• BONPAGO
  • Die Vergabe wird digital – Teil 1: Welche Chancen bietet die eVergabe?

Financial Supply Chain Blog

Die Vergabe wird digital – Teil 1: Welche Chancen bietet die eVergabe?

Wie die meisten Organisationen muss auch der Staat und dessen Tochterorganisationen Aufgaben an andere übertragen, die er selbst nur schlecht oder nicht selbstständig lösen kann. So werden in Deutschland zurzeit jedes Jahr Aufträge im Wert von etwa 360 Mrd. Euro durch die öffentliche Hand an andere Unternehmen vergeben. In der Europäischen Union sind es sogar mehr als 2 Billionen Euro. Zukünftig wird die Vergabe auf elektronischem Weg erfolgen – durch diese eVergabe sollen vor allem prozessbasierte Kosteneinsparungen auf Seiten der Vergabestellen realisiert werden. Ergänzend soll die Nutzung des Standards XVergabe die Unternehmen entlasten.

Im ersten Teil unseres dreiteiligen Blicks auf die eVergabe beleuchten wir kompakt die rechtlichen Grundlagen sowie die Vorteile einer elektronischen Vergabe.

Alle öffentlichen Auftraggeber müssen ausschreiben…

Grundsätzlich ist im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) jeder öffentliche Auftraggeber (öffentliche Auftraggeber werden definiert in §98 ff GWB) dazu verpflichtet, Aufträge öffentlich auszuschreiben und einen entsprechenden Vergabeprozess anzustoßen (siehe §97 GWB). Solche öffentlichen Auftraggeber sind Gemeinden (sog. Gebietskörperschaften), juristische- und natürliche Personen des öffentlichen Sektors und nach Rechtsbeschluss auch die gesetzlichen Krankenkassen.

...aber nicht jeder Auftrag bedarf einer Ausschreibung

Die Notwendigkeit einer Ausschreibung erwächst primär aus dem Volumen der Anschaffung: So ist eine öffentliche Einrichtung oder ein anderes Unternehmen, welches im Rahmen des Vergaberechts zur Ausschreibung verpflichtet ist, nicht gezwungen für jede Anschaffung ein öffentliches Ausschreibungsverfahren vorzubereiten. Die Verhältnismäßigkeit zwischen der Anschaffung und dem Ausschreibungsaufwand darf dabei nicht im Missverhältnis stehen.

Bis zu einem gewissen Wert kann eine Anschaffung ohne Vergabe eines Auftrags geschehen. Damit wird vorgebeugt, dass z.B. für jede kleinere Büroanschaffung ein Vergabeprozess notwendig wird. Eine entsprechende Wertgrenze, unter der keine Ausschreibung stattfinden muss, kann mit einem Auftragswert bis 500 Euro beziffert werden. Weiter legen die einzelnen Bundesländer Wertgrenzen fest, bis zu denen die öffentlichen Einrichtungen des jeweiligen Landes Aufträge freihändig an Auftragnehmer ihrer Wahl vergeben können oder eine beschränkte Ausschreibung durchführen können.

In jedem Fall gilt: Öffentliche Aufträge sollen die Fairness wahrend an den geeignetsten Auftragnehmer vergeben werden. Dabei muss der Vergabeprozess transparent und für die Öffentlichkeit einsehbar gestaltet werden.

Die nachfolgende Tabelle liefert eine kompakte Übersicht zu den Rechtsgrundlagen des Vergaberechts in Deutschland:

 

Name

Kürzel

Beschreibung

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung

GWB

Das GWB stellt die zentrale Normierung des deutschen Kartell- sowie Wettbewerbsrechts dar.

Vergabeverordnung

VgV

Die VgV regelt das Verfahren bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen.

Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen

VOB

Die VOB regelt die Vergabe und Durchführung von öffentlichen Bauaufträgen.

Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen

VOL

Die VOL regelt die Vergabe und Vertragsgestaltung von öffentlichen Dienstleistungsaufträgen. Sie ist in zwei Teile gegliedert: VOL/A sowie VOL/B. Wobei VOL/A die Vergabe und VOL/B die Vertragsgestaltung regelt.

Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen

VOF

Die VOF existiert nur noch als Teil der VgV.

Sektorenverordnung

SektVO

Die Sektorenverordnung stellt die Verordnung über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen im Bereich des Verkehrs, der Trinkwasserversorgung und der Energieversorgung dar.

Haushaltsrecht

-

Das Haushaltsrecht regelt den Umgang mit den Einnahmen und Ausgaben der öffentlichen Hand.

 

Vorteile bei der elektronischen Vergabe

Die Vergabe von Aufträgen erfolgt schon heute immer häufiger in elektronischer Form. Man spricht dabei von elektronischer Vergabe (respektive eVergabe). Dieser elektronische Vergabeprozess ist bereits fest in der Gesetzgebung als grundsätzlich anzuwenden festgeschrieben (vgl. § 9 Abs. 1 VgV, § 97 Abs. 5 GWB). Ausnahmen stellen Ausschreibungen unterhalb eines gewissen Schwellenwertes dar, welche keines elektronischen Vergabeprozesses bedürfen. Allerdings sprechen zahlreiche Vorteile für einen grundsätzlichen Einsatz der eVergabe.

 

Vorteile der elektronischen Vergabe

Abbildung 1: Vorteile der elektronischen Vergabe

 

Bequeme Veröffentlichung

Die standardisierten Formulare auf entsprechenden Vergabeplattformen und innerhalb von Vergabemanagementsystemen (kurz auch einfach nur VMS genannt) ermöglichen eine unkomplizierte Veröffentlichung mit hoher Reichweite. Ein Vergabemanagementsystem stellt dabei eine Software dar, die – on-premise oder als software-as-a-Service – den Vergabeprozess von der Ermittlung des Bedarfs über die Verwaltung entsprechender Vergabedokumente bis hin zur Erteilung des Zuschlags unterstützt.

 

Erhöhte Compliance

Insbesondere web-gehostete Vergabeportale und Cloud-Vergabemanagementsysteme sichern die Compliance, indem die neuesten Verordnungen und Rechtsvorschriften kontinuierlich im entsprechenden elektronischen Vergabeprozess hinterlegt werden. Weiterhin erfüllen die Anbieter von eVergabe-Lösungen auch aktuelle Datenschutzanforderungen, sodass sowohl die ausschreibende Stelle wie auch deren Bieter auf der sicheren Seite sind.

 

Kostenersparnisse

Die Dokumente rund um das elektronisch-veröffentlichte Vergabeverfahren können an zentraler Stelle von der Vergabestelle veröffentlicht und im self-service von potenziellen Bewerbern heruntergeladen werden. Ein Papierversand von Dokumenten durch die Vergabestelle wird damit überflüssig. Auch die bearbeiteten Ausschreibungsunterlagen der Bewerber werden digital an zentraler Stelle eingereicht und bedürfen keiner Papierform.

 

Verlässliche und durchgängige Prozesse

Durch den zielgerichteten Einsatz von Tools wie Vergabemanagementsystemen kann das öffentliche Beschaffungsmanagement in die bestehende Prozesslandschaft integriert werden. Vergabemanagementsysteme werden dabei über Schnittstellen an die bestehende Systemlandschaft (z. B. Dokumentenmanagementsysteme, ERP-Systeme) angeschlossen.

 

Transparenteres Verfahren

Alle Bieterfragen werden zentral gesammelt und für alle Teilnehmer einsehbar beantwortet. Über Ergänzungen und zusätzliche Informationen können die Bieter mit wenigen Klicks in Kenntnis gesetzt werden.

 

Nach nun erfolgter Betrachtung einiger Grundlagen und Vorteilen rund um die digitale Auftragsausschreibung und -vergabe, widmen wir uns dann im April der XVergabe als Standardisierungsansatz für die elektronische Vergabe. Um die Notwendigkeit für eine standardisierte Vergabe hervorzuheben, werfen wir einen Blick auf unseren eigenen Alltag im Umgang mit einem Dschungel von bestehenden Vergabeportalen und den daraus resultierenden Herausforderungen für uns als Bieter.

Paul Momper
von Paul Momper

Zurück