• BONPAGO
  • Besser spät als nie – Wie eine greifbare Strategie den Weg für eine erfolgreiche Digitalisierung ebnet

digi mondo 09/2018

zurück zur Übersichtsseite

Besser spät als nie – Wie eine greifbare Strategie den Weg für eine erfolgreiche Digitalisierung ebnet

Die digitale Transformation ist in vollem Gange und kaum ein Unternehmen oder eine Behörde kann sich ihr entziehen.

Je nach Umsetzungsstand ergeben sich dabei unterschiedliche Fragestellungen und Anforderungen – sowohl auf technischer, als auch auf menschlicher Ebene. Eines ist sicher: Ohne eine entsprechende Strategie, die Ziele und Rahmenbedingungen vorgibt, gibt es früher oder später Probleme.

Bei einer Umfrage der Bonpago GmbH im Jahr 2017 zur Fragestellung, warum Digitalisierungsprojekte scheitern, landete die Antwort „Fehlende übergeordnete Digitalisierungsstrategie“ auf dem zweiten Platz, nur geschlagen von der fehlenden Nutzerakzeptanz. Die Anforderungen auf strategischer Ebene können dabei ganz unterschiedlich sein. Im Folgenden befassen wir uns mit drei typischen Ausgangssituationen.

Fall Nr. 1: Es gibt kein übergreifendes Strategiepapier

Viele Unternehmen und Verwaltungen haben die Notwendigkeit einer Digitalisierungsstrategie erkannt – gleichzeitig sind aber bereits einige Vorhaben in der Umsetzung. Dies muss kein Nachteil sein, wenn zentrale, unumkehrbare (Fehl-)Entscheidungen noch nicht getroffen wurden. Ein klassisches Beispiel: Es wird die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als Herzstück einer digitalen Transformation beschlossen und bei der Anbieterauswahl allerdings der Fokus zu sehr auf die Dokumentenverwaltung und -archivierung und nicht auf die komplexe Abbildung der Workflow-Ebene gelegt.

Je früher mit der Strategieentwicklung begonnen wird, desto besser. Aber ein „Point of no Return“, nach welchem die Beschreibung einer konkreten Strategie keinen Sinn mehr macht, ist in der Praxis selten vorzufinden.

Fall Nr. 2: Eine Strategie wurde entwickelt, allerdings stockt die Überführung in eine konkrete Umsetzung

Die Erstellung anschaulicher Comics, heutzutage fast Standard bei der Strategieentwicklung, bietet zwar einen schönen Überblick, hilft bei der konkreten Umsetzung allerdings wenig. Hierzu bedarf es einer detaillierten Roadmap, die die Transformation der zu digitalisierenden Prozesse in einen zeitlichen Ablaufplan überführt. Hierbei sind die jeweiligen Rahmenbedingungen zu beachten: Welche Deadlines ergeben sich aus der Gesetzgebung? Inwieweit muss die technische Infrastruktur angepasst werden? Welche politischen Entscheidungen sind zu berücksichtigen?

Insbesondere bei öffentlichen Verwaltungen lässt sich – gerade in der Übergangsphase zwischen Strategie und Umsetzung – eine Art Verantwortungsdiffusion feststellen, welche die digitale Transformation zum Stillstand bringt. Die vor dem Hintergrund einer besseren Verständlichkeit reduzierten und abstrahierten Vorhabensbeschreibungen in der Hochglanzstrategie kollidieren mit einer – oft unvermeidbaren – Komplexität der Umsetzung.

Fall Nr. 3: Der Kunde hat den Überblick über die Insellösungen in seinem Haus verloren

Gerade in Kommunen und größeren Unternehmen findet sich häufig eine mannigfaltige Landschaft von Anwendungen in den Fachbereichen. Vor allem bei den Grundfunktionalitäten, wie Dokumentenverwaltung, Archivierung und Workflow gibt es Überlappungen. Das zeigt sich häufig bei der Anzahl an Systemen in einer Organisation, die in der Historie durch separate Betrachtung in verschiedenen Bereichen gewachsen ist.

Ein klassisches Beispiel für Optimierungspotenzial in diesem Kontext: Mehrere parallel genutzte elektronische Archive könnten zu einem zusammengefasst werden. Ein erster Schritt zur Lösung dieser Problematik besteht in der Visualisierung dieser Redundanzen und Ineffizienzen. Dies sollte noch vor dem eigentlichen Projektaufsatz mit Ressourcen- und Aktivitätsplanung geschehen. Durch die gemeinsame Zieldefinition und Ist-Aufnahme bestehender Lösungsansätze werden überflüssige Systeme identifiziert, Anforderungen an neue Prozesse entwickelt und Projektmitarbeiter für ein gemeinsames Vorgehen sensibilisiert.

Abbildung 1 zeigt schematisch eine Variante einer solchen Visualisierung: Für einen bestimmten Geschäftsprozess werden Daten zu den verknüpften Anwendungen in den einzelnen Fachbereichen erhoben und zu einer Dartscheibe zusammengefasst. Insellösungen und Optimierungspotenziale werden sehr schnell deutlich und können im Projektteam diskutiert werden.

Auf Strategieebene sind natürlich noch viele weitere Szenarien denkbar. Es existiert hier sozusagen kein „Standardmodul“. Im Gegensatz zu vielen klassischen Strategie-Beratungen kann die Bonpago auf tiefgreifende Erfahrungen hinsichtlich der späteren Umsetzung der Digitalisierungsvorhaben zurückblicken. Dies kommt unseren Kunden im Hinblick auf die Praktikabilität der gemeinsam entwickelten Leitplanken zu Gute. Wir möchten vermeiden, dass Sie viele Wochen an einem Hochglanzkonzept arbeiten, welches Ihren Projektleitern dann keinen konkreten Weg zur Umsetzung zeigt.