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Das OZG ist ein wichtiger Baustein einer modernen Verwaltung - aber auch nicht mehr

Im August 2017 ist das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) in Kraft getreten. Damit sind Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, bis 2022 ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Es wurden bisher 575 Leistungsbündel identifiziert, welche aus ca. 4.500 Einzelleistungen bestehen, die nun über die Verwaltungsportale von Bund und Ländern elektronisch bereitgestellt werden müssen. Häufig wird eine erfolgreiche OZG-Umsetzung mit einer erfolgreichen Verwaltungsdigitalisierung gleichgesetzt – ist das tatsächlich so?

Ziele im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung

Im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung kann zwischen drei Ebenen unterschieden werden:

  • „Portal“ (Wie wird der Kontakt zum Bürger und zu Unternehmen realisiert?),
  • „Datenfluss“ (Wie werden Daten/Informationen transportiert?) und
  • „Vorgangsbearbeitung“ (Was passiert in den Systemen innerhalb der Verwaltung?).

Auf allen drei Ebenen lassen sich im Hinblick auf die Digitalisierung – ohne im Detail auf verschiedene Begriffsverständnisse von „Digitalisierung“ eingehen zu wollen, sollte hierunter auch Automatisierung und Vernetzung gefasst werden – verschiedene Zielsetzungen definieren. In diesem Zusammenhang wird eine ganze Vielzahl an Ideen und Konzepten genannt, von denen eine Auswahl im Folgenden grob den drei Ebenen zugeordnet werden sollen (siehe Tabelle):

Ebene

Ziele

Portal

  • Realisierung von Verwaltungsportalen und vor allem der Interoperabilität zwischen diesen (Single Sign On)
  • Realisierung eines Nutzerkontos für jeden Bürger/jedes Unternehmen
  • Ermöglichung einmaliger Dateneingabe (Datensparsamkeit, Once Only)
  • Alle Services aus einer Hand (One-Stop-Shop)
  • Erweiterung / Einbettung der Verwaltungsdigitalisierung in ein Smart-City-Konzept
  • etc.

Datenfluss

  • Optimierung des Datenaustauschs zwischen Verwaltungen
  • Minimierung von manuellen Eingaben/Medienbrüchen
  • Minimierung von Informationsbrüchen
  • Digitalisierung des Geldflusses (E-Payment)
  • Ende-Ende-Digitalisierung
  • etc.

Vorgangsbearbeitung

  • Umsetzung des Digital-by-default-Prinzips
  • Papierlose Amtsstube
  • Vernetzung und Automatisierung von Prozessen (Domino-Effekt)
  • Effiziente IT- und Software-Landschaft, Anwendungskonsolidierung
  • Herstellung der Akzeptanz auf Nutzerseite
  • etc.

Eine ebenenübergreifende Optimierung und Digitalisierung von Prozessen sollte selbstverständlich ebenfalls ein Ziel darstellen – in der Realität wird diese Sichtweise aber häufig schlicht aufgrund ihrer Komplexität ausgeblendet.

Reifegradmodell einer Verwaltungsdigitalisierung

Für jede Verwaltung kann nun auf jeder der beschriebenen Ebenen ein bestimmter Reifegrad beobachtet werden. Für eine typische Verwaltung im Jahr 2019 sieht das Bild wie folgt aus: Auf der Ebene „Portal“ sind traditionelle Kontaktkanäle wie Telefon, Brief und persönliche Vorsprache im Amt aktuell noch vorherrschend. Das Ausfüllen von Online-Formularen gaukelt zwar eine Digitalisierung vor – spätestens beim Blick auf die zweite Ebene „Datenfluss“ wird aber deutlich, dass wir noch weit davon entfernt sind, die Potenziale einer sinnvollen Digitalisierung auszuschöpfen. Das Dokument ist das vorherrschende Paradigma – ein reiner Datensatz noch die Ausnahme. Die vom Bürger ausgefüllten Formulare werden oft ausgedruckt oder als pdf-Dokument weitergeleitet. In beiden Fällen erfolgt eine manuelle Dateneingabe in die Fachverfahren – und oft ein zweiter und dritter Ausdruck von Dokumenten zur Ablage in einer Papierakte. Überhaupt ist die Systemlandschaft zum Beispiel in Kommunen von einer sehr großen Zahl verschiedener Fachanwendungen geprägt. Die Insellösung (Stichwort „Königreiche“) ist eher die Regel als die Ausnahme. Das führt auf Ebene der Vorgangsbearbeitung, sozusagen dem Back Office der Verwaltung, zu massiven und kurzfristig nur schwer abbaubaren Ineffizienzen (hohe Anzahl von Medien- und Informationsbrüchen, Schnittstellenproblematik, Intransparenz, Erschwerung einer wirksamen IT-Governance etc.).

Die folgende Abbildung veranschaulicht schematisch vier Reifegrade von der Papierwelt bis zur digitalen Verwaltung.

Abbildung 1: Von der Papierwelt zur digitalen Verwaltung

OZG < Verwaltungsdigitalisierung < Smart City

Das OZG greift bei der Leistungsanforderung bzw. Kontaktaufnahme mit der Verwaltung, also der Portalebene, ein und möchte den digitalen Wandel vorantreiben. Dies gilt zumindest für das „Schaufenster Internet“ – denn bei näherer Betrachtung fällt auf, dass sich das Gesetz eben nur mit der Onlineverfügbarkeit der Leistungen beschäftigt und eine sinnhafte Verwaltungsdigitalisierung mit all ihren oben dargestellten Zielen nicht abdeckt. Anders ausgedrückt: Eine Verwaltung kann das OZG weitgehend umgesetzt haben, schubst gleichzeitig noch fleißig Papier durch die Amtsstuben – und zudem noch weit weg von einer Smart City sein.

An dieser Stelle ist für eine erweiterte „OZG-Readiness“ zu plädieren, die auch die Prozesse in der Verwaltung selbst mit einbezieht und nicht nur die Spitze des Eisbergs im Blick hat.

Abbildung 2: OZG - nur die Spitze des Eisbergs

Ein Positivbeispiel stellt die Einführung der E-Rechnung dar (die von vielen gar nicht als OZG-Leistung gesehen wird, aber im Prinzip die gleichen Voraussetzungen erfüllt). Von der Realisierung eines Portals über den Versand eines reinen XML-Datensatzes (XRechnung) bis hin zur medien- und informationsbruchlosen Integration der Rechnungsdaten in elektronischen Workflows – bei gelungener Umsetzung dieser Idee entfaltet sich das volle Potenzial der Digitalisierung.

Sind Sie bereit für den digitalen Wandel und fit für das OZG? Bonpago, als anbieterneutrale Beratung, unterstützt Sie bei der Erstellung einer Digitalisierungsstrategie, bei der Optimierung Ihrer Prozesse oder der Auswahl Ihrer Lösungen. Sprechen Sie uns an, wenn Sie obige Themen mit uns vertiefen wollen.

Steffen Bernius
von Steffen Bernius
Franziska Kellner
von Franziska Kellner

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