovernment-Beratungen kennen wir die Herausforderungen der Vergabe von Aufträgen aus allen Perspektiven. Wir beobachten kontinuierlich die Anforderungen und Bedarfe von Bund, Ländern und Kommunen und nehmen somit die Sicht des Bieters an. Des Weiteren haben wir in der Vergangenheit bereits vielen Kunden bei der Definition ihres Bedarfs, der Ausschreibung einer Leistung und letztendlich der Auswahl der passenden Angebote unterstützen können und auf diesem Wege die Perspektive einer ausschreibenden Organisation kennengelernt. Gehen Sie Ihre Herausforderungen und Optimierungspotenziale mit uns an.

Typische Arbeitsschritte, die wir mit Ihnen gemeinsam bei der Beschaffungsoptimierung bzw. -digitalisierung verfolgen lauten beispielsweise:

  • IST-Prozesse analysieren
  • SOLL-Prozesse definieren
  • Analyse Ihrer Informationssysteme
  • Anforderungen an die elektronischen Vergabesysteme definieren
  • Auswahl eines Vergabemanagementsystems und einer Vergabeplattform passend zu Ihren Anforderungen

Die eVergabe ist ein spannendes Thema mit sehr viel Potenzial. Vergabestellen haben die Möglichkeit Ihre Prozesse zu optimieren und so deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen zu verwirklichen. Auf dem Weg zum „papierfreien Büro“ ist die Digitalisierung des Vergabeprozesses ein wichtiger Schritt. Dennoch existieren gerade aus Bietersicht noch einige Hürden, die es zu nehmen gilt. Die XVergabe soll dabei Abhilfe schaffen, indem sie durch vereinheitlichte Standards die Heterogenität der unterschiedlichen Vergabeplattformen auflöst und den elektronischen Vergabeprozess für Bieter einfacher und attraktiver gestaltet.

Wir hoffen, dass Ihnen unsere dreiteilige Serie zum Thema „Digitalisierung von Vergabeprozessen“ gefallen hat.
Gerne unterstützen wir Sie bei sämtlichen Themen rund um den elektronischen Vergabeprozess.

Torsten Schuck
von Torsten Schuck

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