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Digitale Transformation – Reduktion aufkommender Komplexität bei der DMS-Einführung

Die digitale Transformation innerhalb einer Organisation beginnt nicht zuletzt mit der Einführung eines Dokumentenmanagements, denn Teil der Transformation ist der Paradigmenwechsel von papierbasierten hin zu digitalen Dokumenten und Prozessen.

Um einen entsprechenden Transformationsprozess zu ermöglichen wird neben anderen Informationstechnologien eine Lösung für das Dokumentenmanagement benötigt, die sowohl technische Voraussetzungen erfüllt als auch vor allem fachliche Aspekte abdeckt.

Die technische Umsetzung der fachlichen Vorgaben, wie zum Beispiel die Vorgangsprozessierung (Workflow), erfolgt dabei durch das DMS.

Ziel einer Transformation sollte immer das Erreichen ganzheitlich gedachter, nachhaltiger Veränderungen sein. Um entsprechende Veränderungen zu erarbeiten, die das gesamte Unternehmen erfassen, ist die Umsetzung durch einen umfangreichen und teils sehr komplexen Prozess nötig, der zudem von allen Steakholdern vertreten werden muss.

Die Komplexität, die mit der technischen wie prozessualen Implementierung eines DMS im Kontext des digitalen Transformationsprozesses einhergeht, lässt sich allerdings anhand des passenden Vorgehens bei der Einführung reduzieren: Eine Option ist hier das blockweise Vorgehen. Dieses ist durch einen sequentiellen Aufbau gekennzeichnet, bei dem zunächst eine Dokumentenverwaltung für sämtliche vorliegenden Dokumente eingeführt wird. Erst im Anschluss findet eine Fokussierung auf die verschiedenen Prozesse statt.

Eine andere Einführungsmöglichkeit des DMS ist durch das so genannte scheibenweise Vorgehen gegeben. Dieses weist im Gegensatz zum sequentiellen Vorgehen eine parallele Einführung von Dokumentenverwaltung und –prozessierung auf, allerdings nur für einen Teil der Dokumente. Der Fokus wird dann im Zeitablauf kontinuierlich erweitert.

Das scheibenweise Vorgehen bietet im Gegensatz zum parallelen den Vorteil, dass technische wie fachliche Aspekte innerhalb der Auswahl des DMS während des gesamten Zeitablaufs der Einführung bestmöglich berücksichtigt werden. Des Weiteren ist so eine bessere Betreuung einbezogener Mitarbeiter möglich, die eine Multiplikatorenfunktion innerhalb des Unternehmens einnehmen und den Umsetzungsprozess dadurch erleichtern können.

Trotz unterschiedlicher Vorgehensweisen führen jedoch beide Ansätze grundsätzlich zu einer Reduktion der Komplexität.

Auf Basis von tiefgreifendem Verständnis der operativen Rahmenbedingungen und Prozesse sowie vielen Erfahrungswerten bei der Anbieterauswahl, erarbeitet die Bonpago für jeden Kunden maßgeschneiderte Konzepte und Strategien und bereitet so den Weg zur optimalen ganzheitlichen Dokumentenmanagementlösung.

Nina Harms
von Nina Harms

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