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Wie überzeuge ich meine Lieferanten von der E-Rechnung?

Elektronische Rechnungen sind ein alter Hut. Die Vorteile sind bekannt und eine Umstellung einfach wie nie. Darum findet man heute kaum noch Firmen, die sich dem elektronischen Rechnungsversand verschließen – so könnte man meinen.

Tatsächlich wird auch heute noch ein Großteil der Rechnungen in Deutschland in Papierform versendet. Das ist nicht ausschließlich auf das Fehlen von technischen Voraussetzungen oder andere objektiv nachvollziehbare Gründe zurückzuführen. Auch heute gibt es noch Organisationen bzw. Personen, welche sich aus purer Nostalgie, Angst oder schlicht aus Bequemlichkeit gegen die Umstellung auf die E-Rechnung wehren.

Darum stoßen wir im Rahmen unserer Projekte, gerade im Mittelstand, immer wieder auf Kunden welche die Bereitschaft ihrer Lieferanten zur Umstellung als sehr niedrig einschätzen. Aufgrund dieser Einschätzung stellen diese Kunden selbst ebenfalls nicht auf elektronische Rechnungen um. Hier beißt sich die Katze in den Schwanz.

 

Die spannende Frage ist also:

Wie überzeuge ich möglichst viele meiner Lieferanten davon, mir elektronische Rechnungen zu schicken?

 

Für Großunternehmen mit entsprechender Marktmacht ist diese Frage schnell beantwortet – mit Zwang. Als prominentes Beispiel sei hier die Verpflichtung der Lieferanten der Deutschen Bahn genannt, Rechnungen im ZUGFeRD-Format einzureichen. Trotz massiver Probleme ist nicht davon auszugehen, dass die Bahn eine größere Anzahl ihrer Lieferanten verliert. Das Absatzpotential bei der Bahn ist zu vielversprechend.

Um zu überprüfen, ob eine ähnliche Strategie auch für den klassischen Mittelständler in Deutschland anwendbar ist, oder ob andere Ansätze erfolgsversprechender sind, haben wir in Zusammenarbeit mit der Firma Rothenberger und der Goethe Universität Frankfurt ein Experiment* durchgeführt. Ziel des Experiments war die Untersuchung des Einflusses verschiedener Formen der Lieferantenansprache auf die Bereitschaft zur Teilnahme am elektronischen Rechnungsaustausch.

Der Fokus lag hierbei auf den mittelgroßen Lieferanten der Firma Rothenberger. Diese spielen eine zentrale Rolle im Rahmen der Lieferantenanbindung. Denn einerseits sind sie für einen großen Teil der eingehenden Rechnungen verantwortlich. Andererseits ist Ihr Umsatz nicht hoch genug um aufgrund einer hohen Abhängigkeit vom Kunden sofort auf alle Wünsche des Kunden einzugehen.

Der Ablauf des Experiments:

Um den Einfluss der zwei Faktoren „Informationsqualität“ und „Druck zur Umstellung“ auf die Bereitschaft der Lieferanten zur Umstellung zu untersuchen wurden die mittelgroßen Lieferanten nach dem Zufallsprinzip den folgenden vier Gruppen zugeordnet.

Gruppe A (Kontrollgruppe):

Lieferanten dieser Gruppe erhielten ein Schreiben mit folgendem Inhalt:

  • Ein Informationsschreiben zur Umstellung auf elektronische Rechnungen in welchem die Teilnahme der Lieferanten als freiwillig dargestellt wurde
  • Ein Feedbackfax mit dem die Lieferanten Ihre Teilnahme zu- oder absagen sollten

Gruppe B:

Lieferanten dieser Gruppe erhielten ein Schreiben mit folgendem Inhalt:

  • Ein Informationsschreiben zur Umstellung auf elektronische Rechnungen in welchem die Teilnahme der Lieferanten als freiwillig dargestellt wurde
  • Ein Feedbackfax mit dem die Lieferanten Ihre Teilnahme zu- oder absagen sollten
  • Ausführliches Informationsmaterial zur Umstellung (Vorteile, rechtliche Zulässigkeit, etc.) in Form eines Flyers oder eines Links zu einer Webseite auf der Unternehmenshomepage

Gruppe C:

Lieferanten dieser Gruppe erhielten ein Schreiben mit folgendem Inhalt:

  • Ein Informationsschreiben zur Umstellung auf elektronische Rechnungen in welchem die Teilnahme der Lieferanten als obligatorisch dargestellt wurde
  • Ein Feedbackfax mit dem die Lieferanten Ihre Teilnahme zu- oder absagen sollten
  • Ausführliches Informationsmaterial zur Umstellung (Vorteile, rechtliche Zulässigkeit, etc.) in Form eines Flyers oder eines Links zu einer Webseite auf der Unternehmenshomepage

Gruppe D:

Lieferanten dieser Gruppe erhielten ein Schreiben mit folgendem Inhalt:

  • Ein Informationsschreiben zur Umstellung auf elektronische Rechnungen in welchem die Teilnahme der Lieferanten als obligatorisch dargestellt wurde
  • Ein Feedbackfax mit dem die Lieferanten Ihre Teilnahme zu- oder absagen sollten

Nach der Auswertung der erhaltenen Zu- und Absagen stellte sich das Ergebnis der Lieferantenansprache wie folgt dar.

Die Schlussfolgerungen aus den Ergebnissen:

  1. Zwang bzw. Druck zur Umstellung wirkt sich, unabhängig von der Informationsqualität, positiv auf die Entscheidung zur Teilnahme der Lieferanten aus.
  2. Ein umfangreiches Informationsangebot scheint den Lieferanten keine signifikante Hilfestellung zu bieten und wirkt sich teilweise negativ auf die Entscheidung zur Teilnahme aus. Mögliche Gründe hierfür könnten bspw. Überforderung oder der Anschein der übermäßigen Rechtfertigung für die Umstellung sein.

Die Empfehlung für Ihre Lieferantenansprache:

Bauen Sie, wenn möglich, im Rahmen Ihrer Ansprache angemessenen Druck zur Umstellung auf! Dies verspricht im Vergleich bessere Ergebnisse als umfangreiches und kostspieliges Informationsmaterial.

 

Allerdings:

Wie immer ist auch hier nicht alles schwarz oder weiß. Gehen Sie mit Fingerspitzengefühl vor und machen Sie sich bewusst, dass auch Sie abhängig von Ihren Lieferanten sind! Eine gesunde Mischung aus Zwang und situativ angepasster Information ist erfahrungsgemäß der erfolgversprechendste Ansatz.

Setzen Sie sich im Zweifel mit uns in Verbindung! Wir helfen gerne!

 

*Die kompletten Ergebnisse des Experiments finden Sie unter www.e-docs-standards.de.

Hendrik Neumann
von Hendrik Neumann

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