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Die GoBD - Ein kurzer Überblick über Bedeutung, Anforderungen und Umsetzung

Das E-Rechnungsgesetz und dessen Konsequenzen sind derzeit in aller Munde und werden ausführlich diskutiert. Sehr oft fällt in diesem Zusammenhang der Begriff „GoBD“, doch nicht selten herrscht große Verunsicherung darüber, was diese bedeuten, welche Anforderungen sie mit sich bringen und wie diese umgesetzt werden sollen.

Geltungsbereich der GoBD

Hinter dem Akronym „GoBD“ verstecken sich die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.  Diese Grundsätze wurden am 14. November 2014 durch das Bundesfinanzministerium veröffentlicht, gelten für alle Veranlagungszeiträume ab dem 1. Januar 2015 und beinhalten die Rechte und Pflichten im Umgang mit den digitalen Buchführungsdaten. Zur Einhaltung dieser Richtlinien sind nicht nur buchführungspflichtige Unternehmen, sondern auch Selbstständige und Freiberufler verpflichtet, wenn diese elektronische Datenverarbeitungssysteme nutzen. In diesen DV-Systemen (Haupt-, Vor- und Nebensysteme) werden „buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt“[1].

Sämtliche allgemeine Anforderungen der GoBD an die DV-Systeme ergeben sich aus dem Prinzip der Ordnungsmäßigkeit. Dieses Prinzip verlangt, dass alle buchungsrelevanten Daten, Unterlagen und Aufzeichnungen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitnah, geordnet und unveränderbar erfasst und aufbewahrt werden müssen.

An den elektronischen Rechnungsaustausch stellen die GoBD spezielle Anforderungen, welche in der folgenden Grafik aufgelistet sind.

Anforderungen der GoBD an den elektronischen Rechnungsaustausch

Eine Verfahrensdokumentation darf nicht fehlen

Die Kontrolle der Einhaltung der Richtlinien ist ohne eine angemessene, aussagekräftige Dokumentation der DV-Systeme nicht möglich. Aufgrund dessen ist die Erstellung einer sogenannten Verfahrensdokumentation unumgänglich und im Falle einer Prüfung muss sich die zuständige Finanzbehörde schnell und ohne großen Aufwand in das vorliegende System einarbeiten können. Mittels dieser Dokumentation sollen der Aufbau, der Ablauf, der Inhalt sowie die Ergebnisse der eingesetzten DV-Systeme schlüssig und vollständig dargestellt werden. Ihr genauer Umfang bzw. Inhalt sind nicht exakt vom Bundesfinanzministerium vorgeben, sondern hängen von der Diversifikation und der Komplexität des jeweiligen Unternehmens ab und sind dahingehend anzupassen.

Eine erste Orientierungs- und Formulierungshilfe für die Erstellung einer solchen Dokumentation stellt die sog. Musterverfahrensdokumentation dar. Diese wurde von der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.) in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftsverbänden und -kammern entwickelt und dient den Unternehmen als Vorlage für die eigene Dokumentation der Belegablage-Prozesse. Sie umfasst u. a. den Unternehmensüberblick, die rechtlichen Grundlagen, die Auflistung der eingesetzten Hard- und Software, das interne Kontrollsystem sowie die Verfahren und Maßnahmen zur Belegablage. Letztere werden innerhalb der Dokumentation zwischen Belegen, die in Papierform empfangen und aufbewahrt werden, Belegen, die in Papierform empfangen und gescannt werden und Belegen, die in digitaler Form vorliegen oder empfangen werden, unterschieden.

Die Umsetzung ist leider nicht trivial

Kommentare wie „zu aufwendig“, „zu lange Bearbeitungszeit“ oder „bin ich gescheitert“ zur Verwendung der Musterverfahrensdokumentation in branchenbekannten Internetforen machen deutlich, dass diese Hilfestellung die Erstellung nur bedingt erleichtert.

Zudem sind weitere Tools für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation rar gesät. Es gibt zwar vereinzelt kleinere Softwarelösungen hierfür, diese können aber oftmals nur in Zusammenhang mit einer umfangreichen Softwarelösung für das Rechnungseingangs- oder Dokumenten-Management genutzt werden.

Eine ausführliche Beratung zu diesem Thema ist deshalb oft unumgänglich und sollte genutzt werden. Die Bonpago GmbH unterstützt bei der Erstellung einer korrekten, im richtigen Maße detaillierten, Verfahrensdokumentation. Diese ist dann GoBD-konform und dient im Idealfall auch den Mitarbeitern als verständliches Nachschlagewerk.

[1] 12.05.2017; PSP: GoBD-Leitfaden für die Unternehmenspraxis; V2.4; S. 13

Wiebke Berlin
von Wiebke Berlin

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