Von der E-Rechnung lernen – wie Digitalisierungsprojekte zum Erfolg werden

Über zwei Millionen E-Rechnungen wurden im vergangenen Jahr über die zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes entgegengenommen und verarbeitet. Wir zeigen auf, welche Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung der E-Rechnung auf Bundesebene eine Rolle gespielt haben und wie die Erkenntnisse auf ähnliche Digitalisierungsvorhaben übertragen werden können.

Seit über fünf Jahren begleitet Bonpago die Bundesverwaltung bei der Umsetzung der elektronischen Rechnung und der Einführung zentraler Rechnungseingangsplattformen. Den letzten großen Meilenstein stellte hierbei die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für Lieferanten öffentlicher Auftraggeber des Bundes, kurz Lieferantenverpflichtung, dar. Sie trat im November 2020 in Kraft und umfasst sämtliche Rechnungen im Rahmen der Erfüllung öffentlicher Aufträge, sofern keine Ausnahmegründe gemäß der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) vorliegen.

Der Bund nimmt damit eine Vorreiterstellung in Deutschland ein. Seit dem Inkrafttreten der Lieferantenverpflichtung steigt das Rechnungsaufkommen über die Rechnungseingangsplattformen des Bundes kontinuierlich. Die Beteiligten profitieren von Kosteneinsparungen, digitalen Verarbeitungsprozessen und kürzeren Bearbeitungszeiten. So konnte bspw. auch während der Corona-Pandemie und der Home-Office-Phasen eine standortunabhängige Verarbeitung sichergestellt werden. Durch automatisierte Prüfregeln wird die Verarbeitung zukünftig weiter optimiert, um eine fristgerechte Zahlung sicherzustellen. Dies erhöht die Liquidität der Rechnungssteller und zeigt, dass die E-Rechnung einen wertvollen Beitrag zur Optimierung der Financial Supply Chain darstellen kann.

Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung der E-Rechnung auf Bundesebene

Die frühzeitige Schaffung der rechtlichen Grundlagen sowie konkrete Vorgaben und eine zeitlich nachgelagerte Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsaustausch stellen die wesentlichen Faktoren für eine hohe Verbindlichkeit und Akzeptanz bei allen Beteiligten dar. Doch mit der reinen Verpflichtung zur Umsetzung ist noch nicht garantiert, dass der digitale Prozess auch funktioniert und tatsächlich langfristig angewandt wird. Anhand ausgewählter Maßnahmen zeigen wir auf, wie der Erfolg bei der Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung sichergestellt wurde.

1. Bereitstellung einer bedarfsgerechneten technischen Infrastruktur

Bei der Konzeption und Bereitstellung der Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE wurde von Anfang an berücksichtigt, dass Lieferanten unterschiedliche Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsaustausch vorweisen. Sowohl kleine Unternehmen ohne eigene Systeme für die Rechnungserzeugung als auch große Unternehmen, die bspw. ERP-Systeme für die Fakturierung einsetzen, sollten die Möglichkeit erhalten, E-Rechnungen zu übermitteln. Für kleinere Unternehmen und Einzelunternehmer steht eine kostenlose Weberfassung auf den Plattformen zur Verfügung, sodass keine separate Anwendung beschafft werden muss. Daneben wurden unterschiedliche Übertragungswege implementiert, die eine automatisierte Übertragung von Rechnungen an die Plattformen unterstützen. Mit Peppol steht ein zukunftssicherer Übertragungsweg zur Verfügung, der auch im internationalen Rechnungsaustausch und für weitere Geschäftsprozesse genutzt werden kann und somit die Standardisierung weiter vorantreibt.

2. Frühzeitige Einbindung der Rechnungsempfänger

Seitens der Empfänger mussten technische Voraussetzungen für den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung elektronischer Rechnungen geschaffen werden. Hierbei wurde ein höchstmöglicher Standardisierungsgrad im Sinne der Dienstekonsolidierung des Bundes angestrebt. Zu diesem Zweck wurden unter anderem Referenzprozesse erarbeitet, die in den ERP-Systemen der Behörden eingeführt wurden und eine effiziente Umsetzung gewährleisteten.

Nach Verabschiedung der E-RechV wurde für die betroffenen Behörden der Bundesverwaltung ein Rollout-Konzept erarbeitet, welches einen klaren und realistischen Zeitplan zur Vorbereitung und Durchführung der technischen Maßnahmen vorsah. Durch die beteiligten technischen Dienstleister wurden auf Basis von Vorlagen individuell angepasste Projektpläne abgeleitet, um Voraussetzungen und sonstigen Vorhaben der Behörden zu berücksichtigen. Für die Projektplanung war es von besonderer Relevanz, angemessene Test- und Schulungszeiträume zu berücksichtigen, um einerseits den Prozess verproben und andererseits betroffene Mitarbeiter an das neue Verfahren heranführen zu können.

Ein regelmäßiges, zentrales Monitoring auf Grundlage von monatlichen Statusberichten sowie anhand technischer, fachlicher und organisatorischer Meilensteine hat die Verantwortlichen in die Lage versetzt, den gesamten Fortschritt aller Umsetzungen sicherzustellen und übergreifende Risiken zu identifizieren.

3. Einheitliche Kommunikation

Um alle Stakeholder einzubeziehen, wurden bedarfsgerechte Informationspakete und -formate für die verschiedenen Stakeholder von zentraler Stelle entwickelt. Für die Behörden war es wichtig, Lieferanten zeitnah über die neuen Erfordernisse der elektronischen Rechnungsstellung zu informieren. Hierzu wurden verschiedene Vorlagen mit Textbausteinen sowie Dokumente zur schnellen und gezielten Information in einem Paket zur Lieferantenansprache zusammengefasst. Außerdem wurde den Rechnungsempfängern ein Leitfaden zur Auswahl der eigenen Kommunikationskanäle zur Verfügung gestellt. Eine dezentrale Kommunikation auf Basis einheitlicher Vorlagen hat sich als besonders wirkungsvoll herausgestellt.

Darüber hinaus wurde ein Fokus auf die gesonderte Einbindung der Bedarfsträger aus der Wirtschaft gelegt. So wurden verschiedene Austauschformate und Informationsveranstaltungen mit Gremien und Wirtschaftsverbänden etabliert. Angesichts der unterschiedlichen Umsetzungen in den Bundesländern und der neuen Anforderungen war dies von besonderem Interesse. Auch das Changemanagement in den Behörden wurde unterstützt, u. a. durch ein frühzeitiges Einbinden der Interessensvertretungen sowie die Begleitung von Schulungsmaßnahmen.

Digitalisierung der gesamten Financial Supply Chain

Mit einer hohen Akzeptanz der E-Rechnung konnte ein wichtiger Etappenschritt erreicht werden, um den gesamten Beschaffungsprozess digital und medienbruchfrei auszugestalten. Standards wie XRechnung ermöglichen den Einsatz automatisierter Verfahren und erhöhen die Wirtschaftlichkeit der Vorhaben. Dabei spielen zukünftig auch Technologien im Bereich der künstlichen Intelligenz eine Rolle, welche auf vorhandenen Daten aufsetzen.

Die E-Rechnung ist ein geeigneter Startpunkt, aber nur ein Teilaspekt des Gesamtprozesses. Sie liefert eine Blaupause, wie ein digitaler Datenaustausch etabliert und eine Vielzahl an Prozessbeteiligten seitens der Wirtschaft und der Verwaltungen eingebunden werden kann.

Dies ist ein Beitrag von Fabian Colloseus und Sebastian Eckert.