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Die Vergabe wird digital – Teil 2: Die XVergabe als Heilsbringer?

Im ersten Teil der Serie rund um die Digitalisierung von Vergabeprozessen haben wir uns mit dem rechtlichen Einmaleins und den grundlegenden Chancen einer elektronischen Vergabe für die Ausschreibenden beschäftigt. Den dabei benannten Vorteilen elektronischer Vergabeprozesse steht derzeit die Heterogenität unterschiedlichster Vergabeplattformen über Bund- und Länderebenen hinweg entgegen. So verfügen diese verschiedenen Vergabeplattformen zum Beispiel nicht über einen einheitlichen Bieterzugang oder eine portalübergreifende Vernetzung. Dazu nachfolgend ein Erfahrungsbericht aus der alltäglichen Praxis:

Status Quo für Bieter: Die Suche nach Ausschreibungen in der Praxis

Die zahlreichen Projekte, die wir als Beratung in der Vergangenheit mit unterschiedlichen Entitäten der öffentlichen Verwaltung absolviert haben, sind uns niemals einfach so zugeflogen. Vielmehr erfuhren auch wir über öffentliche Ausschreibungen aus entsprechenden einschlägigen analogen und digitalen Medien von diesen, um uns im Anschluss entsprechend darauf zu bewerben.

Das Suchen und Finden von Ausschreibungen der öffentlichen Verwaltung führen wir heute nahezu 100% elektronisch durch. Dazu haben wir uns einen Monitoring-Prozess aufgebaut, um im Dschungel aus aktuell etwa 30 verschiedenen Vergabeportalen und diversen Newslettern die für uns relevanten Inhalte Tag für Tag (mal mehr mal weniger manuell) herauszufiltern und vor allen Dingen nichts zu verpassen!

Viele der Portale müssen regelmäßig für sich genommen besucht werden, um neue Ausschreibungen zu sehen. Daran ändert sich auch nichts, wenn der Bieter z.B. RSS-Feeds abonniert, um über aktuelle Veröffentlichungen in Kenntnis gesetzt zu werden: Die Feeds lassen sich durch entsprechende Software häufig schlichtweg nicht abrufen.

Die Ausschlusskriterien – ob eine Ausschreibung zu uns passt oder nicht – bedürfen meistens eines Blickes über den Ausschreibungstitel und die Kurzzusammenfassung hinaus: Für uns bedeutet das ein Downloaden und Lesen der detaillierten Vergabeunterlagen. Bereits der Download hat uns das ein oder andere Mal vor die Herausforderung gestellt, da die dazu benötigten Login-Daten nicht einfach zu beschaffen sind. Diese gibt es bei manchen Vergabeseiten nur gegen Gebühren. Ggfs. kann dadurch bereits das angedeutete Interesse an einer Vergabe für den Bieter bares Geld kosten. Inzwischen halten wir infolgedessen etwa 20 unterschiedliche Logins für diverse Vergabeplattformen vor - Tendenz steigend. Das ist auf der einen Seite natürlich hinderlich für uns als potenzielle Bieter. Auf der anderen Seite ist dies ebenfalls nicht im Sinne einer beschaffenden Organisation, da dies die Chancen, einen geeigneten Bieter zu finden, signifikant reduziert (Stichwort: Bieterbeteiligung).

Die derzeitigen Probleme (aus Bietersicht) zusammengefasst:

  • Viele verschiedene Plattformen / Portale zur Veröffentlichung
  • Teilweise komplizierte Anforderung der Vergabeunterlagen
  • Kein einheitliches Login über Vergabeportale hinweg
  • Technische Potenziale (Newsletter, RSS-Feeds) werden nur unzureichend ausgenutzt

XVergabe als Standard für den elektronischen Vergabeprozess

Abhilfe bei den obenstehend benannten Problemen kann der Ansatz der XVergabe schaffen, welche vom IT-Planungsrat am 17.06.2015 beschlossen wurde: Die XVergabe soll - ähnlich dem E-Rechnungsstandard XRechnung - einen Standard über Vergabeportalgrenzen hinweg definieren. Das XVergabe-Projekt hält dahingehend standardisierte Spezifikationen zu drei Schnittstellen vor: Kommunikationsschnittstelle, Bekanntmachungsschnittstelle sowie Formulare.

Die Kommunikationsschnittstelle („Client-Interface“) der XVergabe - auch als Bieterschnittstelle bezeichnet - hat zum Ziel aus Bietersicht einen einheitlichen Zugang (resp. Login) zu den diversen Vergabeplattformen anhand eines Webservice zu schaffen. Aus der entsprechenden Schnittstelle ergibt sich die Chance, Multiplattformbieteranwendungen (resp. Vergabemanagementsysteme) zu entwickeln.

Die Bekanntmachungsschnittstelle („Notice-Interface“) des XVergabe-Standards definiert nach eigenen Aussagen „Spezifikationen für den Austausch [Lieferung und Abruf von Informationen] von Bekanntmachungen zwischen den elektronischen Plattformen“. Unter die benannten Spezifikationen fallen dabei Bekanntmachungsmetadaten sowie Schemata für Bekanntmachungen, Vorinformationen und Ex-Post-Informationen (BMI, 2011).

Die Formularschnittstelle („Forms-Interface“) dient dem Austausch von Vergabeunterlagen. Zur Erstellung von Vergabeunterlagen können Formulare aus diversen Bausteinen zusammengestellt werden. Die Dokumente liegen dann strukturiert im XML-Format vor. Die Inhalte der strukturierten Dokumente können anschließend direkt in einer assoziierten Software bearbeitet werden.

Abbildung 1: Ein Multi-Plattform-Bieter-Client zentralisiert die Vergabe. Quelle: Angelehnt an xvergabe.org (2015)

Eine Standardisierung der entsprechenden Strukturen bedeutet für die Bieter einen einheitlichen Zugang über alle Portale hinweg – wie vormals im Kontext der Kommunikationsschnittstelle beschrieben. Verwirklichen soll dies in der Praxis eine Bietersoftware „XVergabe Client“, welche das Angebot an Vergabeplattformen anhand der XVergabe Schnittstelle bündelt und die Kommunikation mit unterschiedlichen Vergabeplattformen zentralisiert. Für die ausschreibende Organisation bedeutet ein entsprechender Client und die damit verbundene Standardisierung eine verstärkte Bieterbeteiligung und damit erhöhte Chancen, das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu erhalten.

Aktuell sind die obenstehend besprochenen Innovationen für die elektronische Vergabe allerdings vielfach ausschließlich auf konzeptioneller Ebene und nur mehr oder weniger praktikabel umgesetzt. Dass auch ohne eine vollendete Standardisierung bereits Potenziale im Vergabeprozess genutzt werden können, zeigen wir im kommenden dritten Teil der Serie rund um die elektronische Vergabe im Mai: Dann werden wir Herausforderungen und Potenziale entlang des Vergabeprozess beleuchten.

Maximilian Kemper
von Maximilian Kemper
Paul Momper
von Paul Momper

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